1) материалы;
2) ГСМ;
3) запасные части.
---------------------------------T-------------T---┐
│ │ │ │
│ МАТЕРИАЛЫ │ ЗАПАСНЫЕ │ГСМ│
│ │ ЧАСТИ │ │
│ (82%) │ (16%) │2% │
L--------------------------------+-------------+----
Рис. 3 Структура материальных запасов МП "Ульяновскводоканал"
по состоянию на 1 январа 1997 года.
Данная разбивка материальных ценностей соответствует ранее действующим счетам бухгалтерского учета, когда на 05 счете учитывались материалы, на 06 - ГСМ, на 08 - запасные части. В настоящее время такая разбивка является не эффективной. МП "Ульяновскводоканал" можно порекомендовать ввести более детальную разбивку материалов по группам. Конкретно, для данного предприятия в отдельные группы можно выделить химические реагенты, используемые для очистки водопроводных и сточных вод, а также материалы, идущие на строительство и ремонт канализационных и водопроводных сооружений, с целью ужесточения контроля за использованием в производстве данных видов материальных ценностей.
Группировка материалов по роли в процессе производства лежит в основе организации синтетического учета материалов. Однако, она недостаточна для всестороннего контроля за состоянием и движением материалов, поэтому внутри групп и подгрупп материалы показываются в разрезе отдельных видов,марок,сортов и типоразмеров. С этой целью разрабатываются номенклатуры (перечни) потребляемых в производстве материалов, которые также являются одной из предпосылок рациональной организации учета материалов на предприятии.
Номенклатура - систематизированный перечень материалов, применяемых на предприятии, в нем указывается номенклатурный номер материала, технически граммотное наименование, единица измерения. Номенклатуры материалов, используемых на МП "Ульяновскводоканал" приведены в распечатке "Перечень видов материальных ценностей" (Прил. 7).
Номенклатурный номер материала - это условное обозначение в виде цифрового кода, присваиваемое каждому отдельному виду
матеральных ценностей.
Номенклатурные номера строятся по - разному. Они могут состоять из шести знаков, имеющих следующую структуру:
XXYZAA, где ХХ - номер балансового счета,
Y - номер группы,
Z - номер подгруппы,
АА - порядковый номер материала в подгруппе; или
XXYZAABBB, где ХХ - номер балансового счета,
Y - номер субсчета,
Z - номер группы производственных запасов,
АА - номер подгруппы в каждой группе,
ВВ - порядковый номер материалов в подгруппе.
Число знаков в шифре должно быть минимальным, но достаточным для того, чтобы охватить важнейшие признаки всего перечня применяемых материалов.
В бухгалтерии исследуемого предприятия учет материальных ценностей ведется с помощью ЭВМ. Шифровка материалов происходит по упрощенной схеме, ввиду небольшого объема видов материальных ресурсов, используемых на предприятии:
XXYYYY, где XX - код группы, он может быть:
06 - ГСМ,
08 - запасные части,
05 - материалы,
12 - МБП;
YYYY - порядковый номер материала внутри группы.
Например, 055416 "Автомат ВА - 51 - 3925ОА",
084325 "Подшипник 320",
069013 "Масло САЕ - 10"
Присвоение номенклатурного номера вновь поступившим материалам производится бухгалтерией с применением вычислительной техники. При этом вначале определяется группа материальных ценностей, а затем автоматически - порядковый номер внутри группы.
Номенклатурный номер указывается на каждом документе по его движению, это позволяет не допускать ошибок при оформлении приходных и расходных документов склада и бухгалтерии.
Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу учитываемых материалов, называется номенклатурой - ценником. Он представляет собой систематизированный перечень материалов, применяемых на предприятии, и используемый в качестве справочника почти всеми отделами предприятия (ОМС, бухгалтерия, плановый, финансовый отделы).
Важнейшим условием правильной организации учета материалов и обеспечения их сохранности служит хорошее состояние складского хозяйства. Помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами. Внутри склада каждая группа, подгруппа и вид материалов должны храниться в определенном месте в соответствии со строго продуманной системой. К каждому месту хранения прикрепляется материальный ярлык. На МП "Ульяновскводоканал" приказом руководителя предприятия устанавливается материальная ответственность лиц, работающих на складах. С ними заключаются договоры о материальной ответственности.
Порядок учета материалов на складах и его связь с учетом материалов в бухгалтерией определяется выбранным предприятием методом учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.
