Регистрационная карта содержит также информацию о дне выплаты заработной платы на предприятии. Эти данные впоследствии используются при начислении пени.
Выходные формы документов составляются на основании отчетов страхователей по форме 4 ФСС РФ. Часть данных этого отчета предоставляется страхователем и может быть проверена только на месте при ревизорских документальных проверках. Это, например, все виды расходов по пособиям, распределение начисления страховых взносов по месяцам, распределение расходования средств социального страхования по месяцам, численность работающих, расходы по ряду статей оздоровления. Другая часть данных может быть получена из журнальных ордеров 1, 5, 7. Например, перечисления автоматически попадают группируясь по месяцам с опорой на дату банковской отметки из журналов-ордеров 1 и 7. Дотации (строки 11а и 11 б), штрафные санкции и недоимки (строки 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10) из журнала-ордера 7. Выданные и возвращенные путевки из журнальных ордеров 4 и 5. Остатки на начало периода и на начало года из финансовых отчетов предыдущих периодов. Кроме того, существует еще ряд увязок между таблицами отчета и итоговые цифры, подсчитываемые на основе вводимых данных. Кроме того, для принимающего отчеты бухгалтера-консультанта важен визуальный контроль с опорой на цифры финансового отчета предыдущего отчета, так как отчетные формы заполняются с нарастающим итогом.
После получения всех расчетных ведомостей определяется доходная и расходная часть бюджета Фонда социального страхования по Курганской области. На основании отраслевых сводных расчетных ведомостей составляется отчет об исполнении бюджета Фонда социального страхования по Курганской области за соответствующий период.
В приложении показано окно программы с журнальным ордером №7. Этот журнал служит для учета поступивших по перечислению через центральную бухгалтерию страховых взносов, пени и штрафных санкций, выдачи дотаций страхователям на пособия и оздоровительные мероприятия, финансирования санаториев-профилакториев, летних детских площадок и детских оздоровительных лагерей, расчетов с разными организациями, исправительные авизо и прочих проводок, участвующих в последующем формировании карточек аналитического учета. В этом же журнале-ордере учитывается ряд проводок, не участвующих в формировании баланса, для облегчения учета ряда сумм при формировании расчетных ведомостей страхователей по форме-4 ФСС РФ: это начисленные ревизорами и бухгалтерами пени, штрафные санкции и недоимки, инкассовые поручения, предъявленные страхователям акты камеральной проверки, списанные и восстановленные суммы начисленных платежей по срокам реально выплаченной заработной платы для начисления пени организациям, подпадающим под действие Указа Президента РФ №1274 от 28.08.96 года и пр.
Программа позволяет вносить новые (клавиша F2) и удалять ненужные авизо из журнального ордера (клавиша F4) . При нажатии клавиш Ctrl+Enter возможно редактирование выбранного авизо. Как и в случае обработки банковских выписок отнесение сумм на страхователя осуществляется лишь через справочник страхователей, что позволяет дополнительно контролировать правильность заполнения авизо.
Выбор счетов производится при нажатии во время редактирования авизо клавиши F3. Поскольку в журнальном ордере №7 в настоящее время уже зарегистрировано более 160 типов проводок и он постоянно пополняется, потребовалась методика, облегчающая ориентацию пользователя при выборе корреспондирующих счетов. В качестве такой методики была выбрана группировка проводок смысловому назначению, например группа «Штрафы» содержит проводки для забалансовых авизо, позволяющих учитывать в журнальном ордере №7 начисленные пени и штрафные санкции всех видов для автоматического формирования доходной части отчетов страхователей. Методика реализована в виде двух связанных таблиц: первая это группы проводок, вторая – это набор проводок из заданной группы. Каждая проводка снабжена комментарием. При выборе проводки пользователь нажимает клавишу F2, после чего выбранная корреспонденция счетов заносится в редактируемое авизо.
Аналогично банковским выпискам может быть получен журнальный ордер №7 для конкретного страхователя. Для этого достаточно ввести в поле ввода «Страхователь» его регистрационный номер и нажать кнопку «Просмотр».
При нажатии функциональной клавиши F5 при просмотре журнала пользователь получит журнал регистрации камеральных актов, предъявленных страхователю за выбранный период. Здесь же существует возможность получить и итоговые результаты по журнальному ордеру №7 как по обычным авизо, так и по забалансовым.
Формирование практически всех забалансовых авизо происходит автоматически, то есть без участия бухгалтера-консультанта. Так занесение авизо-штрафных санкций происходит при начислении штрафных санкций, авизо-инкассовых поручений при создании инкассовых поручений, авизо-сторнирования/восстановления начисленных к уплате страховых платежей по датам реальной выплаты зарплаты во время начисления пени. Кроме того, авизо связанные с перечислением дотаций, финансирования санаториев-профилакториев, оздоровительной программы, найденных сумм страхователей формируются в центральной бухгалтерии и переносятся на машину бухгалтера - консультанта автоматически. Все авизо, необходимые для расчета пени (дотации, перечисление страховых взносов, недоимки, начисленные ревизорами с проставленной датой акта ревизии) автоматически выставляются в расчетную ведомость начисления пени по датам занесения согласно порядку, определенному для начисления пени. Так начисленные ревизорами при начислении пени предъявляются через 10 дней после составления акта.
Подытоживает информацию, содержащуюся в банковских выписках и журнальном ордере №7 режим «Платежи». После выбора этого режима необходимо в поле ввода «Страхователь» набрать регистрационный номер интересующего страхователя и нажать кнопку «Просмотр». Если в качестве регистрационного номера страхователя будет набран номер 99999, то пользователь получит итоговую группировку сумм первого и седьмого журнальных ордеров за указанный период по счетам.
На основе расчетной ведомости начисления пени автоматически может быть сформирован акт камеральной проверки страхователя (приложение). Для автоматического заполнения акта камеральной проверки используется информация как из расчетной ведомости начисления пени, так и из регистрационной карты страхователя и данные организационного отдела – номер исходящего документа и т. п.
Кроме того, бухгалтеру консультанту предоставляется возможность подправить акт камеральной проверки в соответствии с теми или иными обстоятельствами, например, изменить дату, добавить штраф за непредоставление расчетной ведомости по форме 4 ФСС РФ и т.д.
При нажатии клавиши «Пробел» результаты камерального акта автоматически заносятся в журнальный ордер №7, как соответствующее забалансовое авизо. На основе этих авизо для бухгалтера-консультанта автоматически налажен по журнальному ордеру №7 учет камеральных актов в виде документа под название «Журнал регистрации» камеральных актов.