Счет-фактура (счет) содержит реквизиты поставщика и покупателя (наименование, адрес, обслуживающий банк, р/счет и др.), наименования товаров, ед. измерения, количество и цену (по каждой позиции), итоговую сумму счета, сумму НДС, всего к оплате. Все выписанные на предоплату счета регистрируются только в Журнале регистрации счетов по реализации. Оплата должна поступить в пределах 3-5 дней. В течение этого (согласованного) срока поставщик обязуется задержать на складе отобранные покупателем товары (материалы). При задержке оплаты со стороны покупателя, поставщик по условиям выгодности рынка имеет право реализовать отобранные товары другому покупателю без экономических санкций со стороны первого покупателя, либо предложить ему доплатить к ранее оговоренной сумме.
После оплаты по счету (счет фактуре) покупатель предъявляет в бухгалтерию поставщика доверенность, копию поручения со штампом банка об оплате. При наличии визы бухгалтера на доверенности на отпуск кладовщик, либо бухгалтер материальной группы, выписывает отгрузочную фактуру (накладную) на отпуск в двух экземплярах с указанием единицы измерения и количества по каждому наименованию. По ряду причин перечень и количество отпускаемых товаров (материалов) может не совпадать с перечнем и количеством выписанных в счете на предоплату. При наличии юридических основ (производится немедленная доплата, либо есть гарантия о последующей доплате) о проведении расчетов в случае отклонений суммы перечисленной от суммы фактически полученных товаров покупатель оставляет на складе (в бухгалтерии) поставщика доверенность, получает груз вместе с первым экземпляром накладной (фактурой) по отпускным ценам, расписывается во втором экземпляре, оформляет пропуск (при необходимости) и увозит ТМЦ на свое предприятие.
После отпуска товаров кладовщик подкладывает к соответствующей карточке складского учета фактуру с доверенностью, либо собирает их вместе, проставив (при наличии) учетную цену. В установленные сроки бухгалтер "снимает остатки на складе" - принимает от кладовщика "Материальный складской отчет" - реестр всех изъятых у кладовщика документов с разделением по приходу и отпуску. При этом по каждой позиции фактуры (накладной) проверяется остаток в карточке складского учета, где проверяющий расписывается. При отсутствии на складе карточек и ведении учета в книгах материальный отчет составляется в двух экземплярах, и второй - за подписью бухгалтера остается у кладовщика в виде оправдательного документа.
Обработка накладных в бухгалтерии в зависимости от конкретных условий предприятия может выполняться одним из трех вариантов.
Если предприятие реализует одновременно товары отечественного производства (промышленные товары, продукты, товары детского ассортимента, материалы и др. - имеющие разные ставки налогов) и импортные, и выписываются смешанные фактуры, их следует обрабатывать по трудоемкому, но точному первому варианту. В такой фактуре (накладной) по каждой позиции проставляется цена приобретения, определяется наценка, налог на добавленную стоимость и спец/налог. Затем в целом по накладной подсчитывается общая сумма по ценам приобретения, сумма реализации, торгового оборота (наценки) и НДС.
III. Учет отгрузки продукции, ТМЦ, услуг (44,45).
Аналитический учет отгрузки готовой продукции.
Под отгруженной или отпущенной продукцией, выполненными работами и оказанными услугами понимают продукцию и услуги платежные документы, на которые сданы поставщиком в банк, но не оплачены покупателями. Продукция, отгруженная в конце месяца, на которую не сданы в банк платежные документы, отражается в балансе вместе с готовой продукцией на складе в составе оборотных средств предприятия.
Учет отгруженной, но неоплаченной продукции ведется на счете 45 «Товары отгруженные», если моментом реализации считается дата платежа.
Это активный счет, его сальдо показывает фактическую себестоимость продукции, материалов и тары отгруженных, но не оплаченных на начало месяца покупателями, а также транспортные расходы, включенные в платежные документы, для оплаты покупателями, плюс НДС. Оборот по дебету включает два понятия – фактическую себестоимость отгруженных в отчетном месяце ценностей и транспортные расходы, подлежащие к оплате покупателями, плюс НДС; оборот по кредиту – фактическую себестоимость реализованной продукции, ценностей и сумму транспортных расходов, оплаченных покупателями, плюс НДС.
