Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. [20]
Содержание хозяйственной операции, указанной в первичном документе, должно соответствовать ее наименованию в расчетных документах. [16]
2.1.3. Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации
Одним из обязательных элементов организационной части учетной политики, утвержденных ст.6 п.3 ФЗ №129 является утверждение порядка проведения инвентаризации активов и обязательств организации. [1],
Нормативная база проведения инвентаризации и оформления ее результатов представлена в документах всех уровней нормативной системы регулирования бухгалтерского учета в РФ:
В соответствии со ст.12 п.2 ФЗ № 129 проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:
Кроме случаев, установленных законодательством, проведение инвентаризации определяется руководителем организации как элемент учетной политики.
Элементами учетной политики организации является количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них.
Например, для обеспечения полноты и своевременности расчетов с поставщиками и покупателями по договорным обязательствам за приобретенные и реализованные товары целесообразно проводить ежеквартально инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.
По расчетам с налоговыми органами, внебюджетными фондами и другими органами по налогам и обязательным платежам также целесообразно проводить инвентаризацию поквартально.
Инвентаризацию кассы необходимо проводить ежемесячно перед составлением внутренней бухгалтерской отчетности.
Периодичность проведения инвентаризации дебиторской задолженности для создания резерва по сомнительным долгам также определяется как элемент учетной политики.
Для проведении инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ проведение инвентаризации допускается возлагать на ревизионную комиссию.
Порядок проведения инвентаризации устанавливается приказом руководителя (форма ИНВ-22). Приказ является письменным заданием на проведение инвентаризации.
Документальное оформление результатов инвентаризации производится с использованием Унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.
В приказе об учетной политике должно быть определено:
В тоже время считается, что для того, чтобы избежать излишней детализации учетной политики, необходимо отразить лишь основные из видов инвентаризации. [23]
2.1.4. Правила документооборота и технологии обработки учетной информации
Законом «О бухгалтерском учете» предусмотрено при утверждении учетной политики установление правил документооборота и технологии обработки учетной информации. [1]
В настоящее время все организации самостоятельно разрабатывают документы, в которых содержится схема или график документооборота. Как показывает практика, при их подготовке можно определить круг вопросов, который решается в данном случае. Но при этом надо учитывать, что график документооборота строго индивидуальный для каждой организации, т. к. в нем находят отражение, с одной стороны, объективные требования бухгалтерского учета, а с другой - указываются методы и способы их реализации в данной организации с учетом специфики ее деятельности и организационно-управленческой структуры. Именно график документооборота позволяет определить центры ответственности при осуществлении различных хозяйственных операций и оформлении отдельных первичных документов.
В Приказе об учетной политике, как правило, указывается, что создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете надо производить в соответствии с графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке, однако сам график представляет собой очень часто отдельный документ.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Основой разработки графика документооборота является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете № 105 от 29 июля 1983 года.
В соответствии с этим Положением график должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять срок его нахождения в подразделениях. [16]
График документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого документа, а также срок исполнения документа и порядок передачи в архив. [23]
При установлении сроков передачи документов необходимо учитывать требования ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» к промежуточной бухгалтерской отчетности (раздел XI): [16]
С учетом указанной даты в приказе об учетной политике должен быть установлен срок представления промежуточной бухгалтерской отчетности обособленными структурными подразделениями в головную организацию.
Технология обработки учетной информации в большей степени зависит от формы учета, самостоятельно выбираемой организацией. [16]
Одной из основных составляющих той или иной формы счетоводства является совокупность регистров бухгалтерского учета.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. [20]
Пунктом 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации установлено, что «формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета». [2]
Минфин РФ для коммерческих и некоммерческих организаций (за исключением бюджетных организаций) рекомендует применять:
На выбор формы учета прежде всего влияют содержание и масштабы хозяйственной деятельности предприятия, уровень механизации учетных работ. Все еще очень распространенной на практике является журнально-ордерная форма. В ней применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Эта форма используется при больших объемах хозяйственной деятельности в условиях ручной обработки информации. Она позволяет в значительной степени организовать параллельное ведение учета на разных его участках.