Подпункт “ввод расходного ордера” предназначен для ввода в базу данных расходного кассового ордера. После запуска подпункта необходимо указать: номер расходного кассового ордера, дату, шифр учреждения, корреспондирующий счет, сумму, шифр целевого назначения (01- бюджетные, 02- внебюджетные), фамилию, имя, отчество лица которому выданы денежные средства, основание выдачи, приложение. Сумма прописью проставляется системой автоматически. После ввода ордера появляется меню состоящее из следующих пунктов: выход в меню, ввод следующего ордера, печать ордера, удаление ордера, изменение ордера. Это меню позволяет ввести следующий ордер, напечатать, удалить или изменить введенный ордер, выйти из режима ввода ордеров.
Подпункт “платежная ведомость” предназначен для ввода в базу данных платежной ведомости на выдачу денежных средств из кассы. После запуска подпункта необходимо указать: дату, номер ордера, код учреждения, фамилию, имя, отчество лица, сумму. Итоговую сумму система подсчитывает автоматически. После окончания ввода появляется меню состоящее из следующих пунктов: выход, лист вперед, лист назад, изменить, добавить, удалить, ввод новой платежки, печать. Это меню позволяет просмотреть платежную ведомость, изменить, удалить, продолжит ввод, напечатать на принтере, или выйти из режима ввода платежных ведомостей.
Пункт “изменение ордеров” предназначен для редактирования введенных в базу данных ордеров. Он состоит из подпунктов: выход в меню, изменение приходных ордеров, изменение расходных ордеров. Подпункт “выход в меню” предназначен для возврата в главное меню программы. Подпункты “изменение ордеров” имеют дополнительные подпункты: выход в меню, изменение по № ордера, по дате, по счету, по сумме, по коду учреждения, по коду целевого назначения. Они позволяют найти ордер по заданному критерию и отредактировать.
Пункт “книга регистрации” содержит подпункты: выход в меню, книга регистрации приходных ордеров, книга регистрации расходных ордеров. Эти подпункты позволяют просмотреть и распечатать книгу регистрации всех зарегистрированных в базе данных приходных и расходных ордеров.
Пункт “кассовый отчет” предназначен для вывода на экран и распечатки кассового отчета (табл.)
Таблица
Кассовый отчет за 2 февраль 1998 года
Лист №
| № | От кого | № | По бюджету | По внебюджетным средствам | |||
| док | получено | Учреж- | суб- | ||||
| -та | или кому | дение | счета | Приход | Расход | Приход | Расход |
| выдано | |||||||
| Остаток на начало дня | |||||||
| Остаток на конец дня | |||||||
В низу экрана появляется меню: выход из программы, итоги, печать. Пункт “итоги” позволяет просмотреть итоги за день, за месяц и за год. Пункт “выход из программы” предназначен для выхода в главное меню программы.
Пункт “мемориальный ордер” предназначен для обработки мемориального ордера 1, и содержит подпункты: конец работы программы, просмотр ордера на дату, печать ордера, корректировка ордера-дебет, корректировака ордера-кредит, просмотр остатка, справка для главной книги, справка к ордеру, вторые записи, вторые записи - печать, системные работы. Пункт “системные работы” предназначен для обработки баз данных мемориальных ордеров и содержит подпункты: конец работы, создание копии мемориальных ордеров, восстановление мемориальных ордеров, чистка мемориальных ордеров за месяц, подготовка к новому году. Это меню позволяет копировать, восстанавливать из копий, очищать и подготавливать к новому году мемориальные ордера.
Пункт “сводка по субсчету” предназначен для просмотра и распечатки на принтере справки по статьям расхода для каждого учреждения, с указанием кода и наименования показателя.
Пункт “системные работы” предназначен для обработки баз данных и состоит из подпунктов: выход в меню, подготовка к следующему месяцу, ежедневная копия баз данных, восстановление баз данных с дискеты, подготовка к новому году, настройка кода назначения. Подпункт “настройка кода назначения” предназначен для ввода субсчета и соответствующего ему кода назначения.
Пункт “конец работы с программой” предназначен для выхода из программы и окончания работы.
