Мини бухгалтерии (стр. 5 из 8)

Следует отметить, что аналитический учет, базирующийся на субсчетах, перестает быть сквозным для разных синтетических счетов. Допустим, что надо получить аналитику по каждому из объектов, входящих в основные фонды. Тогда придется создать обширный список субсчетов к счету 01, а затем повторить этот процесс и для счета 02. В итоге, стандартными средствами нельзя будет получить сводную информацию о балансовой стоимости и износе конкретного объекта. Надо обратить внимание на то, что в «Инфо-Бухгалтере» возможности аналитического учета определяются на этапе построения плана счетов. А внести какие-либо существенные изменения в план счетов в середине отчетного периода, как правило, не представляется возможным. Эти недостатки несколько сглаживаются тем, что перед построением отчета из всех операций в журнале можно отобрать только те, которые отвечают определенным условиям. Соответственно, при построении отчета только отобранные операции и будут учтены. Кроме того, очень многим бухгалтерам многомерный аналитический учет не нужен.

У программы «Турбо Бухгалтер» аналитический учет является сильной стороной, но организован он несколько непривычно и экзотическим, с точки зрения «ортодоксального» бухгалтера, способом.

Хотя пользователь может использовать аналитические субсчета, основным средством ведения аналитического учета здесь являются так называемые «аналитические» признаки» – условные обозначения видов выполняемых работ, подразделений, товаров, поставщиков и других объектов аналитики. Аналитические признаки могут быть указаны для каждой проводки или операции в качестве комментариев. Например, для всех проводок, отражающих продажи товаров, можно указывать код товара, с которым производилась операция, наименование поставщика и покупателя, а также номер договора, в рамках которого осуществлялась поставка. Это дает возможность при построении отчетов анализировать остатки и обороты по счету 41 в разрезе любого из вышеперечисленных признаков или любой их комбинации. Разные признаки не зависят друг от друга, одной проводке можно назначить только один аналитический признак, а соседней – пять (теоретически у одной проводки их может быть несколько десятков). При необходимости можно заставить пользователя вводить аналитические признаки к определенным счетам в обязательном порядке. При указании аналитических признаков можно использовать справочники товаров, юридических лиц и другие.

Можно привести следующий пример: если для каждой операции в журнале указывать, с товаром какой группы и от какого поставщика она производится, то появляется возможность разбить обороты по счету 41 на обороты по группам товаров (например, моющие средства, мясные продукты, спиртное).

Описанный подход к аналитическому учету делает его весьма гибким. Используя аналитические признаки при построении отчетов, можно разбивать итоги на отдельные суммы в самых разных разрезах и отбирать информацию произвольным образом.

Использование аналитических признаков не является обязательным. При отсутствии потребностей в аналитическом учете аналитические признаки можно не проставлять. Короче говоря, программа «Турбо Бухгалтер» предоставляет мощные возможности для ведения аналитического учета.

В программе «1С:Бухгалтерия» ведение аналитического учета основывается так же, как и в «Турбо Бухгалтере», а именно на указании специальных комментариев к проводкам и операциям. В качестве таких комментариев используются ссылки на объекты аналитического учета: конкретные товары, материалы, договора. Эти аналитические признаки авторы программы называют «субконто». Под видом субконто подразумевается совокупность однотипных объектов аналитического учета.

Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например для счета 10 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Материалы» и «Склады». Это означает, что каждый раз, когда надо будет составлять проводку или операцию с участием счета 10, нужно будет указать конкретный материал и склад.

При задании аналитических признаков к конкретным проводкам можно пользоваться имеющимся в программе справочниками («Основные средства», «Товары», «Материалы» и ещё 19 других). Объекты, перечисленные в этих справочниках, могут быть объединены в группы и подгруппы.

При построении ряда отчетов можно использовать субконто. С их помощью можно:

- получить более мелкую градацию итогов внутри одного счета;

- объединить все итоги с разных счетов, относящихся к определенному объекту;

- получать итоги, которые имеют отношение ко всем указанным объектам аналитического учета одновременно.

Таким образом, можно задать, например, условие типа «Обращать внимание при построении отчета только на те проводки, которые имеют отношение к учету пряжи на запасном складе». А вот задать такое правило построения отчета, как «Учесть при построении отчета все проводки, имеющие отношение либо к выплатам Иванову по договору №15, либо к выплатам Петрову по договору №25» стандартными средствами в «1С:Бухгалтерии невозможно. В этом она уступает «Турбо Бухгалтеру», но в целом имеющиеся в ней средства ведения аналитического учета представляются вполне достаточными для большинства ситуаций.

