При приобретении малоценных и быстроизнашивающихся предметов в бухгалтерском учете предприятия делают записи:
1) на покупную стоимость приобретенных предметов (без НДС):
Д-т сч. 22 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы",
К-т сч. 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
2) на сумму налогового кредита по НДС:
Д-т сч. 641 "Расчеты по налогам ",
К-т сч. 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
3) на сумму, уплаченную поставщикам за приобретенные малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (включая НДС);
Д-т сч. 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",
К-т сч. 31 "Счета в банках".
Оприходование на баланс малоценных и быстроизнашивающихся предметов, полученных из других источников, отражается записью по дебету счета 22 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" и кредиту счетов:
40 "Уставный капитал" (на стоимость малоценных предметов, внесенных учредителями (участниками) в уставный капитал предприятия);
23 "Производство" (на стоимость инструментов, спецприспособлений и других предметов, изготовленных в собственном производстве);
745 "Доход от бесплатно полученных активов" (на стоимость предметов, полученных бесплатно от других юридических и физических лиц).
Аналитический учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов ведется по их видам (однородным группам), установленным исходя из потребностей предприятия.
Стоимость малоценных и быстроизнашивающихся предметов, переданных в эксплуатацию, в соответствии с Положением (стандартом) 9 исключается из состава активов (списывается с баланса). При этом в бухгалтерском учете делают запись по кредиту счета 22 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" и дебету счетов:
23 "Производство " (на стоимость инструментов и приспособлений и других предметов, используемых в производстве для изготовления определенных изделий, выполнения специальных заказов);
91 "Общепроизводственные расходы", 92 "Административные расходы" (на стоимость малоценных предметов общего назначения, используемых в цехах и других производственных подразделениях основного и вспомогательных производств, в том числе и по уходу за работой машин и оборудования, а также для общехозяйственных потребностей);
93 "Расходы на сбыт" (на стоимость малоценных и быстроизнашивающихся предметов, используемых в подразделениях, занятых сбытом (реализацией) готовой продукции (товаров, работ, услуг);
949 "Прочие расходы операционной деятельности" (на стоимость предметов, переданных в пользование обслуживающим производствам и хозяйствам) и др.
Однако для предупреждения злоупотреблений по местам использования должен быть обеспечен оперативный контроль за сохранностью малоценных и быстроизнашивающихся предметов с помощью ведения учета в карточках (ф. № МШ-2, № МШ-6), инвентарных описей и др. Инструменты и приспособления, выдаваемые, из цеховых кладовых рабочим в длительное пользование, записываются в инструментальную карточку рабочего. Контроль за сохранностью инструментов, выдаваемых из цеховой кладовой рабочим на короткий срок, обеспечивается с помощью инструментальных марок (жетонов) с выбитыми табельными номерами рабочих, в обмен на которые выдается нужный инструмент и прочее.
Предметы пришедшие в негодность, списываются по актам о выбытии малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. № МШ-8). Полезные отходы, полученные от их списания (металлолом, ветошь и др.), приходуются по цене их возможного использования или реализации на дебет счета 209 "Прочие материалы" в корреспонденции с кредитом счета 719 "Прочие доходы от операционной деятельности".
Существует проблема сохранности малоценных и быстроизнашивающихся предметов, то есть тех предметов, которые отражаются на счете 22. Ведь согласно п. 23 ПБУ-9 стоимость малоценных и быстроизнашивающихся предметов, переданных в эксплуатацию, "... исключается из состава активов (списывается с баланса) с дальнейшей организацией оперативного количественного учета таких предметов по местам эксплуатации и соответствующим лицам в течение срока их фактического использования».
Для организации аналитического учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, особенно на крупных предприятиях, можно воспользоваться методами, которые применялись ранее и достаточно подробную информацию о которых можно найти в старых (иногда в очень старых) документах по бухгалтерскому учету. В частности, за основу аналитического учета можно принять метод постоянного запаса или метод обменного фонда (второй вариант Основных положений по учету малоценных и быстроизнашивающихся инструментов и приспособлений в эксплуатации, утвержденных приказом бывшего Министерства финансов СССР от 09.09.59 г. № 276), но с учетом требований национальных стандартов (ПБУ-9 и ПБУ-7) и нового Плана счетов бухгалтерского учета.
