Ревизия и аудит (стр. 16 из 17)

При формировании входной информации осуществляется отображение реестра документов складского учета отдельно по каждому складу.

Реестр включает в себя следующие данные: дата проведения хозяйственной операции, вид документа, получатель, сумма по документу, корреспонденция счетов. При проверке проверяющий сличает количество первичных данных, проведенных по реестру, с количеством документов, которые фактически были проведены по складу.

После набора НСИ и первичной информации необходимо перейти к расчету и формированию выходной информации. АРМ бухгалтера I категории выдает следующий перечень машинограмм:

карточка складского учета материалов

оборотная ведомость материальных ценностей

справочная информация

информация о переоценке материальных ценностей

реестр первичных документов

При выборе какой-либо машинограммы производится её автоматизированный подсчет и выдача на экран или печатное устройство выходной информации. Возможна выдача информации по предприятию, подразделению, материально-ответственному лицу.

Карточка складского учета материалов отображает информацию в аналитическом разрезе материалов. На основании первичных данных и данных, отраженных в карточке складского учета проверяющий (бухгалтер) имеет возможность проконтролировать наличие и движение производственных запасов.

На месте хранения информации пользователь (кладовщик, ответственные лица за хранение и отпуск материалов и т.п.) и контролирующие лица (бухгалтер, проверяющий) имеют возможность получить справочную информацию для контроля и оперативного управления производственными запасами.

Особое значение для работы АРМБ имеют функции контроля на уровне входной информации введенных ранее данных. Путем автоматического формирования данных по необходимой форме и структуре контролер имеет возможность проанализировать данные за любой период времени (год, месяц, декаду, день и т.д.).

Автоматическое формирование необходимых данных осуществляется путем применения автоматизированного документирования хозяйственных операции. При этом на экран выдается информация по следующим основным параметрам:

- структура первичного документа по заданному периоду;

- осуществление операции;

- определенный период времени (день, месяц, квартал, год и т.д.)

- определенные показатели, отраженные в первичных данных;

- счета, субсчета и коды аналитического учета;

- наименование материалов и их кодов;

- информация по поставщикам в диапазоне дат;

- структурные подразделения (склады, кладовые, цеха и т.п.)

- номера документов или диапазону номеров;

- материально ответственные лица;

- сроки поставок материалов;

- динамика цен на приобретенные материалы;

- допустимость корреспонденции счетов по учету материалов;

- сроки и правильность переоценки материалов;

- полнота входной информации.

Информация о наличии и движении материалов по каналам связи передается на АРМ бухгалтера II категории. Здесь дополняется недостающая информация, создается база данных бухгалтерских проводок.

Выходная информация в условиях функционирования АРМ бухгалтера II категории отражается как в регламентном, так и в запросном режимах.

Основной регламентированной выходной информацией по учету производственных запасов, выдаваемой в виде машинограмм, видеокадров, справок, являются:

Инвентаризационная ведомость по наличию материальных

ценностей

Сводная ведомость по приходу материальных ценностей

Сводная ведомость по расходу материальных ценностей

Оборотная ведомость материальных ценностей

Карточка подотчетного лица

Ведомость отражения хозяйственных операций по учету

материальных ценностей на счетах бухгалтерского учета

Ведомость переоценки материальных ценностей

Ведомость начисления и списания износа МБП

Ведомость поступления материальных ценностей

в аналитическом разрезе

Ведомость использования материальных ценностей

Справочная информация и аудит учета материальных ценностей

Прогнозирование использования материальных ценностей

Ведомость показателей прибыли полученной от реализации

материальных ценностей

Прогнозирование запасов товароматериальных ценностей

Реестр первичных документов

Журнал учета отпуска материальных ценностей

Информация, содержащаяся в машинограммах, должна сохранятся на магнитных носителях и в базе данных центральной ПЭВМ. В дальнейшем она используется для автоматизированного ведения отчетных регистров бухгалтерского учета.

Порядок оформления машинограмм должен обеспечивать юридическую силу документов и их соответствие требованиям архивного хранения и документальных проверок.

Для сохранности информации и в случае аварийных ситуаций следует предусмотреть хранение в течение требуемого периода дублей (копий) информации на технических носителях.

