Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Формы первичной документации для учета основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30 октября 1997г. № 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”.
К их числу относятся следующие:
Форма ОС-1 Акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (см. приложение 1);
Форма ОС-3 Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (см. приложение 5);
Форма ОС-4 Акт на списание основных средств (см. приложение 6);
Форма ОС-4а Акт на списание автотранспортных средств (см. приложение 7);
Форма ОС-6 Инвентарная карточка учета основных средств (см. приложение 2);
Форма ОС-14 Акт о приемке оборудования (см. приложение 3);
Форма ОС-15 Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (см. приложение 4);
Форма ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудования (см. приложение 8).
Документы, форма которых не предусмотрена в указанном перечне и в других альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1. наименование документа;
2. дату составления документа;
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления;
7. личные подписи указанных лиц.
2.2. Организация аналитического учета основных средств.
В бухгалтерии предприятия аналитический учет основных средств ведут в инвентарных карточках (форма ОС-6), открываемых на каждый объект.
Карточки должны храниться в бухгалтерии предприятия в разрезе классификационных групп, а внутри них - по местам эксплуатации, что позволяет при составлении годового отчета заполнить отчет о движении основных средств с наименьшими усилиями. Если учет компьютеризирован, то вести карточки вручную нет необходимости. Информация в этом случае содержится в машинограммах аналитического учета, имеющихся в бухгалтерии, но она должна быть не менее полной по числу учитываемых позиций, содержащихся в карточках формы ОС-6.
Единицей учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющий собой единое целое, предназначенный для выполнения определенной работы. В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.
Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту основных средств (инвентарному объекту) независимо от того, находится ли он в эксплуатации, должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер. В тех случаях, когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как самостоятельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Инвентарные номера списанных с бухгалтерского учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение 5 лет по окончании года списания.
Объект основных средств, потупивший в организацию в соответствии с договором аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.
На основные средства, принятые в аренду, для осуществления забалансового учета указанных объектов бухгалтерской службе организации – арендатора рекомендуется также открывать инвентарные карточки.
Аналитический и синтетический учет основных средств организуется на основе регистров бухгалтерского учета, рекомендуемых Министерством финансов РФ или разработанных министерствами, ведомствами и организациями при соблюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета.
Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.
Для нужд товарищества “Авторемонтная мастерская” в январе 1999 года был приобретен автобус ПАЗ-651, стоимостью 210 тыс. рублей. 15 января 1999г. автобус был принят к бухгалтерскому учету, о чем свидетельствует акт (накладная) № 1 приемки-передачи основных средств (формы ОС-1) от 15 января 1999 года (см. приложение 1). После оприходования автотранспортного средства ПАЗ-651, на него была заведена инвентарная карточка учета основных средств № 38 (формы ОС-6) от 16 января 1999 года.
3. ОЦЕНКА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ.
3.1. Поступление основных средств.
Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости.
Первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату (в том числе бывших в эксплуатации), признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов.
Фактические затраты на приобретение, сооружение и изготовление основных средств слагаются из:
1. сумм, уплачиваемых организацией в соответствии с договором поставки их поставщику, договором купли-продажи (продавцу);
2. сумм, уплачиваемых организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным договорам;
3. сумм, уплачиваемых организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением основных средств;
4. регистрационных сборов, государственных пошлин и других аналогичных платежей, произведенных в связи с приобретением (получением) прав на объект основных средств;
5. таможенных пошлин и иных платежей;
6. невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением объекта основных средств;
7. вознаграждений, уплачиваемых посреднической организации, через которую приобретен объект основных средств;
8. иных затрат, непосредственно связанных с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств и затрат по доведению их до состояния, в котором они пригодны к использованию.
Не включаются в фактические затраты на приобретение основных средств общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением основных средств.
На основании актов формы ОС-1 устанавливают источник получения основных средств (дебет счета 01):в качестве вклада в уставный капитал (кредит субсчета 75-1), безвозмездное получение от юридических (кредит субсчета 80-3) или физических лиц (кредит субсчета 88-5), приобретение за плату или на бартерной основе (кредит счета 08),в порядке капитальных вложений (кредит счета 08), на условиях текущей или долгосрочной аренды(кредит счета 09), выявленных неучтенных объектов (кредит субсчета 80-3). Исходя из способов поступления основных средств, установлен порядок отражения указанных операций на счетах бухгалтерского учета. Так, основные средства, полученные безвозмездно от юридических лиц, предприятие должно отразить для целей налогообложения как внереализационные доходы (дебет счета 01, кредит субсчета 80-3).
Первоначальной стоимостью основных средств, полученных организацией по договору дарения и в иных случаях безвозмездного получения, признается их рыночная стоимость на дату оприходования.
При определении рыночной стоимости могут быть использованы данные о ценах на аналогичную продукцию, полученные в письменной форме от организаций - изготовителей; сведения об уровне цен, имеющихся у органов государственной статистики; торговых инспекций и организаций; сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе; экспертные заключения о стоимости отдельных объектов основных средств.
Затраты по доставке указанных объектов основных средств, полученных по договору дарения и в иных случаях безвозмездного получения, учитываются как затраты капитального характера и относятся организациями - получателями на увеличение первоначальной стоимости объекта. Указанные расходы отражаются на счете учета капитальных вложений в корреспонденции со счетами учета расчетов.
Принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств отражаются на дебете счета учета основных средств в корреспонденции со счетами: учета добавочного капитала в размере рыночной стоимости объекта; учета капитальных вложений - на сумму произведенных затрат по доставке указанных объектов и иных затрат по доведению их до состояния, в котором они пригодны к использованию.
Поступление безвозмездно полученных основных средств от юридических лиц (дебет счета 01) отражается, как увеличение специальных фондов (кредит счета 87-3, субсчет "Безвозмездно полученные ценности ").
Между тем по действующему налоговому законодательству налогооблагаемая прибыль должна быть увеличена на сумму безвозмездно полученных основных средств от юридических лиц, за исключением тех случаев, которые перечислены. Таким образом, если на предприятии принят порядок, согласно которому безвозмездно полученные от юридических лиц основные средства отражаются в бухгалтерском учете по кредиту счета 88, субсчет "Безвозмездно полученное имущество", то должна быть на сумму данного имущества расчетно увеличена налогооблагаемая прибыль предприятия.