Підставою для відображення в обліку операцій з реалізації товарів є звіт касира і товарний звіт матеріально відповідальної особи (з доданими документами).
Облік реалізації товарів ведуть на рахунку № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб”. Сума виручки за товари за продажними цінами (разом із торговельними знижками, націнкою на товари) на підставі звітів касира відображається записом:
Дебет рахунка № 50 “Каса”
Кредит рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб”.
Вартість реалізованих товарів за продажними цінами на підставі товарних звітів матеріально відповідальних осіб списується з їх підзвіту записом:
Дебет рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб”
Кредит рахунка № 41 “Товари”, субрахунок № 2 “Товари в роздрібній торгівлі”.
Отже, протягом місяця вартість реалізованих товарів за дебетом і кредитом рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб” відображається однаковою оцінкою — за продажними (роздрібними) цінами. Для того щоб визначити купівельну вартість цих товарів і валовий дохід від їх реалізації, наприкінці місяця розраховують і списують суму торговельної націнки (знижки), яка відноситься до вартості реалізованих товарів. При цьому робиться запис способом “червоного сторно”:
Дебет рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб”
Кредит рахунка № 42 “Торгова націнка”.
На суму податку на додану вартість, обчислену за встановленими ставками і процентами до різниці між продажною і купівельною ціною реалізованих товарів (що дорівнює сумі реалізованих торговельних знижок і націнок), а також акцизного збору (за підакцизними товарами) робиться запис:
Дебет рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб”
Кредит рахунка № 68 “Розрахунки з бюджетом”, субрахунки № “Розрахунки за податком на додану вартість” і “Розрахунки за акцизним збором”.
Перерахування до бюджету податку на додану вартість і акцизного збору на підставі виписок банку відображають записом:
Дебет рахунка № 68 “Розрахунки з бюджетом”
Кредит рахунка № 51 “Розрахунковий рахунок”.
Кредитове сальдо субрахунка № 46–3 “Реалізація товарів у роздріб” показує валовий дохід від реалізації (що дорівнює сумі реалізованих торговельних знижок і націнок на товари за відкидання ПДВ). Наприкінці місяця сума валового доходу списується на кредит рахунка № 80 “Прибутки і збитки”:
Дебет рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб”
Кредит рахунка № 80 “Прибутки і збитки”.
Після цього рахунок № 46 “Реалізація”, субрахунок № З “Реалізація товарів у роздріб” закривається.
При реалізації товарів у кредит їх вартість повністю включають до роздрібного товарообігу торговельного підприємства за датою фактичного відпуску товарів покупцеві. Тому на всю вартість реалізованих у кредит товарів робиться запис:
Дебет рахунка № 50 “Каса” — на суму початкових платежів готівкою до каси (20–50 % роздрібної ціни товару)
Дебет рахунка № 62 “Розрахунки з покупцями і замовниками” — на суму наданого кредиту
Кредит рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб” — на всю вартість реалізованих у кредит товарів.
Одночасно з матеріально відповідальних осіб списується роздрібна ціна проданих товарів:
Дебет рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб”
Кредит рахунка № 41 “Товари”
Торговельна націнка (знижка) за товарами, проданими в кредит, наприкінці місяця списується в загальноприйнятому порядку (способом “червоного сторно”):
Дебет рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб”
Кредит рахунка № 42 “Торговельна націнка”.
З надходженням грошей від покупців на погашення кредиту робиться запис:
Дебет рахунка № 50 “Каса”
Кредит рахунка № 62 “Розрахунки з покупцями і замовниками”.
Оплата окремих товарів, які мають високу продажну вартість, може провадитись через Ощадбанк розрахунковими чеками і в бухгалтерському обліку торговельного підприємства відображається записом:
Дебет рахунка № 56 “Інші грошові кошти”, субрахунок № 2 “Грошові документи”
Кредит рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб”.
Наявна виручка від реалізації товарів підприємствами роздрібної торгівлі вноситься до банку для зарахування на розрахунковий рахунок. При цьому на підставі квитанції, виданої банком, або копії супровідної відомості на здачу виручки інкасаторам робиться запис:
Дебет рахунка № 56 “Інші грошові кошти”, субрахунок № 1 “Грошові кошти в дорозі”
Кредит рахунка № 50 “Каса”.
Такий порядок зумовлений тим, що банк, як правило, здані йому гроші зараховує на рахунок торговельного підприємства і на підставі виписки банку робиться запис:
Дебет рахунка № 51 “Розрахунковий рахунок”
Кредит рахунка № 56 “Інші грошові кошти”, субрахунок № 1 “Грошові кошти в дорозі”.
