Большое значение имеет и своевременность сдачи в бухгалтерию не использованных доверенностей. Такие доверенности должны быть возвращены на следующий день после окончания срока их действия, про то что производится отметка в корешке книжки доверенности или в журнале их учёта.
При проверке следует также уделить внимание использованию одних и тех же единиц измерения поставщиком и получателем. Если же единицы измерения используются разные, то контролер должен проверить правильность применения коэффициентов пересчёта.
При проверке также используют журнал-ордер №6, в котором указана стоимость поставки и, возможно, проследить расчёты за неё.
Проверяя правильность оприходования материалов, полученных от поставщиков, следует помнить, что они должны приниматься на баланс по стоимости без НДС. Сумма НДС относится в состав налогового кредита и учитывается по дебету счёта 64. Но указанные суммы должны обязательно быть подтверждены налоговыми накладными. Списание сумм НДС в состав налогового кредита без подтверждения такими накладными запрещается.
Если же материалы получены со вспомогательного производства или из других источников, то они также должны быть оформлены приходной накладной ли ордером склада. Но в таком случае движение материалов будет внутренним, поэтому при проверке необходимо сопоставить данные об оприходовании на склад с данными об отпуске материалов соответствующих цехов и участков.
2.4 Проверка по использованию, реализации и списанию производственных запасов.
Последовательность и основные направления контроля.
I. Проверка на конец месяца соответствия общих итогов выбытия и остатков материалов по всем структурным подразделениям (материально ответственным лицам) с кредитовыми оборотами и остатками на конец месяца по счетам производственных запасов (20,22) в главной книге счетов.
II. Проверка операций по отпуску материалов в производство:
1) документации операций (в границах установленных лимитов по нормам, сверх норм, при замене материалов);
2) проверка обоснованности установленных норм затрат на производственный процесс.
Выборочные инвентаризации остатков материалов в цехах, подразделениях дают возможность установить излишки материалов на цеховых складах или в незавершенном производстве. Эффективным приемом установления фактов завышения норм затрат является контрольный запуск сырья, анализ данных за несколько отчетных периодов.
Контрольный запуск материалов и сырья на выпуск продукции показывает фактические затраты. Такие запуски осуществляют специалисты. Контролеры проверяют переработку их в готовую продукцию. Контрольный запуск сырья и материалов в производство оформляется актом, в котором указывается количество израсходованных материалов и сырья, их качество, оборудование, режим его работы в процессе запуска, конкретные данные о производстве продукции, количестве и качестве готовой продукции, отходы. Результаты контрольного запуска распространяют на количество выпущенной готовой продукции за соответствующий период и определяют достоверность списания материалов и сырья на её изготовление.
При участии специалистов проверяют соответствие выпущенной и имеющейся на складах продукции требованиям стандартов и технических условий.
III. Проверка операций по отпуску материалов по двум основным направлениям:
1.)на нужды основного и вспомогательного производства.
Проверка правильности качественных показателей в документах на отпущенные в производство сырьё и материалы может осуществляться путём сопоставления этих показателей с актами приёма, данными лабораторного анализа на оприходование конкретных видов сырья с данными ранее проведённой технологической экспертизой, сопоставлением данных о качестве, установленную при инвентаризации соответствующих видов сырья. Это позволяет уточнить количество переданных вне учёта производства запасов.
Также проверяется правильность установления лимитов отпуска материалов в производство по каждому их виду. Как правило, лимит должен быть на месяц или на квартал. Он рассчитывается в зависимости от плановых объёмов отпуска продукции, и норм использования материалов на единицу продукции. При этом следует помнить, что в цеху значатся остатки неиспользованных материалов за прошлый период, то лимит на следующий период должен быть уменьшен на соответствующее количество. Корректировка лимитов в текущем периоде разрешается в случаях уточнения количества материалов, которые находятся в незавершённом производстве, а также при замене одних запасов другими и изменении производственной программы. Во время проведения проверки необходимо обратить внимание на то, осуществляется ли изменение лимита теми же лицами, каким предоставляется право их утверждения, а также, не допускается ли изменение лимитов по отдельным видам запасов на текущий период, поскольку изменениями, как правило, намеревается скрыть перерасход запасов.