Учет движения отгруженной продукции ведется в ведомости отгрузки, отпуска и реализации продукции и материальных ценностей (II раздел), в которой совмещается аналитический и синтетический учет отгрузки (отпуска), реализации продукции, МТЦ и услуг и расчетов с покупателями. Аналитический учет отгрузки и реализации организуется как по отдельным видам продукции в натуральном выражении, так и в разрезе платежных документов в двух оценках – по фактической себестоимости и продажной цене. Причем учитывается и общее кол-во продукции, оставшейся на начало и конец месяца неоплаченной, отгруженной в отчетном месяце, возвращенной покупателями и реализованной. Основанием для заполнения второго раздела ведомости являются ведомость за прошлый месяц (остаток неоплаченной продукции на начало месяца), платежные документы и приказы-накладные на отгруженную продукцию отчетного месяца, а также выписки из банка из расчетного счета предприятия. Сумма оплаченного чеками железнодорожного тарифа за счет покупателя указывается в ведомости отдельно, так как она в объем реализации не включается.
Таким образом, из раздела II можно получить следующие данные: количество изделий, отпущенных со склада и отгруженных за месяц как по ассортименту, так и в стоимостном выражении; сумму транспортных расходов; сумму НДС; суммы, причитающиеся по счетам – платежным документам; состояние расчетов с покупателями; сведения о поступивших в течении месяца суммах за продукцию и в возмещение транспортных расходов и т.д. показатели ведомости имеют большое оперативное значение, так как на каждый день необходимо иметь сведения об объеме отгруженной и реализованной продукции и в целях контроля за выполнением договорных обязательств.
Раздел III ведомости заполняется по окончании месяца общими суммами по предъявленным счетам и состоит из трех частей: А - оплата и списания; Б – списано в связи с возвратом продукции; В – не оплачено, не списано. Этот раздел служит для контроля полноты отражения в журнале-ордере № 11оборотов по кредиту счетов 45 и 46 и правильности расчета остатков по счету 45 на следующий месяц.
В связи с переходом организации на учет реализации по моменту отгрузки аналитический учет факта реализации (в объеме отгруженной продукции) организуется в отдельной ведомости № 16/1 «Учет реализации продукции по отгрузке», которая заменяет раздел II ведомости № 16. В ведомости №16/1 записи производятся на основании отгруженных и платежных документов, справочников-расчетов о фактической себестоимости, выписок из расчетов и прочих счетов организации.
Для анализа результатов планирования, установленных в бизнес-плане, в ведомости №16/1 может рассчитываться и плановая себестоимость реализации, и плановая прибыль.[3]
Учет коммерческих операций по отгрузке готовой продукции.
Одним из независимых видов деятельности любого предприятия может быть КОММЕРЧЕСКАЯ деятельность, которая предусматривает реализацию продукции, изготовленной в собственном производстве, приобретение сторонней продукции (товаров) с целью их дальнейшей реализации, приобретение сторонней продукции (сырья, материалов) для использования в собственном производстве, с целью получения новой продукции, услуг (работ). Учет коммерческих операций регламентируется как общими нормативными документами по организации бухгалтерского учета, так и специальными, отражающими особенности сферы торговли:
- Правила продажи отдельных видов продовольственных и непродовольственных товаров (утв. Правительством РФ от 08.10.93г. N995);
- О продаже населению товаров в кредит (утв. Правительством РФ от 09.09.93г. N895);
- О нормах естественной убыли на продовольственные товары (приказ Минторга РФ от 21.05.87г. №085);
- Основные положения по учету тары на предприятиях и в организациях (утв. МФ СССР от 30.09.85г. №166);
- О защите прав потребителей (закон РФ от 07.02.92г. N2300-1 с изм. от 02.06.93г.);
- О формировании свободных (рыночных) розничных цен (утв. Госкомцен РФ от 24.09.93г. №01-17/1199-23).
В коммерческой деятельности существуют понятия ОПТОВОЙ И РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ, оптовой, розничной и договорной цены:
- продажа за наличный расчет с выдачей чека ККМ при всех ситуациях считается розничной торговлей;
- продажа физическим лицам по безналичному расчету (по кредитным карточкам, или перечислением со счетов) квалифицируется как розничная торговля;
Ст. 492 ГК РФ гласит, что "по договору розничной купли-продажи продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу (или оказанию частных услуг, работ), обязуется передать покупателю товар (оказать услугу), предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью".