Необходимо отметить, что планирование работы службы внутреннего аудита должно проводиться в соответствие с общими принципами проведения аудита, а также в соответствии со следующими частными принципами:
- комплексность планирования, принцип, который мы смогли бы использовать в том же виде, в каком он содержится в стандарте: как «обеспечение взаимосвязанности и согласованности всех этапов планирования - от предварительного планирования до составления общего плана и программы аудита».
- непрерывность планирования, принцип равномерного распределения спланированной нагрузки между всеми работниками службы, для выполнения всех поставленных перед службой внутреннего аудита задач.
- оптимальность планирования, как возможность варьирования при составлении программы аудита на основе критериев, определенных в положениях службы внутреннего аудита и мнения аудиторской бригады с учетом рейтинга неблагополучия.
Особенность этапов планирования при внутреннем аудите заключается в том, что общий план аудита разрабатывается службой внутреннего аудита в целях координации в централизованном порядке, что оптимизирует работу в особенности при проверке однотипных филиалов. Хотя типовая программа аудита может быть, и скорректирована после выезде бригады по месту нахождения конкретного филиала при ознакомлении с его спецификой финансово-хозяйственной деятельности. Также в процессе самого аудита могут возникнуть основания для пересмотра отдельных положений общего плана. Вносимые при этом в план изменения, а также причины изменений должны подробно документироваться.
Что же касается правила (стандарта) «Аудиторская выборка», то наиболее приемлемую его часть для службы внутреннего аудита составляет общая методика проведения выборочных исследований. При этом решение вопроса связанного с объемом выборки и участками проверки, на которых она может применяться, относится к компетенции администрации головной администрации, которая определяет стратегию управления филиалами.
В общем плане рекомендуется предусмотреть:
- формирование аудиторской группы, ее численность, включая специалистов других подразделений, привлекаемых к проведению аудита;
- распределение проверяющих в соответствии с их профессиональными качествами и должностными уровнями по конкретным участкам;
- инструктирование всех членов группы об их обязанностях и правах, доведение информации о проверяемом объекте;
- ведение рабочей документации;
- документальное оформление проведенной работы и порядок её согласования с должностными лицами проверяемого объекта.
Перед проведением и в ходе аудита аудитор должен:
- получить информацию об организационной структуре проверяемого объекта, системе снабжения и сбыта, ценовой политике и т.д.;
- выявить юридические обязательства управления, ознакомиться с регистрами, документами, протоколами, контрактами, договорами и соглашениями, уберечь предприятие от лишних доходов (это касается внеплановых налогов);
- аудитору необходимо исследовать контрольные процедуры, такие как: наличие внутренних инструкций, руководств и реальность их применения, разделение обязанностей, методы составления документации и записей, схемы документооборота (желательно обобщить побольше оправдательных документов), обеспечение физической сохранности активов (ноу-хау, деловой репутации, прав и имущества);
- определить объем аудиторской выборки и подготовить следующую документацию:
а) информацию об организационной структуре подразделения;
б) выдержки из юридической документации (соглашений, протоколов собраний и т.д.);
в) анализ сделок и остатков по счетам;
г) анализ важнейших показателей и трендов характеризующих тенденции развития;
д) заключения, разъяснения представленные внутренним аудитором касающиеся наиболее важных аспектов хозяйственной деятельности в т.ч. различные необычные вопросы и исключения;
е) копии финансовой отчетности за предыдущие отчетные периоды, а также копии аудиторских заключений, справок, актов в т. ч. ревизионных проверок по этой отчетности.
- ознакомиться с имеющимися аудиторскими документами в следующей последовательности:
а) ознакомление с организацией бухгалтерского учета и состоянием системы внутреннего контроля;
б) ознакомление с организацией работы бухгалтерии, проверка укомплектованности штата, распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, наличие должностных инструкций, текучести кадров работников бухгалтерии и т.д.;
в)ознакомление с обеспечением бухгалтерии законодательными и нормативными документами по учету и отчетности;
г) ознакомление с применяемыми формами бухгалтерского учета, автоматизации учетно-вычислительных работ;
д) проверка применения типовых и унифицированных форм первичной учетной документации;
е) проверка своевременности представления документов в бухгалтерию;
ж) ознакомление с актами предыдущих проверок, выполнением указаний и предложений по их результатам;
- сделать общий вывод о состоянии порядка учета и о состоянии системы внутреннего контроля.