Соблюдение лимита на отпуск запасов со склада в производство проверяется на основании лимитно-заборных карточек. При этом целесообразно применить встречную проверку для сравнения записей в документах на использование, которые хранятся в разных местах (на складе, в цеху, в бухгалтерии, в отделе снабжения). Встречаются случаи, когда специально завышаются лимиты отпуска запасов с целью дальнейшего их расхищения или производства неучтённой продукции.
Встречаются случаи, когда возникают дополнительные нужды в материалах сверх лимита. Тогда отдел снабжения должен отдельно выписать на эти материалы требования. Этот документ утверждается лично руководителем.
Существует также целый ряд материалов, отпуск которых не лимитируется. Они оформляются расходной накладной или ордером склада.
Материалы, отпущенные на основании лимитно-заборных карт, требований, расходных накладных и ордеров склада отражаются в книгах складского учёта, инвентарных карточках, картах количественно-стоимостного учёта, сальдовых книгах. Их данные сверяют с данными первичных документов, которые приложены к отчёту заведующего складом.
2.) Другим предприятиям или частным лицам в случаях реализации на сторону.
Если предприятие имеет нормативные запасы материалов, то их целесообразно реализовать и привлекать средства в оборот. Проверяя такие операции, проверяющий использует договора с покупателями, счета, товарно-транспортные накладные, налоговые накладные, расходные и накладные ордера склада, а также доверенности на получение запасов (в случаях же реализации физическим лицам используют приходные кассовые ордера и расходные накладные или ордера склада).
Очень часто имеют место случаи, когда запасы материалов, которые подлежат реализации, находятся на предприятии давно и учитываются по старым ценам. На негосударственном предприятии могут назначить и более низкие цены, но облагаться налогами такие обороты будут исходя из обычных цен.
Цены реализации на такие материалы обязательно должны включать НДС, а на подакцизных товарах – и акцизный сбор. Обороты по реализации должны быть отражены в книге учёта продажи товаров.
IV. Проверка правильности оценки при списании затрат материалов с кредита счетов производственных запасов.
Необходимо учесть, что в аналитическом учёте материалы учитываются по договорным ценам, покупным ценам в разрезе их номенклатуры с отделением транспортно-заготовительных затрат на их приобретение по подгруппам запасов. Таким образом, чтобы оценить по фактической себестоимости материальной затраты в разрезе их фактического целевого использования, необходимо распределять транспортно-заготовительные затраты ежемесячно. При осуществлении контроля изучается обоснованность включения затрат в состав транспортно-заготовительных, а потом – правильность их распределения за месяц на остаток материалов на конец месяца и на объём использованных материалов по направлениям использования (производственное, непроизводственное потребление, реализация материалов, бесплатная передача другим организациям), применяя метод технико-экономических расчётов.
V. Проверка правильности отражения операций по движению материальных ценностей в учёте. С целью проверки достоверности отражения по данным бухгалтерского учёта движения запасов, контролёр должен составить ведомость их движения по видам с выведением остатков запасов на момент инвентаризации и сопоставить данные остатков ведомости движения запасов с фактическим наличием запасов. В случае превышения данных остатков ведомости движения запасов с данными инвентаризации можно сделать вывод, что запасы при поступлении не оприходовались.
В случае установления фактов списания запасов в объемах, не предусмотренных технологическим процессом контролёр должен пересчитать себестоимость на сумму незаконно списанных запасов и поставить вопрос о возмещении их стоимости.
VI. Проверка незавершенного производства.
При определении правильности затрат материалов на производство продукции следует обязательно учитывать остатки незавершенного производства. Для контроля их достоверности следует провести их инвентаризацию. Довольно часто имеют место случаи, когда с целью сокрытия недостач материалов увеличиваются остатки незавершенного производства. Поэтому при инвентаризации следует иметь в виду, что состав незавершенного производства не входят:
1. материалы, полученные цехами, но не приступившие к обработке;
2. полученные со стороны полуфабрикаты;
3. комплектующие детали, не приступившие к обработке или сборке;
4. забракованные детали, полуфабрикаты и узлы.
Одним из важнейших направлений проверки затрат на производство и калькуляции себестоимости продукции является формирование мысли о соответствии оценки незавершенного производства.
Для этого контролёру необходимо проверить: