Основные источники информации – это нормативные акты, которыми пользуется ревизор при осуществлении контроля:
Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 16.07.99 № 996-ХІV;
Инструкция по бухгалтерскому учету балансовой стоимости основных средств, утвержденная приказом МФУ от 24.07.97 № 159;
Инструкция об инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей денежных средств и расчетов, утвержденная приказом МФУ от 30.10.98 № 90, с изменениями и дополнениями;
Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий», кодифицированный на 01.09.98.[1, с.84].
Ревизию основных средств рекомендуется проводить в такой последовательности: сначала проверяют фактическое наличие и сохранение собственных средств и таких, которые арендуются, а потом своевременность и полноту их оприходования, законность проведения операций по их перемещению, правильность проведения амортизации, а также организацию и состояние бухгалтерского учета основных средств.
Ревизор не может приступать к ревизии, если по вопросам, которые подлежат проверке, запущен бухгалтерский учет.
О невозможности проведения ревизии составляется соответствующий акт, в котором следует четко и конкретно обосновать недочеты. После этого ревизор подает руководителю предприятия соответствующие предложения относительно обновления и наведения порядка в учете и устанавливает срок выполнения этих указаний. О запущенном ведении бухгалтерского учета ревизор докладывает должностному лицу, которое назначило ревизию, чтобы решить вопросы относительно привлечения виновных лиц к административной ответственности и повторного назначения проведения ревизии.[13, с.52].
Обеспечение сохранности основных средств в значительной степени зависит от постановки их учета. Проверяя состояние учета основных средств, нужно убедиться в правильности организации аналитического учета; выяснить, все ли основные средства предприятия закреплены за материально ответственными лицами; правильно ли проведена последняя инвентаризация, каковы выявленные ею недостачи или излишки и отражены ли они в учете; проконтролировать достоверность учетных данных о наличии и движении основных средств.[16. с.120].
Далее необходимо проверить полноту и достоверность инвентарных карточек. Для проверки полноты инвентарных карточек нужно сопоставить данные описей инвентарных карточек по учету основных средств (форма № ОЗ-7) по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками. При отсутствии каких-либо инвентарных карточек следует выяснить причины, убедиться в наличии объектов, по которым отсутствуют инвентарные карточки, и предложить восстановить аналитический пообъектный учет основных средств.[16, с.120].
При использовании ПЭВМ вместо инвентарных карточек или книг может вестись магнитотека основных средств, что значительно удобнее и позволяет сократить трудоемкость аналитического учета. Однако для визуального контроля такая картотека должна быть распечатана и представлена в виде описи проверяющему.[14, с.223].
Кроме того, изучается соответствие данных аналитического учета основных средств их остатку по синтетическому счету 10 „Основные средства» на определенные даты. Для этого суммы остатков по классификационным группам сопоставляют с остатками по синтетическом счету 10 „Основные средства» в Главной книге. При расхождении между данными аналитического и синтетического учета нужно выяснить их причины и виновных в этом должностные лиц, определить последствия (недоначисление или излишнее начисление амортизации) и внести свои предложения по устранению выявленных недостатков.[16, с.121].
Проверяется, все ли объекты основных средств закреплены за материально-ответственными лицами.[13, с.53].
Контроль полноты закрепления объектов основных средств за материально-ответственными лицами в структурных подразделениях предприятия производится методом сравнения данных Главной книги по остаткам на первое число месяца по счету 10 «Основные средства» и итоговыми данными оборотной ведомости об остатках основных средств в разрезе материально-ответственных лиц. Используя данные бухгалтерии по аналитическим счетам по расчетам по оплате труда материально-ответственных лиц, можно выявить факты нарушений, когда работники не несут ответственности за сохранение основных средств (в связи с нахождением в долгосрочных отпусках по уходу за ребенком до трех лет или долгим нахождением на больничном в связи с временной нетрудоспособностью, увольнением с работы без передачи другим работникам материальных ценностей, которые за ними числятся).[1, с.85].
