В соответствии со ст.ст.167, 168 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе расходов по проезду, расходов по найму жилого помещения, суточных и иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, является командировочное удостоверение, унифицированная форма которого (форма N Т-10) утверждена Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки.
В данном случае работник проводит очередной отпуск в Испании, но не в Мадриде, а в Барселоне. Поскольку в данном случае к месту постоянной работы командированное лицо возвращается не из места командировки, а из места проведения отпуска, то представленный проездной документ на перелет из Испании в Россию не может являться основанием для возмещения командировочных расходов по проезду работника из места командировки до места постоянной работы. Таким образом, руководитель организации вправе отказать работнику в возмещении расходов по оплате обратного перелета.
Порядок выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств регулируется Постановлением Правительства РФ от 01.12.1993 N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств", а размеры выплаты суточных установлены в Приложении 1 к Приказу Минфина России от 12.11.2001 N 92н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран". Согласно данному Приложению при командировках в Испанию нормы суточных установлены в размере 57 долл. США за каждый день нахождения в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации (Письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу").
Для целей исчисления налога на прибыль суточные учитываются по нормам, предусмотренным Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией", согласно которому за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации суточные для целей налогообложения прибыли принимаются в размере 100 руб., а на территории Испании - 57 долл. США.
В данном случае работник по окончании командировки не возвращается к месту постоянной работы в связи с предоставлением ему отпуска. Поэтому организация выплачивает суточные за все время нахождения в командировке по нормам, установленным за день нахождения в командировке на территории Испании.
Суточные, выплачиваемые работодателем командированному работнику в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения учитываются для целей исчисления налога на прибыль в составе прочих расходов (п.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ), кроме того, указанные расходы не подлежат обложению единым социальным налогом на основании пп.2 п.1 ст.238 НК РФ РФ и налогом на доходы физических лиц на основании п.3 ст.217 НК РФ.
Стоимость активов и обязательств, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации для этой иностранной валюты по отношению к рублю (п.п.4, 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденного Приказом Минфина России от 10.01.2000 N 2н).
Пересчет средств в расчетах с юридическими и физическими лицами в рубли производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности (п.7 ПБУ 3/2000). Даты совершения операций с иностранной валютой определяются в соответствии с Приложением к ПБУ 3/2000, согласно которому датой совершения кассовых операций с иностранной валютой является дата оприходования денежных средств в кассу или выдачи денежных средств из кассы. Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление определенных расходов, является дата утверждения авансового отчета.
В рассматриваемой ситуации в связи с увеличением курса долл.США в период между датой выдачи валюты под отчет и датой утверждения авансового отчета, представленного командированным сотрудником, в бухгалтерском учете организации возникает положительная курсовая разница. В соответствии с п.13 ПБУ 3/2000 возникшая в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте положительная курсовая разница отражается как внереализационный доход, который учитывается в соответствии с Планом счетов на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы".
Для целей исчисления налога на прибыль доходы в виде курсовой разницы, возникающей от переоценки имущества в виде валютных ценностей и требований (обязательств), стоимость которых выражена в иностранной валюте, учитываются в составе внереализационных доходов (п.11 ст.250 НК РФ).В данном случае работник возвращает остаток суммы, выданной ему под отчет.
На основании п.4.4 Положения командируемое лицо в случае возникновения задолженности в иностранной валюте по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы имеет право по договоренности с организацией погасить сумму задолженности путем внесения в кассу организации эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранной валюте, установленному Банком России на дату погашения задолженности.
| Содержание операций | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Первичный документ |
| Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу на командировочные расходы | 71 | 50-1 | 9 000 | Расходный кассовый ордер |
| Выдана из кассы валюта подотчетному лицу на командировочные расходы (1500 х 28,87) | 71 | 50-4 | 43 305 | Расходный кассовый ордер |
| На дату утверждения авансового отчета 22.01.04 | ||||
| Отражена курсовая разница по расчетам с подотчетным лицом (1500 х (28,92 - - 28,87)) | 71 | 91-1 | 75 | Бухгалтерская справка-расчет |
| Отражены расходы по оплате суточных в валюте (57 х 5 х 28,92) | 20 | 71 | 8 242,2 | Авансовый отчет |
| Отражены расходы по найму жилого помещения в командировке (1100 х х 28,92) | 20 | 71 | 31 812 | Авансовый отчет |
| Отражены расходы по оплате перелета к месту командировки | 20 | 71 | 9 000 | Авансовый отчет |
| Работником возвращен остаток суммы, выданной под отчет | 50-1 | 71 | 3 325,80 | Приходный кассовый ордер |
2.1.2 Выдача подотчет сумм из кассы предприятия сотрудникам организации.
ООО «Дженерал Компани Ресурс» 22.01.2004г. принимала представителей другой организации, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. При этом было организовано посещение представителями другой организации театра. На основании приказа руководителя организации Иванова А.И. для приобретения билетов в театр подотчетному лицу Петровой Е.И. выданы из кассы денежные средства в сумме 10 000 руб. В этот же день подотчетным лицом представлен авансовый отчет с приложением билетов в театр, подтверждающих произведенные расходы на сумму 9 600 руб. Билеты выданы представителям другой организации.
В рассматриваемом случае билеты в театр для представителей другой организации, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества, приобретаются через подотчетное лицо.