Требования, предъявляемые к оформлению кассовых ордеров.
Кассовые ордера должны быть четко заполнены по всем реквизитам. В них указывается основание для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" – с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить возможность их повторного использования.
Действующими правилами какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах запрещены. Если при заполнении кассового ордера допустили ошибку, то его оформляют заново.
Аналитический учет кассовых операций.
Сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу кассир делает записи в кассовой книге ф. КО-4, которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге делают в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда, не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.
Разрешается на предприятии автоматизировать ведение кассовой книги.
На предприятиях, где работают несколько кассиров, их работу координирует старший кассир, который перед началом рабочего дня выдает кассирам авансом необходимые для расходных операций суммы наличных денег под расписку в книгах учета принятых и выданных денег (ф. КО-5), которые открывают на каждого кассира. В конце рабочего дня кассиры сдают выручку старшему кассиру под расписку в книге ф. КО-5, остаток наличных денег, приходные и расходные кассовые документы.
Бухгалтерская обработка отчета кассира.
Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть также сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов.
На предприятиях коммунального и бытового обслуживания значительны поступления наличных денег от населения за оказанные услуги и выполненные работы. Это предопределяет необходимость организации специального контроля полноты их оприходования и своевременности сдачи выручки. Полученные наличные деньги по соответствующим первичным документам предприятие ежедневно сдает, в отделение сберегательного банка, отделение связи, инкассатору или непосредственно в учреждение банка для зачисления на расчетный счет предприятия.
Акт ревизии кассы.
Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.
Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, постоянно действующая или рабочая, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.
Результаты инвентаризации оформляют актом ф. инв.-15. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.
Если будет установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.
Акт составляют в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют (дебет счета 50, кредит субсчета 80-3), а недостачу относят на виновное лицо (дебет счета 84, кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 84) и удерживают с него (дебет счетов 50, 70, кредит субсчета 73-2).
Расчеты наличными деньгами с населением за продукцию, работы, услуги.
В целях упорядочения приема и учета наличных денежных средств, поступающих от населения в качестве платы за товары и услуги, и обеспечения защиты
прав потребителей установлено обязательное применение предприятиями всех организационно-правовых форм собственности контрольно-кассовых машин при расчетах с населением.
В соответствии с Законом Российской Федерации от 18 июня 1993 г. № 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" предприятия должны регистрировать контрольно-кассовые машины в налоговых органах по месту нахождения предприятия (ст. 4).
Учет денежных документов, средств в пути, краткосрочных финансовых вложений
Для учета указанных объектов предназначены счета 56 "Денежные документы", 57 "Переводы в пути", 58 "Краткосрочные финансовые вложения".
Порядок учета денежных документов.
Денежными документами считаются находящиеся в кассе предприятия оплаченные путевки в санатории, пансионаты и дома отдыха, почтовые марки, проездные билеты и др.
Приобретенные предприятием путевки (дебет счета 56, кредит счетов 51, 52, 76-3) выдаются членам трудового коллектива бесплатно за счет фонда социальной сферы (дебет субсчета 88-4, кредит счета 56) или с частичной оплатой их стоимости (Пример №3).
Если на предприятии фонд средств социальной сферы не формируют, то выдачу льготных путевок относят за счет чистой прибыли предприятия (дебет субсчета 81-2, кредит счета 56).
Приобретенные почтовые марки и проездные билеты (дебет счета 56, кредит счетов 50, 51, 76-3) списывают по мере их расхода и включают в издержки обращения (дебет счетов 20, 23, 25, 26, 29, 43, кредит счета 56), за счет специальных фондов (дебет счета 88), чистой прибыли (дебет субсчета 81-2), средств целевого финансирования (дебет счета 96) в зависимости от характера расходов.
Открытые акционерные общества на счете 56 учитывают операции по выкупу собственных акций на отдельном субсчете. Выкупленные собственные акции принимаются на учет (дебет счета 56, кредит счетов 50, 51) по их номинальной стоимости с отнесением разницы между фактическими затратами на выкуп и номинальной стоимости акции на счет 87 "Добавочный капитал" субсчет 2 "Эмиссионный доход": положительной (дебет счета 56, кредит субсчета 87-2) или отрицательной (дебет субсчета 87-2, кредит счетов 50, 51).
Учет денежных средств в пути.
К денежным средствам в пути относится выручка предприятия, полученная в кассу от покупателей и заказчиков за реализованную продукцию (услуги, работы), внесенная в отделение банка, кассу почтового отделения или переданная инкассатору банка для зачисления на расчетный счет. Суммы сданной наличности (дебет счета 57, кредит счета 50) отражают в учете на основании квитанции на сдачу наличных учреждению банка, почтовому отделению копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассатору банка. Суммы в пути зачисляют на расчетный счет предприятия (дебет счета 51, кредит счета 57). Движение денежных переводов в иностранной валюте учитывают обособленно на субсчете счета 57.
Краткосрочные финансовые вложения.
Счетом 58 "Краткосрочные финансовые вложения" пользуются предприятия, которые вложили инвестиции на срок не более года в доходные активы (ценные бумаги) других предприятий или приобрели процентные облигации внутренних государственных и местных займов (дебет счета 58, кредит счетов 51, 52), а также предоставили займы другим предприятиям.
Аналитический учет краткосрочных финансовых вложений ведут по их видам, а в разрезе видов – по предприятиям, продавшим ценные бумаги. Дивиденды, полученные по облигациям и ценным бумагам, предприятие зачисляет как операционные доходы (дебет счетов 51, 52, кредит субсчета 80-2).
Переведенные средства краткосрочных финансовых вложений, по которым облигации и свидетельства не получены, учитывают на счете 58 обособленно (по суммам переведенных вкладов). Если ценные бумаги хранятся в отделении банка (депозитарии), то расходы, связанные с хранением, относят за счет чистой прибыли (дебет субсчета 81-2, кредит счетов 51, 52).
Предоставленные другим предприятиям на срок не более одного года займы в денежной форме (дебет субсчета 58-3, кредит счетов 51, 52) числятся до тех пор, пока они не будут погашены (дебет счетов 51, 52, кредит субсчета 58-3). Условия погашения и проценты за пользование заемными средствами регулируются заключенным договором займа. Проценты по выданным займам зачисляют как операционные доходы предприятия (дебет счетов 51, 52, кредит субсчета 80-2). С полученных процентов по выданным займам предприятия уплачивают в бюджет НДС по расчетной ставке 16,67 % (Пример №4).