Документы проходят несколько стадий с момента их составления до сдачи в архив. Такой путь получил название документооборота. Схема документооборота приведена в приложении 9.
Согласно п1 ст.17 Закона РФ от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетности должны храниться в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Согласно решению Госналогслужбы РФ, Росархива от 27 июня 1996 г. минимальный срок хранения первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей, составляет 5 лет.
3.2. Синтетический и аналитический учет поступления МБП и передачи их в эксплуатацию.
Согласно ПБУ-5/98 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Закон № 129-ФЗ предусматривает различные варианты определения фактической себестоимости в зависимости от способа поступления запасов, а Положение № 34н конкретизирует порядок определения фактической себестоимости в случаях:
1) приобретения имущества за плату.
Оценка МБП осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку, за исключением НДС и других возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ). К таким затратам относятся не только суммы, уплаченные поставщику в соответствии с договором, но также оплата различных услуг, связанных с приобретением МБП (консультационные, транспортные и др.), оплата процентов по заемным средствам, таможенные пошлины и платежи и другие расходы. Критерием для включения затрат в фактическую себестоимость является их непосредственная связь с приобретением МБП. В случае приобретения МБП у юридических лиц основанием для записей в бухгалтерских регистрах служат следующие документы: накладная, товарно-транспортная накладная, акт выполненных работ, расчетно-платежные документы; а при приобретении за наличный расчет - также авансовый отчет, товарный и кассовый чеки и другие документы.
Для принятия МБП к учету необходимо определить их фактическую себестоимость. Она будет складываться из их стоимости, указанной в договоре плюс затраты по доставке. При этом затраты по доставке должны быть распределены между предметами пропорционально их договорной стоимости путем умножения доли стоимости каждого предмета в общей договорной стоимости на сумму затрат по доставке (без НДС).
В учете операции по приобретению МБП отражаются следующим образом:
- Дебет счета 12, Кредит счета 60 - оприходованы МБП (стоимость без учета НДС);
- Дебет счета 19, Кредит счета 60 - оприходован НДС по поступившим МБП;
- Дебет счета 60, Кредит счета 51 - оплачены с расчетного счета поступившие МБП;
- Дебет счета 68, Кредит счета 19 - принят к зачету НДС по МБП.
Приобретение материально-производственных запасов, как правило, сопровождается расчетами по НДС. НДС, включенный в стоимость полученных или приобретенных МБП, учитывается на счете 19 обособлено - на субсчете 19-4 «НДС по МБП». На этом субсчете также учитывается НДС по затратам, связанным с приобретением МБП. Согласно Инструкции Госналогслужбы РФ от 11 ноября 1995 г. №39 «О порядке исчисления и уплаты НДС», НДС не подлежит выделению из общей стоимости МБП, а учитывается в составе их фактической себестоимости ( то есть с отнесением на счет 12) в следующих случаях:
1) когда в первичных учетных документах, подтверждающих стоимость приобретаемых материальных ресурсов, не выделена сумма НДС;
2) при приобретении запасов, предназначенных для изготовления продукции и осуществления операций, освобожденных от НДС.
Списание «входящего» НДС со счета 19 производится только после оприходования и оплаты материальных ценностей. В зависимости от использования предметов корреспонденция счетов будет следующей:
- Дебет счета 68, Кредит счета 19 - НДС, относящийся к МБП производственного назначения, применяется к зачету перед бюджетом;
- Дебет счета 88, Кредит счета 19 - НДС, относящийся к МБП непроизводственного назначения, покрывается за счет собственных средств - прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после расчетов с бюджетом.
Иногда возникает производственная необходимость, и МБП приобретаются за наличные средств, выданные по отчет (Дебет счета 12, Кредит счета 71). Возможно приобретение МБП у физических лиц (Дебет счета 12, Кредит счета 76-3) с оплатой непосредственно из кассы (Дебет счета 76-3, Кредит счета 50) или с расчетного счета (Дебет субсчета 76-3, Кредит счета 51). В этом случае на совершение сделки должны быть составлен договор купли-продажи в письменной форме. При этом учитывается, что если продавец зарегистрирован как предприниматель и плательщик в бюджет подоходного налога, то этот налог с полученного им дохода от продажи не удерживается. В обратном случае предприятие должно удержать с суммы его дохода, превышающего 1000-кратный размер минимальной месячной оплаты труда, подоходный налог в установленном размере (Дебет счета 76-3, Кредит счета 68) и перечислить его в бюджет (Дебет счета 68, Кредит счета 51).
2) производства имущества в самой организации.
Имущество принимается к учету по стоимости его изготовления. Учет затрат, связанных с изготовлением МБП хозяйственным способом, ведется в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции.
На заводе «Велмаш» часть МБП изготавливаются вспомогательными подразделениями предприятия и применяются на учет со счета 23 (Дебет счета 12, Кредит счета 23). Сдача готовых материальных ценностей оформляется актом об изготовлении, составленным с соблюдением всех необходимых реквизитов первичного документа, перечисленных в ст.9 Закона № 129-ФЗ.
3) получения имущества безвозмездно.
В этом случае имущество принимается к учету по рыночной стоимости на дату оприходования. Проблема в том, что на законодательном уровне порядок определения рыночной цены товара (работы, услуги) не указан однозначно. Так, согласно ст.40 части первой НК РФ при определении и признании рыночной цены товара (работы, услуги) должны использоваться официальные источники информации о рыночных ценах и биржевых котировках, однако не говорится, какие источники информации могут быть признаны официальными, а также каковы условия сопоставления сравниваемых цен. Следует отметить, что в результате изменений в Налоговый кодекс, внесенных Законом РФ от 9 июля 1999 г. № 155-ФЗ, в целях определения и признания рыночной цены товаров (работ, услуг) не используется информационная база органов государственной власти и местного самоуправления и информация, предоставляемая налогоплательщиками налоговым органам.