Существуют несколько разновидностей методов учета материалов:
- количественно - суммовой,
- с помощью отчетов материально - ответственных лиц,
- оперативно - бухгалтерский (сальдовый) метод.
В настоящее время наиболее прогрессивным методом учета материалов является оперативно - бухгалтерский (сальдовый).
Основные принципы оперативно- бухгалтерского учета следующие:
- оперативность и бухгалтерская достоверность количественного
учета при помощи карточек складского учета, которые ведутся
материально - ответственными лицами;
- систематический контроль работников бухгалтерии за правиль-
ным и своевременным документированием операций по движению
материалов на складах;
- осуществление учета движения материалов бухгалтерией толь-
ко в денежном выражении по учетным ценам и по фактической
себестоимости по группам материалов и местам их хранения.
- систематическая взаимосверка данных складского и бухгалтер-
ского учета путем сопоставления остатков материалов по дан-
ным складского и бухгалтерского учета.
На МП "Ульяновскводоканал" применяется комбинированный метод аналитического учета материалов, соединяющий прогрессивность сальдового и достоверность количественно - суммового, т. к. в данном случае бухгалтерия ведет учет движения материалов не только в денежном, но и натуральном выражении.
Схема организации комбинированного метода аналитического учета приведена на рис. 4.
При этом методе учета бухгалтерия предприятия открывает и выдает под расписку в журнале регистрации заведующему складом карточки складского учета типовой формы М - 12 (Прил. 8) на каждый номенклатурный номер материала. В них характеризуется материал, место его хранения, отражается движение и остаток, а также показывается норма запаса, необходимая для контроля за состоянием складских запасов и др. Записи в карточки производятся на основании оформленных в установленном порядке документов по
приходу и расходу материальных ценностей, как правило, в день совершения операций только в натуральном выражении. После каждой записи выводится новый остаток. Исключения допускаются лишь в отношении накопительных документов, например, заправочные ведомости (Прил. 6), записи операций по которым можно производить по мере их закрытия, но не позднее 1 числа следующего за отчетным месяцем. Карточки хранятся в кладовых в специальных ящиках, они располагаются по группам материальных ценностей, а внутри них по номенклатурным номерам. Хранение карточек в разрезе групп облегчает их поиск и ускоряет разноску данных приходно расходных документов.
----------------------┐
-----+ Первичные документы +------┐
│ L---------------------- │
│ │
СКЛАДСКОЙ УЧЕТ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ
│ │ г============+=================┐ г============+================┐ │ -----------+--------------┐ │ │ ----------+--------------┐ │ │ │ Карточки складского │ │ │ │ Сальдовки │ │ │ │ учета │ │ │ │ │ │ │ L----------T--------------- │ │ L----------T-------------- │ │ -----------+--------------┐ │ │ -----------+-------------┐ │ │ │ Ведомость учета остатков│ │ │ │ МГ"Оборотная ведомость │ │ │ │ остатков материалов на │==+==+==│ по складам" │ │ │ │ складе │ │ │ L---------T--------------- │ │ L-------------------------- │ │ ----------+--------------┐ │ │ │ │ │ МГ "Движение материалов│ │ │ │ │ │ в денежном выражении" │ │ │ │ │ L---------T--------------- │ │ │ │ ----------+--------------┐ │ │ │ │ │ Главная книга │ │ │ │ │ L------------------------- │ L==============================- L=============================-
Рис. 4. Организация взаимосвязи складского и бухгалтерского
учета на МП "Ульяновскводоканал".
В дальнейшем МП "Ульяновскводоканал" можно предложить внедрение персональных компьютеров и соответствующего программного обеспечения непосредственно в кладовых предприятия, что значительно облегчит труд заведующих складов, т. к. в этом случае отпадает необходимость ведения складских карточек, их успешно может заменить дискета с их данными и, кроме того, уменьшится вероятность арифметических ошибок.
Все первичные документы по приходу и расходу один раз в неделю, а заправочные ведомости по окончании месяца материально ответственные лица сдают в бухгалтерию. При сальдовом методе это
делается непосредственно на складе. Работники материального отдела централизованной бухгалтерии систематически, но не реже одного раза в неделю непосредственно в кладовых в присутствии заведующего складом, проверяют правильность и своевременность разноски сведений из первичных документов в карточки складского учета и подтверждать это своей подписью. Выявленные расхождения и ошибки здесь же устраняются. Одновременно с этим работник бухгалтерии производит приемку первичных документов, а завскладом их сдачу.