Введение
В современных условиях хозяйствования роль бухгалтера на предприятиях и в организациях неизмеримо возрастает. Рыночная экономика вызывает значительное изменение функций бухгалтера и аудитора, и расширения задач, стоящих перед ними. Из счетного работника, занимающегося констатацией фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, с целью составления достоверной отчетности, он постепенно превращается в «советника» руководителя практически по всем вопросам деятельности предприятия. Ни одно управленческое решение не обходится без согласования с главным бухгалтером, с целью определения как его эффективности, так и налоговых последствий.
Нестабильность гражданского и налогового законодательства, реформа всей системы учета в стране заметно усложняют деятельность бухгалтера и аудитора. В этих условиях возникает потребность в бухгалтерах-профессионалах и аудиторов-профессионалов.
1. Этапы развития автоматизации бухгалтерского учета
Управление предприятием в современных условиях определяется как изменение состояния системы, ведущее к достижению постоянной цели. Система управления предприятием взаимодействует в постоянной взаимосвязи с внешней средой. Взаимосвязь осуществляется посредством информации, которая по потокам прямой связи передает цель функционирования, различные команды управления от системы более высокого уровня к системам низкого звена, а по потокам обратной связи – все сведения, необходимые для регулирования информационного процесса. Управленческая информация обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Важнейшей ее составляющей является экономическая информация, которая отражает производственно-финансовую деятельность любых экономических объектов с помощью системы натуральных стоимостных показателей. Во всех случаях при этом используется количественные величины, цифровые значения. Эта особенность экономической информации предопределяет возможность широкого применения для ее обработки вычислительной техникой.
Основными причинами, предопределяющими применение вычислительной техники в организации бухгалтерского учета, являются большие объемы информации, многочисленные группировки, жесткие сроки обработки, высокие требования к точности и достоверности. Бухгалтерские задачи ранее других экономических задач стали обрабатываться техническими средствами. Компьютеризация бухгалтерского учета тесно связана с вышеназванными причинами, позволяющими на этом пути выделить два этапа – механизированный и автоматизированный.
Первый этап (50-60-е гг.) характеризуется использованием электронно-механических перфорационных машин, организацией машиносчетных стаций на крупных предприятиях, где основную роль играла комплексная механизированная обработка учетных записей таблично перфокарточной системы счетоводства на базе типовых программ.
Переход ко второму этапу – автоматизированному (с начала 70-х гг.) – был вызван появлением ЭВМ, приспособленных для решения задач в сфере экономики. Этап автоматизации насчитывает несколько периодов в своем развитии, зависящих в первую очередь от изменения форм взаимодействия машин и пользователя, а также режимов работы ЭВМ. Начальный период связан с централизованной обработкой бухгалтерских задач на вычислительном центре, где применялся однопрограммный режим работы ЭВМ. Бухгалтер имел возможность влиять на ход решения задачи. Оператор, получив учетную документацию, обрабатывал ее на ЭВМ по программе и возвращал пользователю свободные бухгалтерские данные – ведомости аналитического и синтетического учета, на основании которых принимались управленческие решения. Развитие архитектуры ЭВМ и их операционных систем создали предпосылки для взаимодействия пользователя с программой. Получив результаты расчетов, он оперативно принимал решения о дальнейшей работе с программой.
2. Состав комплекса задач автоматизированной системы бухгалтерского учета.
Информационная система бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности. Комплекс задач содержит информацию о качественно однородных ресурсах предприятия. Организация автоматизированных рабочих мест на базе персональных компьютеров, создание локальных вычислительных сетей предприятия выдвигают новые требования в организации информационной базы и формированию комплексов экономических задач. Появляются возможности создания системы распределительных баз данных, обмена информации между различными пользователями. Автоматического формирования первичных документов компьютере. Возникают межфункциональные комплексы задач управления. Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов различных участков учета.
Организация межфункционального комплекса может быть рассмотрена на примере программы «Материалы», основу которой составляет единая база данных, функционирующая в условиях локальной вычислительной сети предприятия. В процессе учета наличия и движения материальных ценностей задействованы специалисты трех подразделений: складов, бухгалтерии и отдела маркетинга. Программный комплекс включает три части: модуль кладовщика (склад), модуль бухгалтерии и модуль экономиста отдела маркетинга. Программный модуль кладовщика обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию. Прихода-расхода материальных ценностей, бухгалтера – заполнение документов по достижению материальных ценностей в части данных бухгалтерского учета, контроль операций по движению материалов, учет движения материалов в количественном и суммовом выражении, финансовые расчеты. Экономист отдела маркетинга ведет номенклатуру материальных ценностей, банк коммерческих предложений, формирование документов по движению материальных ценностей.
Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производится первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку (например, по учету заработной платы составляются расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета. Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета. Третья фаза обработки состоит в осуществлении свободного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей по счетам Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка – Главная книга - Баланс».
Существует информационный обмен между предприятием и внешней средой, который заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим, административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др. Для связи с банками широко используется межмашинный обмен информацией по системе «Клиент - Банк». Банк, который обслуживает расчетный счет предприятия, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса.
3. Информационное обеспечение компьютерной обработки учетных данных бухгалтерского учета.
Информационное обеспечение компьютерной обработки данных бухгалтерского учета состоит из внемашинного и внутримашинного. Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводногруппировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.
Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитном диске в памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействия между ними, развитием их во времени.
Пофайловая организация информационного обеспечения состоит в формировании различных массивов. Классифицировать их можно по различным признакам: по смысловому содержанию, способам использования, назначению, методу организации. По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются следующим образом: постоянные массивы; текущие (переменные) массивы; промежуточные массивы; выходные массивы; хранимые массивы; поисковые (информационные) массивы и служебные массивы. Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, представляющий собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Для поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление диска, в который записываются краткие сведения о диске.