Если деньги выдаются отдельному лицу, то кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем, когда он выдан и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдаются только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
В ООО “Дженерал Компани Ресурс” деньги из кассы выдаются только лицам, указанным в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.) При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись “По доверенности “. Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).
По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки “Депонировано”, затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.
Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств. Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.
Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. Где указываются основания для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются надписью “Оплачено” - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить их повторного использования. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка, то его оформляют заново.
После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (ф. КО-4), которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. На последней странице кассовой книге указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книги делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге
На ООО “Дженерал Компани Ресурс” бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету. После проверки кассового отчета, в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов.
На примере приведенных в таблице хозяйственных операций по ООО «Дженерал Компани Ресурс» за январь 2004 года просматривается порядок заполнения журнала-ордера № 1.
Хозяйственные операции за январь месяц 2004г. в хозяйствующем субъекте
ООО «Джененрал Компани Ресурс»
| № п/п | Дата | Хозяйственные операции | Д | К | Сумма |
| 1 | 05.01.04 | Сотрудник Страшнова Е.И. направляется в командировку на территории РФ, подотчет выданы средства из кассы организации р/о 1 | 71 | 50 | 6 500 руб. |
| 2 | 05.01.04 | Получение денежных средств в качестве вклада в УК ООО «Дженерал Компани Ресурс» от учредителя ООО «Катран» п/о 1 | 50 | 75 | 20 000 руб. |
| 3 | 14.01.04 | Выдан аванс за январь 2004г. сотрудникам ООО «Дженерал Компани Ресурс»р/о 2 | 70 | 50 | 10 000 руб. |
| 4 | 15.01.04 | Сотрудник организации Ливякин А.М. направляется в загран командировку, из кассы организации выдаются денежные средства в валюте РФ р/о 3 | 71 | 50-1 | 9 000 руб. |
| 5 | 15.01.04 | Сотрудник организации Ливякин А.М. направляется в загран командировку, из кассы организации выдаются денежные средства в валюте долл.США р/о 1 | 71 | 50-4 | $ 1 500 |
| 6 | 15.01.04 | Получение денежных средств в качестве вклада в УК ООО «Дженерал Компани Ресурс» от учредителя Перич П.Н. п/о 2 | 50 | 75 | 40 000 руб. |
| 7 | 16.01.04 | Сотрудник Страшнова Е.И. возвратившаяся 08.01.2004г.) предоставила авансовый отчет по командировке (без НДС), возник перерасход | 20 | 71 | 6 500 руб. |
| 8 | 16.01.04 | Возвращен перерасход по командировке Страшновой Е.И. р/о 5 | 71 | 50 | 600 руб. |
| 9 | 19.01.04 | Приобретена доля в размере 40% УК организации ООО «КомТранс» р/о 6 | 58-1 | 50 | 40 000 руб. |
| 10 | 19.01.04 | Получение денежных средств в качестве вклада в УК ООО «Дженерал Компани Ресурс» от учредителя Лямишева Ф.Л п/о 3 | 50 | 75 | 40 000 руб. |
| 11 | 22.01.04 | Выданы денежные средства из кассы организации под отчет Петровой Е.И. на представительские расходы р/о 7 | 71 | 50-1 | 10 000 руб. |
| 12 | 22.01.04 | Приняты к учету приобретенные билеты в театр для представителей сторонней организации | 50-3 | 71 | 9 600 руб. |
| 13 | 22.01.04 | Возвращен остаток в кассу п/о 4 | 50-1 | 71 | 400 руб. |
| 14 | 22.01.04 | Стоимость выданных билетов отражена в составе внереализационных расходов | 91-2 | 50-3 | 9 600 руб. |
| 15 | 22.01.04 | Отражена курсовая разница по расчетам с подотчетным лицом (Ливякиным А.М.) | 71 | 91-1 | 75 руб. |
| 16 | 22.01.04 | Отражены командировочные расходы Ливякина А.М. | 20 | 71 | 49 054,2 руб. |
| 17 | 22.01.04 | Ливякиным возвращен остаток суммы, выданной под отчет в рублях п/о 6 | 50-1 | 71 | 3 325,8 руб. |
| 18 | 22.01.04 | Реализованы акции ООО «КомТранс» организации ООО «Интер- Престиж» п/о 5 | 50 | 62 | 60 000 руб. |
| 19 | 22.01.04 | ООО «Дженерал Компани Ресурс» предоставила займ ООО «Трансстрой» р/о 8 | 58-3 | 50 | 50 000 руб. |
| 20 | 30.01.04 | Возвращен в кассу организации ранее выданный займ + %-ы по займу сотруднику организации п/о 7 | 50 | 73-1 | 20 164 руб. |
| 21 | 30.01.04 | Выдана заработная плата сотрудникам за январь месяц, и пособие по рождению ребенка Иванову А.И. р/о 10,11 | 70 | 50 | 16 685 руб. |
Для учета кассовых операций на предприятии ООО “Дженерал Компани Ресурс” использует активный счет 50. На дебете счета 50 отражают хозяйственные операции по поступлении наличных денег в кассу с кредита разных счетов в зависимости от вида поступления.
Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.
К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:
50-1 "Касса организации",
50-2 "Операционная касса",
50-3 "Денежные документы" и др.
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.