При необходимости работник бухгалтерии может произвести проверку фактического наличия тех или иных ценностей на складе.
По окончании месяца заведующие складов переносят остатки материальных ценностей по каждому номнеклатурному номеру в "Ведомость учета остатков материалов на складе" по даннам карточек складского учета в разрезе групп материалов. Все данные только в натуральном выражении.
Первичные документы по приходу и расходу материальных ценностей поступают в бухгалтерию, где они прежде всего подвергаются контролю по существу операций и правильности их оформления. В бухгалтерии проверяют наличие реквизитов, подписей, арифметические подсчеты,особое внимание при этом обращается на законность операций. Неверно оформленные документы возвращаются на доработку.
Как уже отмечалось, непосредственно в бухгалтерии МП "Ульяновскводоканал" учет материальных ценностей ведется на персональных компьютерах. В конце отчетного месяца все первичные документы, оформленные в течении указанного срока поступают в материальный отдел, где токсируются и вносятся в память машины. При этом указывается вид первичного документа (акт приемки, требование, на сторону, внутреннее перемещение - ВП, акт списания, приходный ордер и другие); учетная цена,количество, корреспондирующий балансовый
счет по соответствующей операции. Для проверки введенных данных распечатывются обороты в натуральном выражении по тем материалам , у которых сальдо на конец месяца - отрицательно. Когда все документы, введенные в ЭВМ, выверены формируются и распечатывются сальдовки по каждому номенклатурному номеру и цене в разрезе складов и групп материальных ценностей. Эти сальдовки являются элементом аналитического учета в бухгалтерии, они отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведется не только в натуральном, но и денежном выражении. Наличие сальдовок облегчает поиск ошибок и расхождений в данных бухгалтерского и складского учета.
Сервис программного обеспечения, используемого в материальном отделе МП "Ульяновскводоканал", позволяет автоматически получать следуюшие машинограммы. В МГ "Оборотная ведомость по складам" (Прил. 9) указывается в разрезе складов и групп материальнах ценностей остатки на конец и начало месяца, а также обороты прихода и расхода по номеменклатурным номерам и разным ценам в денежном и натуральном выражении. Один экземпляр данной машинограммы передаютя непосредсвенно в кладовые, где происходит сверка остатков материалов в натуральном выражении по данным бухгалтерского учета и "Ведомостью учета остатков материалов на складе" , которая составляется по данным складского учета, а также выявляются отклонения между этими данными. Данная процедура осуществляется вручную. Т. о. происходит постоянный контроль за складским учетом, наличие данных о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчает поиск ошибок и расхождений.
Машинограмма " Итоги по документам прихода/расхода" (Прил. 10) служит для обобщения всех оформленных за месяц первичных документов, в ней указывется приход и расход каждого материала в натуральном и денежном выражении по каждому складу в отдельности и указываются номера первичных документов, на
основании которых происходит движение.
Для переноса итоговых записей в регистры синтетического учета и непосредственно в Главную книгу применяется машинограмма "Движение материалов в денежном выражении" (Приложение 11), в ней указывается в разрезе групп и скдадов расход материалов по направлениям затрат, на сторону с указанием корреспондирующих счетов, поступление материалов из различных источников, внутренние перемещения только в денежном выражении и с указанием субсчетов. По каждому складу и группе материальных ценностей выводится суммовой итог в денежном выражении движения и остатков материальных запасов. Для обобщения информации о расходе материалов на сторону служит машинограмма "Итоги по реализации" (Прил. 12), в ней расписаны реализуемые материалы в денежном и натуральном выражении в разрезе дебетуемых счетов.
Все бухгалтерские операции месяца по расходу материалов на производственные и хозяйственные нужды собираются в манинограмме "Расход материалов по напралениям затрат" (Прил. 13) с указанием субсчетов и аналитики, на ее основе составляются данные для Главной книги.
Все операции по движению материалов должны быть отражены соответсвующими проводками в бухгалтерском учете. Бухгалтерский учет расхода материальных ценностей на производство опирается на ряд принципов и подчинен соответсвующим требованиям, изложенным в нормативных документах, инструкциях, методических рекомендациях по его организации.
2.3. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСХОДА МАТЕРИАЛЬНЫХ
ЦЕННОСТЕЙ ПРИ РАЗНЫХ СПОСОБАХ ИХ ОЦЕНКИ.
Бухгалтерский учет материальных ценностей базируется на методических принципах, указанных в Плане счетов бухгалтерского
учета финансово - хозяйственной деятельности предприятий от 1.11.91 г. с последующими изменениями и дополнениями (Приказ Минфина России от 28.12.94 г. N 173). Согласно этому документу, материальные ценности, необходимые для производственной деятельности предприятия, учитываются на активном, балансовом, инвентарном счете 10 "Материалы", который предназначен для обобщения информации о наличие и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и т. п. ценностей.