Рис.3. Справочники в программе «1С:Бухгалетрия».[11]

5. Другие участки учета.

А. Расчет зарплаты.

Все три программы позволяют автоматически удерживать налоги с начисленных сумм и составляют соответствующие проводки, хотя в них нет гибких и мощных средств расчета самих начислений с учетом больничных, отпусков, тарифов и прочих факторов. Однако для многих небольших коммерческих предприятий это не является помехой. Если же потребность в развитых средствах учета и начисления оплаты труда все же актуальна, то следует использовать специализированные программы расчета заработной платы, либо идти на серьезные доработки самих минибухгалтерий – выполнять их «на заказ».

Программа «Инфо-Бухгалтер» позволяет рассчитать сумму начислений с учетом больничных, повременной и сдельной оплаты, премий, но все эти данные должны вводиться в виде готовых денежных сумм. На каждого сотрудника необходимо заполнять отдельный расчетный лист. Помимо обычного расчета, возможен «расчет от обратного» - исходя из суммы к выдаче, что может быть полезным для многих коммерческих предприятий. Совместно с данной программой можно использовать программу «АиТ\Зарплата», которая способна добавлять в журнал операций «Инфо-Бухгалтера» дополнительные проводки.

Средства начисления зарплаты в программе «Турбо Бухгалтер» позволяют производить расчеты сразу для многих работников. Возможен автоматический расчет сумм отпускных и больничных исходя из количества дней и ставок отпускных и больничных. Хотя в этом «Турбо Бухгалтер» и превышает возможности остальных программ, может возникнуть потребность в использовании специализированной программы расчета заработной платы. В качестве такой программы может выступать, например, «АиТ\Зарплата», которая может формировать проводки в формате «Турбо Бухгалтера».

«1С:Бухгалтерия» позволяет выполнять начисление заработной платы сразу для многих работников. При этом учитываются только размер оклада, количество иждивенцев и данные о доходах с предыдущего места работы. Данная программа может работать совместно с программой «1С:Зарплата и кадры». Обе программы входят в комплекс программ «1С:Предприятие» и имеют унифицированный интерфейс (похожий внешний вид), и схожие средства настройки. «1С:Зарплата» способна передать в «1С:Бухгалтерию» данные о начисленной зарплате, налогах и отчислениях во внебюджетные фонды, оформленные в виде проводок. Кроме того, можно вести общие для двух программ справочники.

Б. Учет основных фондов.

В программе «1С:Бухгалтерия» предусмотрены возможности ведения учета основных фондов, включая автоматическое начисление амортизации и печать соответствующего отчета. Норма амортизации указывается для каждого объекта отдельно в специальном справочнике основных средств.

При большом количестве основных фондов или наличии необходимости формировать разнообразные отчеты по основным фондам целесообразно прибегнуть к помощи специализированной программы учета основных средств (например, «1С:Расчет»).

В программах «Инфо-Бухгалтер» и «Турбо Бухгалтер» работа с основными фондами реализована менее удобно. Так, в «Инфо-Бухгалтере» основные средства предлагается учитывать «скопом», с разбиением на субсчета, отражающие разные нормы амортизации. Начисление амортизации производится при помощи специальной типовой операции, которая выполняется над конкретным субсчетом.

В. Складской учет.

Все три программы позволяют вести количественный учет, имеют средства выписки накладных, счетов-фактур и приема платежей. Для комплексной автоматизации деятельности торгового предприятия этого недостаточно. Спрашивается, почему? Отвечаем:

- такими средствами не может пользоваться человек, не имеющий специального бухгалтерского образования (то и дело задаются вопросы типа «На какой счет отнести эту сумму?»);

- объем торговых и складских операций может быть весьма велик и «минибухгалтерия» в таком потоке данных просто захлебнется;

- специализированные программы торгово-складского учета и соответствующие модули в составе комплексных программ позволяют выполнить все операции быстрее;

- они предоставляют дополнительный сервис: оперативный показ и контроль остатков, ведение учета в нескольких единицах измерения одновременно (например, мешки и килограммы), оприходование и отпуск товара упаковками, скидки, резервирование товаров, формирование специализированных отчетов и многие другие возможности.