Аудиторская проверка, являясь по существу документальной, обязывает сопровождать проверку обязательным документированием, т.е. отражать полученную информацию в рабочей документации аудита, к которой относятся:
- планы и программы проведения аудита;
- объяснения, пояснения и заявления работников подразделения по вопросам, вытекающим из существа проверки;
- копии первичных документов подразделения, свидетельствующие о хозяйственных операциях, фотографии объектов, акты, справки, протоколы, инвентаризационные описи и другие документы, составленные совместно с работниками подразделения и другими работниками, привлекаемыми для участия в проверке, служащие доказательством записей в акте проверки;
- регистры бухгалтерского учета;
- результаты инвентаризаций;
- бухгалтерская отчетность;
- записи об изучении и оценке систем оперативного и складского учета, вопросники, схемы документооборота и другие;
- производственно-финансовый анализ фактических показателей подразделения;
- материалы, свидетельствующие о работе выполненной не аудитором, но под его контролем;
- документы встречных проверок и объяснения лиц, не являющимися работниками данного подразделения;
- копии бухгалтерской, оперативной внутрихозяйственной отчетности.
Перечень рабочей документации аудита, прилагаемой к актам аудиторской проверки, определяет аудитор, проводящий проверку. Главное требование к этой документации – её убедительность и весомость при доказательстве выводов и предложений, вытекающих из материалов проверки. Поэтому ограничений по подбору доказательств не устанавливается.
При документировании ВА, составлении отчета, его согласовании и представлении руководству могут быть использованы как существующие аудиторские стандарты (документирование аудита; письменная информация аудитора руководству экономического субъекта по результатам проведения аудита; порядок составления аудиторского заключения о бухгалтерской отчетности; дата подписания аудиторского заключения и отражения в нем событий происшедших после даты составления и предоставления бухгалтерской отчетности; применимость допущения непрерывной деятельности), Федеральный закон «Об аудиторской деятельности», так и зарубежный опыт.
ВА не требует составления официального аудиторского заключения, но требуется составление отчета ВА.
Из требований правила аудиторской деятельности «Дата подписания аудиторского заключения» для ВА применим раздел 3 (в нем говорится об ответственности аудитора за события происшедшие до даты подписания отчета ВА, но после окончания проверяемого периода).
СВА должна достичь уверенности в том, что все существующие обстоятельства и события, которые подлежат отражению в бухгалтерском учете и отчетности должным образом ею определены, оценены и проверены.
После планирования группа аудиторов приступает к аудиту финансово-хозяйственной деятельности. Правильная организация планирования аудиторской работы обеспечивает своевременная проверка деятельности подразделений, позволяет эффективно использовать контрольную службу или аудитора фирмы.
Методика является важным инструментом работы службы внутреннего аудита. Руководитель использует её при подготовке проверки, составлении программы и распределения обязанностей между внутренними аудиторами (членами бригады). Предлагаемая методика разработана на примере общего аудита и включает в себя три раздела:
1. Планирование внутреннего аудита и другая подготовительная работа (о чем было сказано выше).
2. Основные направления аудиторской проверки, что составляет непосредственное решение задач по проверке: операций с наличными денежными средствами; операций на счетах в банках; операций внешних расчетов; расчетов по заработной плате; операций с основными средствами; операций с НМА; учета производственных запасов; финансовых вложений; затрат; финансовых результатов, фондов, резервов, кредитов и займов; правильности исчисления и уплаты налогов.
3. Порядок составления отчета внутреннего аудита, его согласование и представление руководству.
Направленную на достижение целей при решении задач внутреннего аудита методику необходимо проанализировать в разных аспектах, которым присущи: вертикальный, горизонтальный, трендовый анализ отдельных статей баланса, а также расчет и оценку коэффициентов (ликвидности, финансовой устойчивости, рентабельности, финансовой независимости и определения его влияния на стратегии управления). Необходимая для определения этих коэффициентов информационная база готовится на основе бухгалтерской и статистической отчетности, а также данных бухгалтерского учета. При разработке этой части методики может быть использован аудиторский стандарт: «Аналитические процедуры».