Документи, що служать підставою для оформлення касових операцій
| № п/п | Касовий документ | Господарська операція | Підстава |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Прибуткові касові ордера | |||
| 1 | ПКО | Надходження торгового виторгу | — |
| 2 | ПКО | Одержання коштів з банку на виплату: заробітної плати, для видачі на господарські нестатки, командировочні витрати, позички працівникам і т.п. | Корінець чека з чекової книжки |
| 3 | ПКО | Повернення невикористаних підзвітних сум | Авансовий звіт |
| 4 | ПКО | Погашення нестач за результатами інвентаризації | Акт інвентаризації і виписка з протоколу зборів комісії |
| 5 | ПКО | Оплата покупцем за реалізовану йому продукцію | Накладна, акт, рахунок |
| 6 | ПКО | Передоплата покупцем за реалізовану йому продукцію | Договір, рахунок-фактура |
| 7 | ПКО | Повернення позички, отриманої раніше працівником | Договір із працівником на надання позички |
| 8 | ПКО | Оплата батьків за зміст дітей у дитячих установах, квартплати. Квартплата. | Договір |
| 9 | ПКО | Внесок у статутний фонд підприємства наявними | Чи статут протокол зборів засновників |
| 10 | ПКО | Оприбуткування надлишку коштів за результатами інвентаризації каси | Акт інвентаризації і виписка з протоколу зборів комісії |
| Видаткові касові ордери | |||
| 11 | ВКО | Видача з каси під звіт на господарські витрати | Розпорядження керівника підприємства |
| 12 | ВКО | Видача із каси під звіт на командировочні нестатки | Наказ керівника підприємства |
| 13 | ВКО | Здача наявного виторгу в банк: — самостійно — шляхом інкасації | Оголошення на внесок наявними Супровідна відомість |
| 14 | ВКО | Оплата праці | Платіжна (разрахунково — платіжна) відомість |
| 15 | ВКО | Видача позички працівнику | Договір про надання позички |
Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що чи вносять одержують наявні, забороняється.
Прийом і видача готівки по касових ордерах може здійснюватись тільки в день їхнього складання.
Виправлення в прибутковому і видатковому касовому документах забороняється.
При одержанні прибуткових касових чи ордерів видаткових документів касир зобов’язаний перевірити:
а) наявність і дійсність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі — дозвільного напису керівника чи особи, ним уповноваженої;
б) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
в) наявність перерахованих у документах додатків.
У випадку недотримання хоча б одного з перерахованих вимог касир повертає документи в бухгалтерію для відповідного оформлення.
Прибуткові касові чи ордери видаткові документи відразу ж після чи одержання видачі по них готівки підписуються касиром, а на прикладених до них документах ставиться чи штамп напис «Оплачено» із указівкою дати (число, місяць, рік).
До передачі в касу прибуткові касові чи ордери видаткові документи реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунок-але-платіжних) відомостей на виплати, зв’язані з оплатою праці, реєструються після їхньої видачі.
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів — форми № ДО-3 і № За, затверджені наказом Мінстату України «Про твердження типових форм обліку касових операцій» від 15.02.96 № 51
Журнал за формою № ДО-3 заводиться окремо на прибуткові й окремо на видаткові касові документи. Журнал форми № За заводиться один і на прибуткові і на видаткові ордери. Форма журналу № За може вестися по розсуду керівництва замість журналів форми № ДО-3.
Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою комп’ютерних коштів, що забезпечують формування і роздруківку необхідних касових документів. При цьому в документі «Вкладний лист журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», що формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів по цільовому призначенню.
Касові документи після складання касиром звіту і його обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки і зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальним особам, на який покладений обов’язок збереження документів, в окремому чи сейфі спеціальному приміщенні, що передається під охорону.
Винос з охоронюваного приміщення касових документів дозволяється тільки в окремих випадках і тільки по письмовому дозволі чи керівника головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов’язково повертають.
Довідки по касових документах (підписані керівником і головним бухгалтером) видаються відповідним органам за їхньою вимогою у випадках, передбачених чинним законодавством України.
Касові документи можуть вилучатися у випадках, передбачених чинним законодавством України.
Усі надходження і видачі готівки у національній валюті підприємства враховують у касовій книзі, типова форма якої затверджена наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 №51.
Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касою, веде одну касову книгу для обліку операцій з наявними в національній валюті (без обліку кас відособлених підрозділів).
Підприємство веде на кожен вид валюти окрему касову книгу. Аркуші книг повинні бути пронумеровані, прошнуровані. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства — юридичної особи.
Відособлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою, проводять при цьому касові операції по видачі (прийому) готівки на будь-які нестатки з оформленням видаткових (прибуткових) касових чи ордерів застосовують РРО (РК) при розрахунках зі споживачами в сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг, самостійно здають наявний виторг у касу установи банку (інкасаторам банку), повинні також вести касові книги, видавані й оформлювані підприємством — юридичною особою, у склад якого вони входять.
Відособлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою зі споживачами в сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг із застосуванням РРО (РК) і не проводять при цьому касових операцій по видачі (прийому) готівки з каси на будь-які нестатки з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів, а здають отриманий наявний виторг на підприємство — юридична особа, до складу якого вони входять у встановлений їм термін, можуть не вести касову книгу.
Запису в касовій книзі здійснюються в двох екземплярах (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою чи чорнильною ручкою. Перші екземпляри залишаються в касовій книзі. Інші екземпляри повинні бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі екземпляри мають однакові номери.
Виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера його заступника.
Запису в касовій книзі робляться касиром по операціях чи одержання видачі готівки по кожному прибутковому касовому ордері і видатковому документі в день їхнього чи надходження видачі.
Щодня наприкінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки у касі (наявна готівка в період виплати заробітної плати перераховуються з обліком готівки, виданих по незакритим платіжним (розрахунково-платіжним) відомостям) наступного дня і передає в бухгалтерію як звіт касира другий відривний лист (копію записів у касовій книзі за день) із прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розпис у касовій книзі.
Якщо бухгалтерія і касир підприємства — юридичної особи не працюють у вихідні і святкові дні, а його відособлений підрозділ, що використовує при розрахунках РРО (РК), у ці дні працює, але не веде касової книги, то запису в касовій книзі підприємства — юридичної особи здійснюються на наступний робітник день підприємства — юридичної особи.
На підприємствах за умови забезпечення належного збереження касових документів касову книгу можна вести також в електронній формі за допомогою комп’ютерних коштів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздруківку документів «Вкладний лист касової книги» і «Звіт касира», що за формою і змістом повинні відтворювати форму і зміст касової книги в паперовій формі, затвердженої наказом Мінстату.
Запису в касовій книзі здійснюються шляхом уведення необхідної інформації з первинних касових документів. Запису в касовій книзі повинні здійснюватись до початку наступного робочого дня (тобто з залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги повинні нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.