ідентифікувати так звані "вузькі місця" - ділянки наскрізного потоку лікарських засобів та відповідного йому інформаційного потоку, які потребують найбільших витрат людино-годин та робочого часу і, відповідно, підлягають раціоналізації в першу чергу (табл. 4).
на медичному складі Міністерства оборони України
(Діаграма А0. Декомпозиція блоку А-0 "Зберігання та відпуск лікарських засобів на медичних складах Міністерства оборони України").
Таблиця 4. Найбільш витратні ділянки наскрізного потоку лікарських засобів та відповідного йому інформаційного потоку на військово-медичному складі
| Назва ділянки потоку | Частка сукупних витрат робочого часу на ділянці потоку від загальної тривалості операційного циклу | Частка сукупних витрат людино-годин (у вартісному показнику) на ділянці потоку від загальної вартості операційного циклу |
| І. Ділянки управління потоком лікарських засобів (ЛЗ): | ||
| перевірка ЛЗ за кількістю | 7,3% | |
| аналіз якості ЛЗ | 24,7% | 6,1% |
| розміщення ЛЗ на зберігання | 10,0% | 5,9% |
| відбір ЛЗ з місць зберігання | 4,9% | |
| перевірка ЛЗ в експедиції | 6,0% | 4,9% |
| ІІ. Ділянки управління інформаційним потоком щодо лікарських засобів: | ||
| оформлення акту приймання ЛЗ | 8,0% | 10,6% |
| оформлення наряду на відпуск ЛЗ | 4,9% | 9,1% |
| проведення оприбуткування ЛЗ за паперовими формами обліку | 14,3% | |
| проведення списання ЛЗ за паперовими формами обліку | 14,3% | |
На основі подальшого аналізу операційної моделі "як є" потоку лікарських засобів на медичному складі нами встановлено дублювання 16,7% матеріальних та 15,9% облікових операцій. Дублювання операцій на медичному складі відбувається тому, що операційний цикл з управління потоком лікарських засобів проводиться в трьох структурних підрозділах медичного складу (приймання - в контрольно-експертному відділі, зберігання - у відділі зберігання, відвантаження - в експедиційному відділі), що спричиняє необхідність виконання додаткових внутрішньоскладських операцій з переміщення медикаментів як з одного підрозділу до іншого, так і в середині них (відбір, формування вантажних одиниць, навантаження, перевезення, розвантаження, розміщення на зберігання та ін.). При цьому облік лікарських засобів ведеться паралельно у трьох структурних підрозділах медичного складу (відділі зберігання, обліково-операційному відділі, фінансово-економічному відділенні), що спричиняє триразове внесення одних і тих же даних у форми обліку, які ведуться в різних підрозділах. Під час оформлення акту приймання (в контрольно-експертному відділі) додається ще одна операція з внесення даних.
Враховуючи це нами визначені такі першочергові напрямки раціоналізації внутрішньоскладського потоку лікарських засобів:
- автоматизація облікових операцій та спрощення технологічної схеми документообігу на медичному складі (наприклад, на основі програмного забезпечення "Медичний склад - ПРОФ", розробленого фахівцями Науково-дослідного інституту проблем військової медицини Збройних Сил України);
- перехід від структурного до процесно-орієнтованого підходу до організації технологічного процесу на медичному складі, що є одним з базових принципів використання міжнародних стандартів ISO 9000. В такій системі управління наскрізним потоком лікарських засобів здійснюється в межах одного підрозділу;
- переорієнтація медичних складів з функції зберігання на функцію сортування, яка більш динамічна і є основною в ланцюзі постачання та логістики;
- перехід від системи вибіркового контролю до системи забезпечення вхідного контролю якості лікарських засобів.
Надалі з метою реалізації зазначених напрямків удосконалення внутрішньоскладського потоку лікарських засобів нами розроблено проект організаційної структури бази зберігання та розподілу медичного майна, якою пропонується замінити медичні склади. Оцінка адміністративних та операційних витрат в моделі "як буде" показала вагомий ефект їх зменшення порівняно до витрат на медичному складі (табл. 5).
