кассовых операций.
Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, а выдача наличных денег по расходным кассовым ордерам. Приходные ордера по приему денег в кассу структурных подразделений подписываются главным бухгалтером. Расходные кассовые ордера, кроме того, подписываются распорядителем кредита. В тех случаях, когда на документах, прилагаемых к расходному ордеру, имеется разрешительная подпись распорядителя кредита об оплате, подпись его на расходном ордере не обязательна.
Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы оговорённых, в этих документах не допускаются.
Приходные и расходные кассовые ордера лицам, вносящим и получающим деньги из касс завода, как правило, на руки не выдаются. Расходные кассовые ордера выдаются на руки работающим только в случаи получения единовременной материальной помощи по разрешению руководителя. Расходный кассовый ордер может быть оплачен кассой только в день его составления.
Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются по журналу соответствующей бухгалтерией, с присвоением порядковых номеров последовательно с начало года и до конца года.
Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи по ним денег немедленно подписываются кассиром, а приложенные к ним документы после проверки их наличия погашаются соответственно штампом «получено» или «оплачено».
Выдача денег по расходным кассовым ордерам производится кассиром против предъявленного получателем паспорта или заводского личного пропуска с отметкой в нижней части ордера данных о предъявлении документа. При получении денег по доверенности бухгалтерия в тексте ордера записывает фамилию, имя и отчество лица, через которого производится выдача денег. Доверенность прикрепляется кассиром к расходному кассовому ордеру с отметкой в нём даты выдачи доверенности. Выплату денег по доверенности разрешается производить без обозначения в ней суммы заработной платы, но с обязательным указанием расчётного периода, за который причитается зарплата. При выдаче денег лицу, не имеющему возможности расписаться лично по его просьбе за него может расписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы.
5.2. Порядок ведения кассовой книги
Все операции по поступлению и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге.
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов кассовой книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Произведенные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Указания о порядке ведении кассовой книги в структурных подразделениях даются главным бухгалтером этого подразделения и обязательны для кассира.
Ведение кассовой книги в структурных подразделениях возлагается на кассира или другого работника, совмещающего свою основную работу с обязанностями кассира.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения и выдачи денег по каждому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги произведенных операций по приходу и расходу за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной лист (копию записей в кассовой книге) вместе с приходными и расходными ордерами и актами на сдачу кассовых документов под расписку в кассовой книге.
При возвращении кассиром ордеров без исполнения бухгалтерия производит в журнале регистрации приходных и расходных документов в графе «отметки» надпись соответственно «не получено» или «не выдано». Суммы по таким ордерам в итоги журнала не включаются.
Выдача наличных денег из кассы, не подтвержденная расходными кассовыми ордерами или расписками получателей в кассовых документах на выплату заработной платы, депонентов и премий, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей у кассира и взыскивается с него.
Наличные деньги в кассе, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы.
Не реже одного раза в месяц производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, с составлением специального акта лицами, уполномоченными на производство этих ревизий.
Ответственность за порядок ведения кассовых операций возлагается на кассира и главного бухгалтера.
5.3. Порядок оформления и оплаты кассовых документов по зарплате.
В комплексе всех хозяйственных операций, отражаемых в учете по счету «расчетов с рабочими и служащими» значительное место занимают кассовые операции по выплате причитающейся заработной платы рабочим и служащим.
По характеру и периодичности расчетов с рабочими и служащими кассовые операции подразделяются на плановые, промежуточные и выплаты депонентов.
Выплата из кассы всех видов заработной платы производится по кассовым ордерам или платежным ведомостям, оформленным в установленном порядке, с предъявлением личных документов (заводского пропуска или паспорта), а в необходимых случаях с предъявлением оформленной и заверенной доверенности.
Плановые выплаты. Плановые выплаты заработной платы (аванс за первую половину месяца, окончательный расчет за вторую половину месяца) производится рабочим и служащим в сроки, установленные по графику.
Графиком может предусматриваться преждевременная выдача зарплаты работникам, работающим по скользящему графику, уходящим на отдых на два дня.
Аванс за первую половину месяца выписывается рабочим и служащим в сумме их фактического заработка (оклада) за этот период с учетом 50% удержании. Авансовые листки на выплату зарплаты за первую половину месяца изготовляются для структурных подразделений, в основном, механизированным способом информационно-вычислительным центром и в незначительном количестве от руки.
Основанием для изготовления авансовых листков являются специальные реестры с намеченными суммами аванса, представляемые структурными подразделениями в информационно-вычислительный центр. Одновременно с авансовыми листками на выплату зарплаты за первую половину месяца информационно-вычислительный центр выдает структурным подразделениям реестры на плановые выплаты, с указанием в них причитающихся сумм в разрезе табельных номеров, которые в дальнейшем используются бухгалтериями структурных подразделений при разработке кассы.
Отрывная часть реестра используется бухгалтерией для корректировки суммы аванса на следующий месяц.
Выплата рабочим и служащим окончательного расчета за вторую половину месяца производится кассой на основании оформленных в установленном порядке расчетных листков, изготовленных механизированным способом, кассовых ордеров, выписанных в ручную или платежных ведомостей.
Расчетный листок на выплату окончательного расчета за вторую половину месяца подразделяется на две части:
первая часть расчетного листка- чек в кассу предназначен для выплаты из кассы рабочему или служащему причитающейся суммы зарплаты и отрывается кассиром в момент выдачи денег;
вторая часть расчетного листка после выдачи денег из кассы и постановки личного штампа кассира об оплате вручается получателю и используется им как справочный документ о размерах начисленной зарплаты и удержаниям из нее.
Выписка расчетных документов от руки на выплату окончательного расчета за вторую половину месяца производится на промежуточных ордерах в двух экземплярах под копировку. Первый экземпляр промежуточного ордера отбирается кассиром в момент выплаты денег, а второй экземпляр со штампом кассира об оплате возвращается получателю и используется им как справочный документ.
Расчетно-кассовые документы (авансовые и расчетные листки), поступившие от информационно-вычислительного центра после соответствующей проверки правильности причитающихся сумм, окончательно оформляются работниками расчетной группы и подписываются бухгалтером-расчетчиком с проставлением кассовой печати.
В кассовых документах на выдачу зарплаты никакие исправления, хотя бы и оговоренные не допускаются. В случае необходимого исправления допущенных ошибок кассовые ордера переоформляются вновь.
Выдача расчетно-кассовых документов на плановые выплаты производится аппаратом расчетной части бухгалтерии структурного подразделения через мастера участка в день выдачи зарплаты. Досрочная выплата зарплаты производится в случаях окончательного расчета с увольнением, при уходе работников в очередные отпуска, отпуска по беременности и родам, при призывах на военные сборы и в случаях продолжительного отвлечения по государственным и общественным обязанностям.
Расчетно-кассовые документы на плановые выплаты действительны для оплаты кассой с момента их выдачи по графику до конца текущего месяца. После указанного срока неполученная по ним зарплата подлежит депонированию и выдается только по кассовому ордеру «Депонент».
В случае утери работником расчетно-кассового документа получатель обязан немедленно сообщить об этом в бухгалтерию своего подразделения.
В свою очередь, бухгалтерия структурного подразделения немедленно уведомляет об этом центральную кассу автозавода с указанием наименования утерянного кассового документа, фамилии, имени, отчества получателя и суммы к выплате.