На небольших, только начинающих свою хозяйственную деятельность предприятиях, удобна для применения форма журнал-главная, совмещающая хронологическую и систематическую записи бухгалтерского учета.
Многие предприятия в настоящее время применяют различные программы по бухгалтерскому учету, а также используют разработанные своими силами учетные регистры или применяют на практике сочетание различных форм и регистров учета. [20]
Организации, осуществляющие бухгалтерский учет с использованием специальных программ, применяют те регистры бухгалтерского учета, которые содержатся в этих программах.
При составлении учетных регистров на машинных носителях информации необходимо обеспечить изготовление их копий на бумажных носителях.
Регистры бухгалтерского учета составляются на бумажных носителях ежемесячно, подписываются, и сдаются в сроки, установленные для исполнителей в их должностных инструкциях, или согласно графику документооборота.
Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. [16]
Отсутствие графика документооборота не влечет административной или финансовой ответственность, но усложняет работу сотрудников бухгалтерии и других служб.
В учетной политике не стоит подробно описывать весь график документооборота, достаточно лишь отразить основные положения. Полный график документооборота целесообразно изложить в отдельном приказе по организации. [23]
В приказе об учетной политике необходимо установить, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. [16]
2.1.5. Порядок контроля за хозяйственными операциями
При утверждении учетной политики организации определяется порядок контроля за хозяйственными операциями. [1]
Это относится к достаточно крупным предприятиям со сложной производственной структурой, внутренними хозрасчетными отношениями.
Бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности филиалов, представительств и иных структурных подразделений, в том числе выделенных на отдельные балансы (см. п. 33 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Данный пункт учетной политики служит организационной основой для построения на предприятиях внутренней системы учета, относительно обособленной от внешнего финансового учета.
Внутренняя отчетность организации является информационной базой для формирующихся в настоящее время на предприятиях систем управленческого учета. [20]
Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью организации целесообразно поручить специальной постоянно действующей комиссии.
К системе внутрихозяйственного контроля относятся следующие позиции:
На некоторых предприятиях создаются системы внутреннего аудита, который осуществляет специальный профессиональный аудиторский орган (отдел или управление), руководитель которого подчиняется управляющему фирмы (директору) или годовому собранию акционеров. Служба внутреннего аудита проводит финансовые проверки на самой фирме, в ее филиалах или дочерних фирмах.
Главная цель системы внутреннего аудита — повышение эффективности работы фирмы, укрепление ее финансового состояния. Необходимость создания службы внутреннего аудита не вытекает из положений действующего законодательства. [20]
Порядок внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации и состав постоянно действующей комиссии должен быть определен в Приказе об учетной политике организации [16]
2.1.6. Организация работы бухгалтерии.
Организационные аспекты учетного процесса могут закрепляться не только в Приказе об учетной политике, но и в других распорядительных документах, что позволяет своевременно вносить необходимые коррективы в этот процесс.
Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за рациональным использованием производственных ресурсов и готовой продукции. [16]
В этом подразделе приказа об учетной политике предприятие должно утвердить структуру своей бухгалтерской службы. [17]
Согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Аналогичная норма имеет место в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (№ 34н).
Согласно п. 2 вышеназванной статьи Закона руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:
Последние три варианта могут применяться субъектами малого предпринимательства. [20]
Учет на предприятиях может быть организован по централизованной, децентрализованной или смешанной форме.
При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии, и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.
При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет, составляются отдельные балансы и отчетность цехов, филиалов, структурных подразделений. Главная бухгалтерия в этом случае производит свод балансов филиалов, осуществляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных частях организации.
Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном oт условий организации и технологии производства, объема учетной работы, автоматизации учета.
В настоящее время сложилось три типа организации работы бухгалтерского аппарата:
1. линейная (иерархическая)
Все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру, такая структура применяется в небольших организациях.
2. по вертикали (линейно-штабная);
При такой организации работы создаются промежуточные звенья (отделы, бюро, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов и групп. Вертикальная форма организации работ бухгалтерии применяется в большинстве средних и крупных организаций. Как правило, в структуре бухгалтерского аппарата выделяются следующие группы:
· материальная группа, отвечающая за учет приобретения материально-производственных запасов, их поступления и расходования;
· группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат на оплату труда работников, учет всех расчетов с работниками, бюджетом. С государственными внебюджетными фондами;
· производственно-калькуляционная группа ведет учет затрат на производство, калькулирование себестоимости продукции, составляет отчетность о производстве;
· группа учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализацию;
· общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы бухгалтерской отчетности.
В составе бухгалтерии могут быть выделены группы капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства
3. комбинированная (функциональная).
В крупных организациях выделяют группы учета основных средств, учета денежных средств и расчетов с организациями. По данному элементу учетной политики организация определяет:
· схему ведения бухгалтерского учета;
· уровень централизации учета.
В состав организации могут входить филиалы, представительства, обособленные подразделения, Статья 55 Гражданского кодекса РФ определяет, что филиалы или представительства являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Основное различие между ними заключается в том, что филиалы полностью или частично выполняют любые функции создавшего его юридического лица, в т. ч. функции представительства, а представительство представляет интересы головной организации и осуществляет их защиту.
Общим в положении филиалов и представительств являются следующие позиции:
Согласно статьи 55 ГК РФ, обособленные подразделения (филиалы и представительства) должны быть указаны в учредительских документах создавшего их юридического лица.