Обнаружив неполное закрепление объектов основных средств за материально ответственными лицами по месту их нахождения и эксплуатации, ревизор обязан выявить, почему было допущено это нарушение, кто виновен в этом и каковы последствия. Одновременно, не ожидая окончания ревизии, необходимо потребовать от руководства ревизуемого предприятия принятия незамедлительных мер по закреплению основных средств за материально ответственными лицами. О выполнении этого предложения следует указать в основном акте комплексной ревизии.[17, с.138].
Визуальная проверка наличия договоров с работниками, которые временно или постоянно выполняют обязательства материально-ответственных лиц, встречная проверка по письменному запросу в правоохранительные органы относительно возможности запрета некоторым работникам исполнять работу, связанную с материальною ответственностью, дают возможность определиться в критериях выбора объектов для контроля, выявить взаимосвязанные нарушения, недостачи, кражи, их причины.[1, с.85-86].
Важным условием обеспечения сохранности основных средств является качественное проведение инвентаризации основных средств работниками предприятия. Поэтому в процессе контроля нужно проверить полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств и правильность отражения ее результатов в бухгалтерском учете. Аудитору это необходимо для того, чтобы убедиться, насколько можно доверять результатам проведенной инвентаризации на предприятии, чтобы уменьшить аудиторский риск.
При проверке качества проведенной на предприятии инвентаризации основных средств (своевременность и полнота) учитывается, что инвентаризацию зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств разрешается проводить один раз в два-три года, библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет. [7, с.10].
По результатам проведённой инвентаризации составляют инвентаризационные описи разных форм в зависимости от ревизуемых объектов (табл.2).
Таблица 2
Формы описей по инвентаризациям
| № формы | Наименование документа | Области применения и образцы использования | Особенности заполнения |
| Инв-1 | Инвентаризационная опись основных средств | Отображение данных инвентаризации на три даты | Отдельно по каждому местонахождению ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранение основных средств |
| Инв-10 | Акт инвентаризации незаконченных капитальных ремонтов основных средств | Применяется при инвентаризации незаконченных капитальных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств | Акт составляется на основе проверки работ в натуре, подписывается и передается в бухгалтерию |
| Инв-18 | Сравнительная ведомость | Применяется для отображения результатов инвентаризации основных средств | Составляется бухгалтерией предприятия и сохраняется в бухгалтерии |
Следует обращать внимание на качество оформления инвентаризационных описей. Встречаются случаи формального проведения инвентаризации, когда сведения об объектах (наличие и состояние) переносятся в инвентаризационные описи из инвентарных карточек или прошлогодних инвентаризационных описей. Необходимо проверить, были ли выявлены в процессе инвентаризации объекты основных средств, пришедшие в негодность и подлежащие списанию, а также излишние и ненужные машины и оборудование, которые должны быть реализованы или переданы на баланс другого предприятия. На объекты, подлежащие реализации (передаче) или списанию, составляются отдельные инвентаризационные описи. Полноту инвентаризации устанавливают сопоставлением инвентаризационных описей с показателями аналитического учета.
На основе изучения всех материалов инвентаризации, включая и отражение результатов инвентаризации основных средств на счетах бухгалтерского учета, дается заключение о качестве проведенной инвентаризации и предложения по ее улучшению. Для проверки качества инвентаризации целесообразно провести выборочную инвентаризацию отдельных видов основных средств.[16, с.121].
Особое внимание обращают на обеспечение правильного хранения излишних, ненужных, бездействующих и находящихся в запасе основных средств. Такие объекты основных средств нередко хранятся под открытым небом, ржавеют, разукомплектовываются.
По всем фактам разукомплектования и бесхозяйственного отношения к хранению основных средств проводится тщательно расследование, в результате которого определяются размер нанесенного материального ущерба и виновные в этом должностные лица, а также принимаются меры по привлечению виновных лиц к ответственности с возмещением материального ущерба.[17, с.138].