Приведенная ранее классификация материалов по их назначению и применению в производственном процессе используется в бухгалтерском учете для организации синтетического учета.
Каждая группа материалов учитывается на соответствующем счете, субсчете. В Плане счетов бухгалтерского учета с этой целью предусмотрены следующие счета и субсчета:
Таблица 2.
Счета, предусмотренные в Плане счетов бухгалтерского
учета для организации учета материальных ценностей. -------------------------T----------------------------------┐ │Синтетические счета │ Субсчета │ +----T-------------------+-----T----------------------------+ │код │ наименование │номер│ наименование │ +----+-------------------+-----+----------------------------+ │ 10 │ Материалы │ 1 │ Сырье и материалы │ │ │ │ 2 │ Покупные полуфабрикаты и │ │ │ │ │ комплектующие изделия, ко-│ │ │ │ │ нструкции и детали │ │ │ │ 3 │ Топливо │ │ │ │ 4 │ Тара и тарные материалы │ │ │ │ 5 │ Запасные части │ │ │ │ 6 │ Прочие материалы │ │ │ │ 7 │ Материалы, переданные в пе-│ │ │ │ │ реработку на сторону │ │ │ │ 8 │ Строительные материалы │ +----+-------------------+-----+----------------------------+ │ 11 │ Животные на выра- │ │ │ │ │ щивании и откорме │ │ │ +----+-------------------+-----+----------------------------+ │ 12 │ Малоценные и быс- │ │ │ │ │ троизнашивающиеся │ 1 │ МБП в запасе │ │ │ материалы │ 2 │ МБП в эксплуатации │ │ │ │ 3 │ Временные (нетитульные) │ │ │ │ │ сооружения │ +----+-------------------+-----+----------------------------+ │ 15 │ Заготовление и │ │ │ │ │ приобретение │ │ │ │ │ материалов │ │ │ L----+-------------------+-----+-----------------------------
Продолжение табл. 2
-------------------------T----------------------------------┐ │Синтетические счета │ Субсчета │ +----T-------------------+-----T----------------------------+ │ 16 │ Отклонения в │ │ │ │ │ стоимости │ │ │ │ │ материалов │ │ │ L----+-------------------+-----+-----------------------------
В соответствии с принятой учетной политикой на МП "Ульяновскводоканал" предусмотрены следующие субсчета к счету 10 "Материалы":
Таблица 3. Счет 10 "Материалы" и субсчета к нему, применяемые на МП
"Ульяновскводоканал" ------T--------------T--------------------------------------┐ │Счет │ Субсчет │ Назначение │ +-----+--------------+--------------------------------------+ │ │ │ │ │ 10 │1. Основные │ Для учета наличия и движения всех │ │ │ │ │ │ │ материалы │ материальных ценностей, принадлежащих+ │ │ │ │ │ │ │ предприятию, исключая запасные части │ │ │ │ │ │ │ │ и ГСМ. │ │ │ │ │ │ 10 │2. Запасные │ Для учета наличия и движения приобре-│ │ │ │ │ │ │ части │ емых запасных частей (в основном, для│ │ │ │ │ │ │ │ автотранспортных средств и силовых │ │ │ │ │ │ │ │ машин). │ │ │ │ │ │ 10 │3. ГСМ │ Для учета наличия и движения горюче- │ │ │ │ │ │ │ │ смазочных материалов (бензина, масел,│ │ │ │ │ │ │ │ смазок, тосола и др.) │ L-----+--------------+---------------------------------------
Учет материалов в централизованной бухгалтерии "Ульяновскводоканал" ведется в денежном и натуральном выражении с обязательной систематической инвентаризацией фактического наличия их по местам хранения. Остатки ценностей и их приход записываются по дебету счетов, а расход, отпуск по кредиту - в суммах фактической себестоимости.
Важнейшей предпосылкой эффективной организации учета материалов является их оценка. В соответствии с "Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации" от 26.11.94 г. N170 производственные запасы в учете и отчетности должны отражаться по их фактической себестоимости.
Фактическая себестоимость производственных запасов
слагается из затрат на их приобретение (включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ценностей), наценок (надбавок), комиссионных вознаграждений, уплаченных снабженческим, внешнеэкономическим организациям, стоимость услуг товарных бирж, таможенных пошлин, расходов на транспортировку, хранение и поставку, осуществляемых силами сторонних организаций, сумм потерь от недостачи сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли.