Экономическая оценка использования новых информационных технологий в бухгалтерском учете (стр. 15 из 17)

Перспективы развития Системы

Система полностью совместима с новым программным продуктом фирмы ПАРУС УПТЗ 4.31 (Учет персонала, труда и заработной платы), благодаря чему, пользователи получают возможность в одной интегрированной системе, используя единую базу данных и не прибегая к операциям экспорта-импорта данных, вести:

· учет персонала (анкеты, штатное расписание, приказы);

· табельный учет;

· учет расчетов с персоналом по заработной плате, по перечислениям в банк, исполнительным листам, ссудам, депонентам и пр.;

· бухгалтерский учет, включая учет операций по реализации товаров и услуг, расширенный аналитический учет, материальный учет и пр.

Технические средства, необходимые для работы системы

Система работает на любой IBM-совместимой технике с процессором не ниже 386. Для организации работы в локальной вычислительной сети может использоваться сетевое программное обеспечение NOVELL NetWare версии 2.2 и выше. В этом случае, для разграничения доступа к информации каждому отдельному рабочему месту, определяются индивидуальные права доступа на уровне функциональных возможностей,

разделов информации системы и плана счетов.

3.2.Комплексная система автоматизации учета персонала, труда и заработной платы: УПТЗ 4.32

Назначение и основные свойства системы

Система предназначена для автоматизации учета персонала, труда и заработной платы преимущественно в организациях, находящихся на бюджетном финансировании. Система позволяет полностью учесть отраслевую специфику учреждений медицины, образования, науки, культуры и управления и, с некоторыми ограничениями, прочих бюджетных и хозрасчетных организаций.

Важным свойством системы является ведение хронологического учета данных. По всем данным из кадрового учета и наиболее важным параметрам оплаты труда (размеру минимальной заработной платы, шкале налогообложения, характеристикам Единой тарифной сетки и т. д.) ведется хроника, позволяющая отслеживать внесенные в процессе учета изменения с точностью до одного дня. В любой момент можно привести систему к тому состоянию, в котором она находилась на определенную дату. При расчете заработной платы система сама обращается к хронике, извлекая из нее данные на тот или иной период времени.

Другим важным свойством системы является тесная связь процессов расчета заработной платы и кадрового учета, происходящих над единой базой данных. Расчетчик заработной платы пользуется данными, учет которых, согласно заложенным в систему принципам распределения функциональных обязанностей, отнесен к компетенции сотрудника отдела кадров. Оценить преимущества такой интеграции можно при условии выполнения несложного и естественного требования, заключающегося в согласованности работы пользователей, ведущих кадровый учет с одной стороны, и пользователей, занимающихся расчетами по заработной плате, с другой. Согласованность особенно необходима при работе в локальной вычислительной сети, когда учетные операции одновременно осуществляются пользователями, физически находящимися в разных подразделениях.

Принципы построения системы

Комплексная система автоматизации "Учет персонала, труда и заработной платы" УПТЗ 4.32 позволяет автоматизировать работу по учету персонала (отдел кадров), ведению штатного расписания (планово-экономический отдел), ведению табеля учета рабочего времени (отдел труда), расчету зарплаты (бухгалтерия), получения свода проводок по оплате труда. Также система позволяет получить все необходимые виды отчетов для ГНИ и ПФ.

Система состоит из двух основных модулей, которые могут работать самостоятельно:

· Учет персонала

· Заработная плата

Дополнительно к основным модулям поставляются блоки "Табель", "Наряды" и "Валюта". Система позволяет также вести расчеты с учетом районных коэффициентов и северных надбавок.

Для образовательных организаций дополнительно разработан модуль "Тарифицирование".

В зависимости от комплектации, в составе системы имеется либо только один из этих модулей, либо оба модуля одновременно. Взаимодействие модулей организовано таким образом, что данные, которые в кадровом учете и составляют собственно предмет учета, являются исходными данными для расчетов по заработной плате. Таким образом, даже в том случае, когда система предназначена только для расчетов по заработной плате, в ней имеется ограниченный набор функций кадрового учета, необходимый для ввода исходной информации и поддержания ее в актуальном состоянии. Рассмотрим, как работает каждый из этих модулей в отдельности и как они взаимодействуют, когда оба входят в состав системы.