Автоматизированная информационная система “Мемориальный ордер №8” предназначена для автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами. Запуск программы производится командным файлом am8.bat. После этого необходимо указать пароль, для ограничения возможности несанкционарованного доступа к данным, их корректировки, изменению и удалению. Главное меню программы, состоит из следующих пунктов:
конец;
список подотчетных лиц;
авансовый отчет;
мемориальный ордер №8;
ежемесячная копия баз данных;
подготовка к следующему месяцу.
Пункт “список подотчетных лиц” предназначен для просмотра списка подотчетных лиц, остатка подотчетных сумм и распечатки на принтере.
Пункт “авансовый отчет” предназначен ввода авансового отчета, просмотра авансовых отчетов, просмотра оборотной ведомости.
Пункт “мемориальный ордер №8” предназначен для записи данных в ордер, просмотр ордера на экране и его распечатки.
Пункты “ежемесячная копия баз данных” и “подготовка к следующему месяцу” предназначены для создания копии базы данных на дискете, для резервного копирования, и подготовки данных к следующему месяцу, то есть подсчет итоговых сумм и перенос на начало месяца.
Пункт “конец” завершает работу с программой и передает управление операционной среде.
Также имеются программы ведения мемориальных ордеров 6 и 7, подготовки главной книги и составление бухгалтерского баланса. При работе данными программами исходными источниками информации служат базы данных введенных другими АИС. При составлении главной книги имеется следующее меню:
конец работы программы;
оглавление журнала;
остатки на начало месяца;
мемориальные ордера;
просмотр и печать журнала;
системные работы;
настройка.
Пункт “оглавление журнала” позволяет просмотреть мемориальные ордера вошедшие в оглавление журнала, необходимо указать дату, месяц и год, и система выберет информацию за указанное время.
Пункт “остатки на начало месяца” позволяет просмотреть остатки сумм по субсчетам на начало указанного месяца, внести исправления или удалить.
Пункт “мемориальные ордера” позволяет просмотреть информацию по любому указанному мемориальному ордеру. При этом будет указана сумма по кредиту и по дебету счетов, которую можно исправить или удалить.
Пункт “просмотр и печать журнала” позволяет подготовить книгу “Журнал-главная”, просмотреть обороты, итоги, перенести итоги, и распечатать на принтере.
Пункт “системные работы” предназначен для резервного копирования баз данных. Файлы баз данных можно копировать на дискеты, восстанавливать с дискет, очищать, и удалять информацию.
Пункт “Настройка” позволяет настраивать мемориальные ордера для определенного учреждения, и подготавливать информацию к следующему году.
Пункт “конец работы программы” завершает работу и передает управление операционной системе.
Главное меню автоматизированной информационной системы “баланс исполнения сметы расходов” состоит их следующих пунктов: конец работы, оборотная ведомость, баланс, системные работы. Пункт “оборотная ведомость” состоит из следующих подпунктов;
конец работы;
ввод;
подсчет сальдо;
просмотр;
печать;
перенос сальдо;
Пункт “конец работы” возвращает управление в главное меню. Пункт “ввод” позволяет обрабатывать информацию за определенный месяц и вводить ее в базу данных. Пункт “подсчет сальдо” подсчитывает сальдо по каждому субсчету. Пункт “печать” позволяет просмотреть оборотную ведомость на экране и распечатать. Пункт “перенос сальдо” позволяет переносить сальдо субсчетов из одного месяца в другой.
Пункт главного меню “баланс” состоит из подпунктов:
конец работы; настройка; выбор сальдо; баланс; справка;
Пункт “конец работы” возвращает управление в главное меню программы. Пункт “настройка” предназначен для настройки строк баланса и формул для их подсчета. Пункт “выбор сальдо” предназначен для выбора периода ввода сальдо на начало и на конец отчетного периода. Пункт “баланс” позволяет вывести на экран и распечатать на принтере баланс за один месяц, за квартал и за год. Пункт “справка” предназначен для распечатки справки к балансу.
Контрольный пример основан на фактических документальных фактах работы бухгалтерии Министерства здравоохранения Республики Тыва. Бухгалтерский учет ведется в разрезе нескольких учреждений (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 30),
Автоматизированная информационная система Министерства здравоохранения Республики Тыва позволяет бухгалтеру полностью автоматизировать учетный процесс и составление отчетов.
База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы, составление книги “Журнал-главная”, составление баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и др. задачи.