Таблиця 5. Порівняльний аналіз витрат на управління потоком лікарських засобів на медичному складі та базі зберігання і розподілу медичного майна
| Назва параметру трудовитрат в операційному циклі | Трудовитрати на медичному складі | Трудовитрати на базі зберігання і розподілу | Ефект зменшення трудовитрат |
| Кількість облікових операцій | 51 | 39 | 12 |
| Загальні витрати робочого часу на виконання облікових операцій, год. | 56,1 | 29,4 | 47,7% |
| Сукупна вартість людино-годин, витрачених на виконання облікових операцій, грн. | 466,12 | 332,07 | 28,8% |
| Кількість матеріальних операцій | 54 | 36 | 18 |
| Загальні витрати робочого часу на виконання матеріальних операцій, год. | 49,9 | 38,4 | 23,1% |
| Сукупна вартість людино-годин, витрачених на виконання матеріальних операцій, грн. | 1310,3 | 834,8 | 36,3% |
Розділ 5. Проектування розподільної підсистеми в системі медикаментозного забезпечення військовослужбовців. Показано, що кінцевим етапом проведення логістичних досліджень є проектування удосконаленої (оптимізованої) моделі логістичної системи. В умовах військово-медичної служби однією з найважливіших ланок системи забезпечення військовослужбовців лікарськими засобами є підсистема їх розподілу. З урахуванням цього нами обґрунтовано методичні підходи до проектування розподільної підсистеми в системі медикаментозного забезпечення військовослужбовців, що включає сім послідовних етапів дослідження потоку лікарських засобів з метою визначення оптимальних економічних та техніко-технологічних параметрів функціонування системи його розподілу. З позицій пошуку ефективних, зручних методів, які характеризуються простотою виконання та можуть застосовуватися для вирішення практичних завдань, нами обґрунтовано вибір методів дослідження для кожного етапу проектування системи розподілу лікарських засобів в умовах військово-медичної служби (табл. 6).
Таблиця 6. Етапи та методи проектування системи розподілу лікарських засобів в умовах військово-медичної служби
| №пп | Етапи проектування системирозподілу ЛЗ | Підходи та методи проектування системи розподілу ЛЗ |
| 1. | Визначення складу та розміру потоку ЛЗ, що проходитиме скрізь систему медикаментозного забезпечення | фармакоекономічні методи, нормативний метод,АВС-аналіз |
| 2. | Розрахунок величини запасів ЛЗ в системі медикаментозного забезпечення | нормативний метод |
| 3. | Розробка схеми розподілу потоку ЛЗ | територіальний принцип |
| 4. | Визначення оптимальної кількості місць зберігання та розподілу ЛЗ | концепція повної вартості, графічний метод |
| 5. | Визначення оптимальних зон дислокації місць зберігання та розподілу ЛЗ | метод визначення центру тяжіння вантажопотоків на основі математичної моделі |
| 6. | Визначення розмірів, особливостей розміщення технологічних зон та оптимальної кількості складського обладнання в місцях зберігання та розподілу ЛЗ | логістичні принципи організації складських процесів, математичний метод |
| 7. | Визначення прийнятного варіанту розміщення ЛЗ в місцях їх зберігання та розподілу | метод Парето |
Нами проведено апробацію розроблених методичних підходів на прикладі даних щодо потреби лікувальних закладів та військових частин Міністерства оборони України в лікарських засобах за станом на 2006 рік. Так, нами визначено склад та розмір медикаментозного потоку, що проходитиме скрізь розподільну підсистему в системі медикаментозного забезпечення військовослужбовців. Обґрунтування асортименту лікарських засобів, які будуть постачатися через систему розподілу, проводилося за допомогою методу АВС-аналізу (табл. 7).
Таблиця 7. Результати АВС-аналізу лікарських засобів для потреб військово-медичної служби
| Назва класифікаційноїгрупи ЛЗ | Частканайменувань ЛЗ, що увійшли до класифікаційної групи, в загальному товарообігу | Частка найменувань ЛЗ, що увійшли до класифікаційної групи, в загальній кількості найменувань в переліку ЛЗ |
| Група А | перші 80% | 22% |
| Група В | від 80% до 95% | 32% |
| Група С | від 95% до 100% | 46% |
Медикаменти з груп А і В нами запропоновано закуповувати централізовано та постачати через розподільну підсистему системи медикаментозного забезпечення військовослужбовців. Це пов'язано з віднесенням даних ліків до основної (життєво-необхідної) номенклатури, можливістю отримання знижок до 25-30% при оптовій закупівлі лікарських препаратів у постачальників та необхідністю зменшення транспортних витрат. Лікарські засоби з групи С доцільно постачати за принципом "прямого постачання", коли доставка медикаментів здійснюється транспортом постачальника безпосередньо до лікувальних закладів.
Розмір потоку та запасів лікарських засобів знаходився шляхом підсумовування обсягів надходжень до Збройних Сил України лікарських засобів, що призначені для забезпечення поточних потреб військово-медичної служби та формування перехідного запасу.
Визначення схеми розподілу лікарських засобів, кількості та географічних зон дислокації місць їх зберігання та розподілу в Збройних Силах України ми здійснювали на основі аналізу організаційно-штатних документів військово-медичної служби. Так, станом на 2008 рік розподіл медикаментів поточного постачання здійснюється на основі територіального принципу за такою схемою: постачальники - три бази зберігання медичної техніки та майна (ми пропонуємо бази зберігання та розподілу медичного майна) - відділення зберігання медичного майна шести Військово-медичних клінічних центрів - аптеки лікувальних закладів та військових частин.