Сальдо рахунка № 56 “Грошові кошти в дорозі”, субрахунок № 1 “Грошові кошти в дорозі” може бути лише дебетовим. Якщо окремі суми на перше число наступного місяця не будуть зараховані на рахунок торговельного підприємства, бухгалтерія має вжити заходів, аби розшукати суми, які не надійшли.
2.5 Облік товарних операцій в дрібнороздрібній мережі
Відпуск товарів в дрібнороздрібну мережу (кіоски, ларьки, лотки) оформляється видаткова–прибутковими накладними, які виписуються в двох примірниках. Один з них видається особі, яка одержала товар, а інший лишається у матеріально відповідальної особи, яка відпустила товар. У накладній зазначається найменування, сорт, продажна ціна і вартість відпущених товарів. У бухгалтерії відпуск товарів в дрібнороздрібну мережу реєструється в Книзі обліку дрібнооптового відпуску товарів і розрахунків з продавцями.
Після реєстрації товарів продавці здають виручку до каси фірми (магазину), про що робиться відмітка у видаткова–прибутковій накладній із зазначенням номера і дати прибуткового касового ордера, завіреного підписом бухгалтера.
У встановлені строки матеріально відповідальні особи, до яких прикріплена дрібнороздрібна мережа, здають використані видаткова–прибуткові накладні до бухгалтерії. У графі “Прибуток” товарного звіту в хронологічному порядку перелічують усі видаткова-прибуткові накладні, на підставі яких були оприбутковані товари і тара. У графі “Видаток” на підставі виписаних квитанцій показують суму виручки від реалізації товарів. В окремій графі відображається вартість повернених товарів.
Перевірені товарні звіти записує бухгалтер у “Відомість прийнятих від підзвітних матеріально відповідальних осіб товарних звітів”, на підставі яких робиться наведений далі запис.
1) На суму виручки, зданої підзвітними особами до каси фірми (магазину) або до установи банку:
Дебет рахунка № 50 “Каса” або рахунка № 56 “Інші грошові кошти”, субрахунок № 2 “Грошові кошти в дорозі”
Кредит рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб”.
2) На списання з підзвітних матеріально відповідальних осіб дрібнороздрібної мережі реалізованих ними товарів за продажними цінами:
Дебет рахунка № 46 “Реалізація”, субрахунок № 3 “Реалізація товарів у роздріб”
Кредит рахунка № 41 “Товари”, субрахунок № 2 “Товари в роздрібній торгівлі”.
2.6 Розрахунок торговельних націнок (знижок) на товари реалізовані і залишок нереалізованих товарів
Як уже зазначалося, протягом місяця на дебеті і кредиті рахунка № 46 “Реалізація” вартість реалізованих товарів відображається однаковою оцінкою — за продажними цінами. Для того щоб визначити купівельну (реальну) вартість цих товарів і виявити валовий дохід від їх реалізації, наприкінці місяця має бути визначена і списана сума торговельних націнок і знижок, які відносяться до цих товарів.
Від точності обчислення реалізованих торгових знижок (націнок) залежить реальність виявленого фінансового результату:
завищення реалізованих торгових знижок (націнок) призводить до необгрунтованого збільшення прибутку, а зниження — до його зменшення.
Суму торговельних націнок (знижок) визначають або на підставі інвентаризаційних описів (обчисленням торгової знижки за кожним товаром, внесеним до опису, якщо наприкінці місяця проводилась інвентаризація), або виходячи із середнього процента торговельних знижок (націнок) до всієї маси реалізованих і залишку нереалізованих товарів на підставі спеціального наведеного далі розрахунку.
1. До суми торговельних знижок (націнок) на залишок товарів на початок місяця (кредитове сальдо рахунка № 42) додають суму кредитового обороту за цим рахунком (одержані знижки, зроблені націнки) і віднімають суму обороту за дебетом рахунка № 42 (на інші списання).
2. До вартості реалізованих за місяць товарів за продажними цінами (оборот за дебетом рахунка № 46) додають вартість залишку товарів на кінець місяця (дебетове сальдо рахунка № 41).
Обчислена сума знижок (націнок) на залишок нереалізованих на кінець місяця товарів записується як кредитове сальдо рахунка № 42 “Торговельна націнка”, а при складанні балансу відображається окремою статтею цієї самої назви. Це дає змогу визначити купівельну ціну залишку товарів як різницю між 'їх продажною ціною і сумою знижок (націнок).
Сума знижок (націнок), які відносяться до товарів реалізованих, списується способом “червоного сторно” на дебет рахунка № 46 “Реалізація” в кореспонденції з кредитом рахунка № 42 “Торговельна націнка”.