Суть этого метода сводится к тому, что в синтетическом и аналитическом учете отражаются только те операции, которые приводят к изменению остатков малоценных и быстроизнашивающихся предметов у материально ответственных лиц, за исключением операций по учету, связанных с движением инструментов, содержащих алмазы и драгоценные металлы.
Суть метода обменного фонда заключается в следующем:
1. Для каждой инструментально-раздаточной кладовой устанавливается норма постоянного запаса инструментов и предметов в разрезе позиций номенклатуры их учета по группам, видам, наименованиям, номерам чертежей. Указанная норма запаса инструментов устанавливается расчетным путем исходя из потребностей для обеспечения:
- постоянного комплекта инструментов и приспособлений, закрепленного за станочным оборудованием;
- рабочих и специалистов инструментами, которые должны находиться в их индивидуальном длительном пользовании;
- оборотного фонда, находящегося на рабочих местах и в кратковременном пользовании;
- минимального переходящего запаса, необходимого для бесперебойной текущей выдачи на рабочие места взамен пришедших в негодность или требующих заточки.
2. Остатки инструментов и предметов, числящиеся за инструментально-раздаточной кладовой, приводятся в соответствие с установленными расчетными нормами запаса. Для этого лишние и ненужные инструменты из инструментально-раздаточной кладовой и передаются в центральный инструментальный склад, а недостающие - пополняются отпуском из центрального инструментального склада.
Все перечисленные операции по регулированию остатков инструментов в инструментально-раздаточной кладовой оформляются первичными документами (ф. № М-11) с отражением в синтетическом и аналитическом учете, поскольку это приводит к изменению остатков в инструментально-раздаточной кладовой
Первоначальная выдача инструментов производится на основании требования мастера, в котором указывается:
- рабочие места;
- перечень инструментов и приспособлений, необходимых на каждом рабочем месте в соответствии с технологическими картами;
- время, на которое выдается инструмент;
- получатели инструментов и приспособлений: рабочие-станочники, наладчики и т.д.
На каждого получателя инструментов и приспособлений открывается лицевая карточка, в которой работники расписываются за полученный инструмент. Выдача инструмента во временное пользование производится по записке мастера, в которой на ряду с наименованием и количеством инструмента, указывается время на которое выдается инструмент.
Возвращенные работниками в инструментально-раздаточную кладовую инструменты и приспособления подлежат обязательному осмотру и технической проверке на предмет определения возможности их дальнейшего использования, а также установления факта сохранности всех его съемных частей.
Нормально изношенные или затупленные инструменты сдаются работниками непосредственно в раздаточную кладовую и обмениваются на годные инструменты, штука за штуку, без оформления документов.
Во всех случаях поломки, порчи или потери инструментов, если это произошло по вине работника, составляется акт выбытия (ф. № МШ-4) в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для удержания с виновного в установленном законом порядке соответствующей суммы для возмещения причиненного ущерба.
Нормально изношенные, поломанные и негодные инструменты предъявляются в центральный инструментальный склад для обмена. Операции обмена центральным инструментальным складом негодных инструментов на годные производятся по принципу «только штука за штуку» и оформляются актом обмена. В актах обмена по строке «Причина списания» в соответствующих случаях указывается:
- «естественный износ»;
- «поломка, порча»;
- «подлежит переточке, перешлифовке, переделке».
На каждую из указанных причин списания составляется отдельный акт обмена. При этом к акту на списание по причине поломки и порчи должны быть приложены вторые экземпляры актов выбытия с распиской бухгалтерии в получении первых экземпляров для удержания с виновных причиненного предприятию ущерба.
Обмен инструментов осуществляется в установленные графиком сроки в присутствии лиц, ответственных за составление актов.
При отсутствии или недостатке в центральном инструментальном складе отдельных инструментов составляется сигнальная записка и передается в инструментальный отдел (бюро) для принятия мер.
Подписанные и оформленные акты на списание инструментов (приспособлений) и обмен их на годные центральным инструментальным складом по реестру передаются в бухгалтерию предприятия, где группируются и отражаются в учете в корреспонденции со следующими счетами.