Экономическая оценка использования новых информационных технологий в бухгалтерском учете (стр. 6 из 17)

Автоматизация учетных процессов является объективной необходимостью и представляет собой дальнейшее совершенствование организации и формы бухгалтерского учета на базе новейших технических средств.

1.3. Проблемы автоматизации бухгалтерского учета

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, плановиков и т. д.

Современное предприятие обладает значительным числом финансовых потоков (рис.1.5). Преобладание бумажных документов, многогранность финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к управленческому учету диктуют пристальное внимание практиков к автоматизации бухгалтерской деятельности. Сегодня бухгалтеры в основном научились пользоваться компьютером, но это вовсе не означает переход на новые информационные технологии.

Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор.

Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы не только декларируют, но и предоставляют такие возможности, как:

· простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;

· широта применения, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;

· понятное и емкое представление информации;

· настройка и изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия;

· большой набор типовых операций и форм отчетности;

· значительные аналитические возможности, зачастую с графическим представлением информации.

Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы бухгалтера.

Рассматривая основные функции типовой бухгалтерской системы, следует отметить, что для нее характерны:

· учет любых финансово – хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы;

· полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для контрагентов;

· возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов);

· автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов – ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм;

· создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и кассовых документов;

· различные типы печати для получения твердой (бумажной) копии отчетов;

· возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.

При работе с автоматизированной бухгалтерской системой появляется возможность:

· быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата;

· рассчитывать зарплату;

· вести учет основных средств;

· анализировать финансовую деятельность.

Рис. 1.6. Потоки информационного взаимодействия на предприятии по

финансовым вопросам

При автоматизации бухгалтерского учета возникают некоторые проблемы. Мало просто выбрать хорошую программу. Автоматизация – достаточно длительный и сложный процесс.

Создать программу, которая была бы одинаково пригодна всем пользователям, практически невозможно. Условия, в которых работают программы, и требования к ним непрерывно меняются. Например, изменилось законодательство, и программа, которая устраивала, уже не в полной мере отвечает предъявляемым к ней требованиям. Приходится обращаться к разработчикам с просьбой об изменениях.

Следующая по степени сложности проблема это выбор техники. У разработчика программного продукта есть свои минимальные требования к той технике, на которой будет работать его программа. Покупая технику нужно смотреть вперед. При современных темпах развития программных продуктов быстро растут и требования к компьютеру, на котором предполагается работать. Поэтому выбирать технику надо с запасом. При повышении квалификации сотрудников бухгалтерии появиться желание поставить на компьютер еще какие – то программные средства, помогающие в работе: различные текстовые редакторы и пр., что тоже требует машин высокого класса. Одним словом, чтобы техника работала долго и отвечала всем требованиям, нужно приобретать компьютеры, имеющие резерв мощности.

Иногда, в силу объективных причин, бывает, что компьютеры ставят не на каждом рабочем столе, а в каком – то определенном месте. Сотрудники бухгалтерии ими пользуются по очереди. Если для ведения самой бухгалтерии такой вариант еще как-то приемлем, то для расчета зарплаты совсем неудобен. Приходится вести на бумаге лицевые счета, клеить талончики.

Для больших бухгалтерий требуется объединение всех баз данных, которые ведутся на различных рабочих местах, в единое поле для того, чтобы в любой момент можно было видеть общую картину финансового состояния предприятия, получать итоговые отчеты. Одна из форм этого объединения – сбор данных на дискеты и объединение их в главном компьютере. В этих случаях по разным причинам возможны искажения информации. Сетевой же вариант системы позволяет работать в одном информационном поле всем сотрудникам одновременно. Вся информация сразу собирается в одном месте, что позволяет в любое время получать отчеты всех видов.

Итак, решение вопроса об автоматизации бухгалтерского учета – это нечто большее, чем покупка программы. По сути дела разрабатывается целый проект автоматизации. Это сложный комплекс мер, которые должны быть тщательно продуманы с самого начала. Если потеряется какая–то часть технологии, то ее отсутствие в дальнейшем приведет к печальным последствиям и дополнительным затратам.

Поэтому лучше всего, с того самого момента, как появилась мысль об автоматизации, обратиться в фирму, которая специализируется на разработке и внедрении систем финансово – хозяйственной деятельности.

Для того чтобы правильно выбрать систему автоматизации бухгалтерского учета, удовлетворяющую всем запросам предприятия, надо четко представлять систему ведения бухгалтерского учета на предприятии, тщательно изучить рынок предлагаемых программных продуктов.

2. Выбор системы автоматизации бухгалтерского учета

2.1. Классификация бухгалтерских программ и систем

Автоматизация работы бухгалтерии имеет две главные задачи: обработка первичной учетной документации и формирование сводной отчетности. Соответственно компьютерные бухгалтерские программы делятся на автономные функциональные и комплексные.

Автономные функциональные автоматизированные рабочие места (АРМ) разработаны для автоматизации отдельных участков бухгалтерской работы. Классификация АРМ представлена в таблице 2.1. Исключение в классификации представляют два вида АРМ – анализ финансового состояния и печать бухгалтерских документов, не несущие учетных функций. Тем не менее, автоматизация этих участков работы очень важна в бухгалтерской практике, позволяя минимизировать конкретные случаи и неблагоприятные последствия ошибок.

Таблица 2.1. Автономные функциональные АРМ

Наименование АРМ	Базовый вариант	Дополнительные Функции
Учет труда и заработной платы	Начисление зарплаты и удержания с выводом на печать	С элементами сдельной зарплаты С расширенными функциональными возможностями: табельный учет расчет нарядов баланс зарплаты касса зарплаты
Продолжение
Учет материалов и МБП	Учет прихода и расхода	С МБП и расчетами с поставщиками С элементами других АРМ (склад, сбыт)
Учет основных средств и нематериальных активов	Учет прихода, расхода и начисление износа	С учетом арендных отношений
Учет затрат на производство (ж/о 10, сч. 16, 20, 23, 24, 26, 29, 30)	Универсальные и специализированные отраслевые
Учет денежных средств, расчетных операций и кредитов банка (ж/о 1,2,3,4,7,8)	Комбинированные	Функционально разнесенные: банк касса подотчетные лица дебиторы кредиторы
Учет реализации готовой продукции (ж/о 11)	АРМ по расчетам с потребителями	С учетом функций сбыта С автоматическим оформлением документов С элементами других АРМ

Продолжение