2.1. Организационно-технические аспекты учетной политики
Организационно-технические способы ведения бухгалтерского учета — это способы организации технологического процесса функционирования бухгалтерской службы организации. [20]
Сразу отметим, что к организационно-техническим способам ведения налогового учета относятся способы организации технологического процесса ведения налогового учета, которые устанавливают:
В соответствии со ст.6 п.3 ФЗ №129 (и п.5 ПБУ 1/98) при формировании учетной политики утверждается:
· рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащие синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности. (Надо отметить, что с 2002 года все предприятия должны были перейти на новый План счетов);
· формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности.
В этих документах обязательно должны быть предусмотрены реквизиты, которые перечислены в ст.9 ФЗ №129;
· порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств
· правила документооборота и технология обработки учетной информации; [1], [3]
Устанавливая эти правила документооборота, следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105. [18]
· порядок контроля за хозяйственными операциями. [1], [3]
Рассмотрим их подробнее.
2.1.1. Рабочий план счетов
Согласно ст.6 п.3 ФЗ № 129 в организации должен быть утвержден рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями полноты и своевременности учета и отчетности. [1]
Установление единой формы и методов бухгалтерского учета в организации, а также рабочего плана счетов необходимо для того, чтобы соблюдать сопоставимость данных бухгалтерской отчетности:
При наличии на предприятии обособленных подразделений, не выделенных на отдельный баланс, для облегчения контроля за результатами деятельности таких подразделений целесообразно предусмотреть одноименные субсчета по такому подразделению в разрезе всех синтетических и аналитических счетов.
При наличии на предприятии нескольких видов деятельности также необходимо выделение одноименных субсчетов по различным видам деятельности.
Выделение отдельных субсчетов является доказательством ведения организацией раздельного учета затрат в целях налога на прибыль и налога на добавленную стоимость. [16]
Можно выделить следующие требования к рабочему Плану счетов:
Достаточность введенный синтетических счетов и аналитический позиций (включая субсчета) для адекватного отражения всех хозяйственных операций, которые осуществлялись ранее организацией;
Чем больше возможностей заложено в рабочем Плане счетов для формирования отчетность, тем меньше дополнительной работы необходимо будет проводить при заполнении отчетных форм. В идеале возможно автоматическое формирование отчетных данных. [19]
Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94-н утвержден План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению. [16]
С 1 января 2002 года все предприятия должны были перейти на новый План счетов.
2.1.2. Формы первичных учетных документов
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, являющимися первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Это важнейшее правило бухгалтерского учета закреплено в ст.9 ФЗ № 129. [1]
Первичные учетные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме и содержанию. [20]
Первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации или в ведомственных и отраслевых инструктивных нормативных документах, утвержденных в установленном порядке. В настоящее время Госкомстатом РФ утвержден ряд альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.
Для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, разрешено использовать формы, утвержденные приказом руководителя ОАО, или формы документов, утвержденные приказом руководителя организации-контрагента. Необходимо лишний раз подчеркнуть, что первичные бухгалтерские документы должны содержать обязательные реквизиты. [16]
К обязательным реквизитам относятся:
- наименование документа
- дата составления документа
- наименование организации, от имени которой составлен документ
- содержание хозяйственной операции
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной оерации и правильность ее оформления [1]
В учетной политике организации, в частности, в ее Приказе, должны найти отражение вопросы об ответственности лиц, на которых возложена обязанность по оформлению и своевременной передаче в бухгалтерию качественно составленных первичных документов. Это правило, которое знают все бухгалтера, подчас отказываются признавать. В этой связи в Приказе об учетной политике приходится приводить отдельные статьи из ФЗ № 129 и различных нормативных актов по бухгалтерскому учету. Такой подход предполагает, что названные работники, расписываясь в ознакомлении с Приказом об учетной политике не могут утверждать, что они не обязаны знать правила бухгалтерского учета.
Целесообразно также указать, что документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. В этой связи делается актуальным пункт Приказа, что ответственными за представление в бухгалтерию построчного перевода на русский язык документов в установленном законодательством порядке являются лица, отвечающие за передачу и оформление документов в бухгалтерию организации.
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений являются обязательными для всех работников организации. Указание этого правила в Приказе об учетной политике может избавить от бесконечных дискуссий на данную тему.
Особое внимание необходимо уделять оформлению внешнеэкономических сделок в порядке, установленном российским законодательством (валютным, банковским и таможенным).
Законом РФ № 129-ФЗ установлено, что первичный документ не может быть принят бухгалтерией к учету, если он не подписан теми лицами, которые имеют на это право. В этой связи в организации Должен быть специальный приказ о лицах, которым предоставлено право подписи отдельных документов согласно приказу, утвержденному руководителем ОАО по согласованию с главным бухгалтером организации.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, уполномоченными распоряжением руководителя организации на право подписания указанных документов.
Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица. Под финансовыми и кредитными обязательствами необходимо понимать документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
Нарушение этого обыденного порядка может привести организацию к банкротству. Поэтому его целесообразно специально подчеркнуть в Приказе об учетной политике. Там же можно указать, что бухгалтерии нельзя принимать к учету первичные документы, не содержащие всех обязательных реквизитов. [16]
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.