Заключение

В магистерской работе, выполненной на примере предприятия ЗАО «Тригон», рассмотрены вопросы теории и практики бухгалтерского учета и контроля производственных запасов. Её основные положения состоят в следующем:

1. Рассмотрена практика учета операций с материалами в ЗАО «Тригон», выявлены и недостатки и внесены предложения по её совершенствованию, а именно:

- одним из наиболее грубых нарушений в работе бухгалтерии данного предприятия, является применение старого плана счетов. В частности, предложено перейти на новый план счетов;

- необходимо уделить большее внимание состоянию и оборудованию складского хозяйства необходимыми приборами, компьютерной техникой. Это необходимо для надлежащего учета, контроля и хранения материалов на складах предприятия.

Следует проводить не только годовую инвентаризацию ценностей – сплошным методом, а и промежуточные инвентаризации (1 раз в квартал) – выборочным методом;

- карточки складского учета оформляются ненадлежащим образом, а именно не проставляется норма запаса, что может привести к сверхлимитному расходованию ценностей. Для обнаружения сверхлимитного расходования необходимо ужесточить проверки, путем взаимных проверок наличия запасов на складах (цехах, кладовых) и сравнения полученных данных с данными бухгалтерии.

2. Существует порядок учета ТЗР, также имеет ряд недостатков:

- на предприятии, в аналитическом учете ТЗР не выделяются в отдельный счет, что приводит к искусственному завышению снабженческих расходов и занижению себестоимости материалов;

- в аналитическом учете ТЗР нет данных о величине транспортных и погрузочно-разгрузочных расходах, о затратах по возмещению предприятием расходов сбытовых и снабженческих организаций и т.д. Это связано с отсутствием в составе регистров бухгалтерского учета ведомости №10, предназначенной для ведения аналитического учета ТЗР.

Для совершенствования учета ТЗР необходимо:

- сконцентрировать ТЗР на отдельном синтетическом счете;

- выделить в аналитическом учете ТЗР по местам их возникновения и центрам ответственности.

3. Высказаны соображения по поводу Акта на оприходования ценностей. Такой Акт на исследуемом предприятии отсутствует, и при возникновении претензий к поставщикам, связанных с доставкой материалов, потери, понесенные при транспортировке, ложатся на убыток предприятия. Чтобы избежать этого, будет правильным и целесообразным применение и составление данного Акта.

Однако, при наличии столь множества недостатков в ведении бухгалтерского учета данного предприятия, имеется и ряд положительных моментов:

- в бухгалтерии, бухгалтерский учет запасов автоматизирован, что дает дополнительные преимущества в сокращении бумажной работы и экономии времени. Многие учетные регистры ведутся с помощью компьютерной программы, в данном случае это ведение журнала ордера №6 и оборотной в ведомости движения ценностей по складам;

- прогрессивным является отпуск материалов и контроль за использованием их в производстве на основе раскрытых карт, в которых указывается количество отпущенных материалов и результаты кроя (экономия или перерасход). Раскройные карты используются в заготовительных цехах.

Надеемся, что предполагаемые рекомендации будут способствовать совершенствованию практики учета и контроля производственных запасов на ЗАО «Тригон».

Литература

1. Закон Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» № 996-14 от 16. 06. 1999 г.

2. Закон Украины «О налогообложении и прибыли предприятия» № 283/97-ВР, в редакции от 22. 05. 1997 г., с изменениями и дополнениями.

3. Закон Украины «О НДС» № 168/97-ВР от 03. 04. 1997 г., с изменениями и дополнениями.

4. Постановление Кабинета Министров Украины «Об установлении порядка изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учёта» от 19. 04. 1993 г. № 283, с изменениями и дополнениями.

5. Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учёта активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утверждённая приказом Минфина Украины от 30. 12. 1999 г. № 291, зарегистрированным в Министерстве Украины 21. 12. 1999 г.№893/4186.

6. Правила изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учёта, утвержденные совместным приказом Минфина, Службы безопасности, Министерства внутренних дел Украины от 25, 15, 24 ноября 1993 г. №98/118/740.