Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированной форме, и только хозяйственные операции, по которым не предусмотрены унифицированные формы документов, могут оформляться документами произвольной формы, но с обязательным указанием обусловленных Законом реквизитов.
Выдача наличных денежных средств
для приобретения материальных ценностей (работ, услуг)
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации в данном случае может производиться:
- либо под отчет на хозяйственные и операционные расходы (в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации);
- либо в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
Денежные средства на эти цели организации, как правило, получают в обслуживающем банке. Организации, имеющие постоянную денежную выручку, могут расходовать ее на цели, определенные Порядком ведения кассовых операций, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), по согласованию с обслуживающими их банками. За получением такого разрешения в банк следует обратиться с соответствующим письмом-запросом.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и т. п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами, на это уполномоченными).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т. п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Для учета и контроля расчетов с работниками организации по выданным им под отчет суммам на хозяйственно-операционные расходы предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В учете выдача наличных денежных средств под отчет, а также возмещение перерасхода по авансовому отчету отражаются проводкой:
Дебет 71 Кредит 50.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен сотрудником в кассу организации.
Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Представленные подотчетными лицами авансовые отчеты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счетной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
Документальное оформление покупок за наличный расчет у юридических лиц в розничной торговле
При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).
При этом кассовый чек в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914 должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации-продавца;
- номер кассового аппарата;
- номер и дату выдачи чека;
- стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость.
Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином РФ.
Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ "О бухгалтерском учёте" должен содержать следующие реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т. п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);
- должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.
Согласно Инструкции Государственной налоговой службы РФ № 39 от 11 октября 1995 г. "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" (в редакции последующих изменений и дополнений) суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачету у покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются.
Единственное исключение - приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчет по чекам АЗС, при этом НДС выделяется по расчетной ставке 13,79% от стоимости приобретенных материалов.
В бухгалтерском учете организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:
Дебет 10 (12, 20, 25, 26, 43, 44 …) Кредит 50 (71).
При этом документы на приобретение за наличный расчет канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов и других материальных ценностей должны быть сопоставлены со складскими документами на оприходование и (или) последующее списание в расход (передачу в эксплуатацию) этих ценностей.
Бухгалтеру важно обратить внимание на обоснованность записей по кредиту счетов 50, 71 в корреспонденции со счетами учета затрат (издержек обращения). Такие записи не могут быть сделаны лишь на основании документов продавца (кассовых и товарных чеков), подтверждающих приобретение материальных ценностей (работ, услуг), без дополнительных документов, составленных организацией-покупателем (или при ее участии) и подтверждающих использование приобретенного в процессе собственного производства.
Такими дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию приобретенных МБП, акты приемки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т. п.
Документальное оформление покупок за наличный расчет у юридических лиц (кроме розничной торговли)
Прежде всего необходимо отметить, что согласно Инструкции Государственной налоговой службы РФ .№ 39 от 11 октября 1995 г. "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" (в редакции последующих изменений и дополнений) при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах установленных лимитов) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке.
Процесс приобретения за наличный расчет материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций - юридических лиц (кроме розничной торговли общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов (в любой временной последовательности), каждый из которых оформляется соответствующим документом.
Перечислим эти этапы:
1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т. п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приемки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.
2. Внесение наличных денег по заключенному договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по типовой межведомственной форме КО-1. Покупателю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций заверяется печатью (штампом) организации-продавца.
Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключенным договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчетных лиц - инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.