Ревизия и аудит (стр. 12 из 17)

До начала инвентаризации заведующий складом должен составить последний на момент проверки отчёт. Этот отчёт проверяется контролёром и сдаётся в бухгалтерию для учёта.

Потом заведующий складом даёт расписку о том, что все документы, которые относятся к оприходованию или расходованию материалов, включенные в отчёт, не оприходованные и не списанных на расход материалов на складе нет.

После этого проверяющий и члены инвентаризационной комиссии, в состав которой должны входить главный бухгалтер и ответственные лица клиента, в присутствии заведующего складом проводят фактический пересчёт ценностей. Результаты подсчёта отражаются в инвентаризационной описи. Её подписывает проверяющий и другие члены инвентаризационной описи. Её подписывает проверяющий и другие члены инвентаризационной комиссии. За качество проведенной инвентаризации несет как руководитель, так и инвентаризационная комиссия. До начала проверки фактического наличия ценности инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправить исправность всех весоизмерительных приборов, получить последние на момент начала инвентаризации реестры приходных документов или отчетов о движении производственных запасов. Председатель комиссии визирует приходные и расходные документы, прилагательные к отчетам (реестрам), с указании «До инвентаризации» (дата). Для бухгалтерии эти документы являются основанием для определения остатков ценностей на начало инвентаризации по данным учета.

Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают расписку о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на ценности сданы в бухгалтерию, все ценности, поступившие под ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такие же расписки дают лица, имеющие средства на приобретение или доверенности на получение ценностей. Наличие ценностей при инвентаризации определяют подсчетом, взвешиванием, учетом. Массу (объем) материалом, хранящихся навалом, можно зафиксировать на основе обмеров, технических расчетов; составляют акты обмеров и расчеты к описям.

Запрещается проводить инвентаризацию комиссией в неполном составе и вносить в опись данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

После окончания инвентаризации заведующий складом должен дать расписку о том, что все ценности, определенные в инвентаризационной описи пересчитаны в его присутствии, с результатами инвентаризации он согласен и претензий к проверяющим не имеет.

Затем в сличительной ведомости сопоставляются количество материалов по данным учета и инвентаризации, и выводят недостачи или излишки.

Если по результатам инвентаризации установлены излишки, то они должны быть оприходованы и отнесены на доходы предприятия. Если установлены недостачи, то они подлежат возмещению материально ответственными лицами.

По фактам недостач или излишков проверяющий требует от ответственного лица письменных разрешений.

Если недостачи составляют большие размеры, то проверяющий должен подать соответствующую записку на имя директора предприятия с требованием устранения от выполнения обязанностей материально ответственное лицо до окончания проверки, и уведомить следственные органы.

Далее проверяющий должен проверить, проводилась ли обязательная годовая инвентаризация запасов. Он должен уделить внимание следующим вопросам:

1. полнота охвата инвентаризации всех производственных запасов;

2. правильность оформления инвентаризационных описей;

3. своевременность отражения в учете результатов инвентаризации (результаты проведенной инвентаризации должны быть проведены в бухгалтерском учете не позднее 10 дней после её окончания);

4. правильность принятия решения по фактам недостач или излишков (проверяющий выясняют, не было ли случаев пересортировки и все ли недостачи были возмещены, а остатки оприходованы и отнесены на доходы предприятия);

5. правильность применения норм естественной убыли материалов.

Процедурные планы инвентаризации складов представлены в рисунке 2. 2.18.

Директор предприятия издает приказ по инвентаризации складов. Приказом устанавливается состав инвентаризационной комиссии.
Гл. бухгалтер инструктирует председателя комиссии о проведении инвентаризации, снабжает инструкциями, соответствующими бланками и др.
Председатель комиссии созывает инвентаризационную комиссию и устанавливает порядок работы. В инвентаризации обязательно участвует материально ответственное лицо.
Кладовщик к моменту начала инвентаризации заканчивает обработку всех документов и производит соответствующие записи в карточки складского учета, а также выводит в них остатки.
Председатель инвентаризационной комиссии берет с материально ответственных лиц перед началом инвентаризационной подписи, подтверждающие, что все документы или переданы в бухгалтерию и неучтенных или не списанных в расход материалов не имеется.
Инвентаризационная комиссия проводит в установленные сроки проверку материалов, находящихся на складе, на качество и количество и сравнивает результаты с данными склада бухгалтерии.
Председатель инвентаризационной комиссии по окончании инвентаризации составляет акт инвентаризации в двух экземплярах и передает их бухгалтеру. Акты подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо.
Бухгалтер проверяет все подведенные итоги в инвентаризационном акте. Обнаруженные ошибки исправляются и подтверждаются членами инвентаризационной комиссии.
Бухгалтер составляет по данным инвентаризации таблицы, в которых отражаются отклонения от учтенных данных.
Председатель инвентаризационной комиссии берет от материально ответственного лица письменное объяснение о недостачах и излишках, которое он подтверждает своей подписью.
Инвентаризационная комиссия проверяет выявленные отклонения, рассматривает письменные объяснения материально ответственных лиц. Комиссия фиксирует свои мнения, предложения и решения в протоколе, в котором указываются данные по причинам недостач, потерь и виновники.
Председатель инвентаризационной комиссии представляет все материалы главному бухгалтеру.
Главный бухгалтер знакомится с материалами и представляет их руководству предприятия для окончательного решения.
Руководство устанавливает на основании предъявленных документов виды выявленных недостач и потерь, а также излишки и соответственно намечает мероприятия по их устранению.
Излишки материалов должны быть оприходованы и отнесены на доходы предприятия.	Недостачи материалов подлежат возмещению материально ответственными лицами.

Рис. 2.2.18 правила инвентаризации складов