Объектами, в которых сосредоточена основная учетная информация, являются подразделение, должность, анкета и исполнение. Исполнение - так для краткости называется исполняемая должность - это объект, содержащий информацию о том, как данный сотрудник исполняет данную должность.

Кадровый учет сводится к выполнению различных операций над перечисленными объектами. Операции стандартные - прием сотрудников на работу, увольнение, перемещения по службе; ввод и вывод подразделений и должностей и т.д. Причем в распоряжении пользователя имеется два принципиально различных подхода к выполнению этих операций: в одном случае операция немедленно отражается в учете, в другом случае операция носит характер "отложенного действия" - она оформляется в виде приказа на выполнение операции и хранится в таком виде. Затем в нужный момент приказ отрабатывается в учете, в результате чего операция оказывается выполненной. Одно из преимуществ учета посредством приказов состоит в том, что действия выполняются, оперируя только привычными категориями кадрового учета - стандартными формулировками, пунктами и параграфами приказов.

Рис.3.1. Модуль кадрового учета

При расчете заработной платы система использует информацию из исполнения, из табеля, из анкеты, из словаря "Виды выплат и удержаний". Специальный регистр "основания начислений", являющийся составной частью исполнения, содержит список начислений, которые полагаются сотруднику по данной исполняемой должности. Алгоритм расчета каждого начисления определяется по словарю "Виды выплат и удержаний". В соответствии с алгоритмом, для расчета суммы Система может обратиться за информацией к ФЗП исполнения (фонд заработной платы, является составной частью исполнения), к табелю, к анкете. Результат расчета отображается в расчетном листе исполнения. На основании этих результатов печатаются различные отчеты, выгружаются данные в файл для представления в ГНИ, в ПФ, в другие системы автоматизации учета. И, разумеется, формируются расчетно-платежные ведомости.

Сформированные ведомости попадают в журнал учета ведомостей. Здесь выполняется печать ведомостей, формирование платежных документов и их экспорт в систему автоматизации бухгалтерского учета. В журнале учета ведомостей имеется регистр, позволяющий анализировать и исправлять итоги ведомостей - состав начислений ведомостей, "разложенный" по составляющим - по подразделениям, категориям персонала и прочим аналитическим признакам. На основании данных этого регистра формируются и печатаются отчеты, которые по характеру содержащейся в них информации можно отнести к той или иной разновидности сводных ведомостей.

Данные журнала ведомостей - собственно ведомостей и их итогов - используются для формирования других журналов учета - журнала учета ордеров (сводов проводок по заработной плате) и журнала учета депонентов и перечислений. Последние также имеют функции, позволяющие представить содержащуюся в них информацию в виде документа или файла определенного формата. Файл позволяет загрузить данные в программу автоматизации бухгалтерского учета.

В учет хозяйственных

операций и платежных

документов

Рис.3.2. Модуль учета расчетов по заработной плате

Параметры системы

Параметр «Минимальная оплата труда» определяет размер минимальной заработной платы. Параметр используется при расчетах сумм начислений, а также сумм позиций тарификации – оклада по ЕТС и надбавок к нему – в фондах заработной платы.

Параметр «Ставки подоходного налога» (шкала налогообложения) устанавливает размер подоходного налога в зависимости от совокупного дохода.

Параметр «Ставки кратности вычетов для налога» (шкала кратности вычетов) устанавливает зависимость между совокупным доходом и суммой, которую система вычтет из совокупного дохода перед расчетом подоходного налога:

Сумма вычетов = Количество вычетов * Кратность * Минимальная зарплата

Параметры «Ставка 1-го разряда» и «Единая тарифная сетка» (ЕТС) устанавливают размеры тарифных ставок (окладов по ЕТС). Первый параметр задает базовую ставку 1-го тарифного разряда, а второй, с использованием коэффициентов к базовой ставке и сумм доплат, задает ставки для всех тарифных разрядов:

Сумма (разряд) = Базовая ставка 1-го разряда * Коэффициент (разряд) +

+ Доплата

Параметры «% оплаты БЛ в зависимости от стажа» и «% оплаты БЛ по уходу за ребенком» используются системой при расчете выплат по больничным листам. Первый параметр устанавливает процент оплаты больничного в зависимости от непрерывного стажа, второй – в зависимости от времени болезни. В каждом из параметров можно завести не одну, а несколько шкал оплаты больничного с различной зависимостью процента оплаты от стажа (времени), чтобы иметь возможность выбрать для расчета пособия нужную шкалу.