Мини бухгалтерии (стр. 4 из 8)

Предусмотрено ведение единых для всей программы справочников (картотек) юридических или физических лиц, товарно-материальных ценностей и ряда других, что при заполнении документов позволяет полностью избежать постоянного ввода одних и тех же реквизитов.

В программе «1С:Бухгалтерия» так же, как и в программе «Инфо-Бухгалтер», для ввода информации о деятельности одного юридического лица используется один общий журнал хозяйственных операций. Даже если вы пишете проводку сами, она должна быть привязана к какой-либо хозяйственной операции. Если счет имеет субсчета, то при написании проводки выбор одного из субсчетов обязателен.

При заполнении документов их можно повторно просматривать и отредактировать – соответствующие записи в журнале операций будут автоматически откорректированы. Предусмотрено ведение единых для всей программы справочников (картотек) юридических и физических лиц, товарно-материальных ценностей и других объектов учета, что при заполнении документов позволяет полностью избежать постоянного ввода одних и тех же реквизитов. Заслуживает внимания большое количество заранее заготовленных авторами программы документов и справочников. Структура меню – четкая и ясная. Работая с программой «1С:Бухгалтерия», легко ответить на вопросы типа: «Где можно оформить начисление зарплаты?» или «Где можно выписать доверенность?».

Существует возможность создавать одни документы на основании других, как бы копируя их содержание. Это можно делать и в тех случаях, когда речь идет о документах разных типов, – например, счет и накладная.

Доступ к документам осуществляется через журналы документов, причем в одном журнале могут присутствовать документы разных типов, в один и тот же документ может упоминаться в нескольких журналах.

3. Стандартный набор отчетов.

Все три программы позволяют получить довольно большой и разнообразный набор отчетов, включая баланс и основные формы отчетности для ГНИ, внебюджетных фондов и органов статистики.

В программе «Инфо-Бухгалтер» предусмотрено построение:

- стандартных журналов-ордеров (1, 2, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 15) и ведомостей к журналам 1 и 2;

- оборотной ведомости;

- карточки движения средств по счету;

- журнала-ордера к произвольному счету или группе счетов (их можно перечислить);

- ведомости к журналу-ордеру;

- соответствующего счету (или группе счетов) фрагмента главной книги;

- материального отчета по счету;

- шахматки (под ней авторами программы понимается отчет, показывающий обороты между данным счетом и стальными счетами. Традиционная же шахматка таблицы с полным списком счетов в строках и колонках в программе отсутствует).

Чрезвычайно интересной является возможность во всех этих отчетах «расшифровать» любую интересующую вас строку. Так, при просмотре оборотной ведомости можно для каждого счета просмотреть журнал-ордер, ведомость к нему, карточку движения средств по счету, можно перейти к редактированию конкретной хозяйственной операции и связанных с ней проводок. Информацию, содержащуюся в отчетах, можно переносить в известную программу для работы с электронными таблицами – Microsoft Excel.

В дополнение к вышеописанным «встроенным счетам, форма которых жестко задана в программе, в комплект поставки входят бланки различных форм отчетности. Во многих случаях заполнение таких форм программа автоматизирует только частично. Некоторые цифры программа рассчитывает автоматически, часть же информации нужно указать вручную, причем доля ручной работы зависит от конкретного отчета: баланс, например, строится почти полностью автоматически, а перечень дебиторов предстоит заполнять вручную. Вот краткий перечень такого рода отчетов: комплект отчетных форм для ГНИ, отчеты для внебюджетных фондов, статистических органов, книга покупок и продаж, отчеты по износу и остаточной стоимости основных средств и прочие. Всего можно распечатать 80 форм и бланков. Кроме обычных отчетов, предусмотрено построение нескольких видов графиков и диаграмм – это «фирменный конек» «Инфо-Бухгалтера».

В программе «Турбо Бухгалтер» предусмотрено более 20 видов внутренних отчетов, в том числе различные оборотные ведомости, 6-ой журнал, главная книга, шахматная ведомость. Однако основной упор в программе сделан не наличие большого набора готовых отчетов, а на возможность модифицировать существующие отчеты и создавать новые. Это можно сделать, не прибегая к программированию, а задавая несколько десятков различных параметров для некоторого «универсального» бухгалтерского отчета.

Любой отчет может быть сохранен в формате текстового редактора Word электронной таблицы Excel, что безусловно оценят пользователи этих популярных программ. Кроме того, любой отчет можно представить в виде графика или диаграммы. Практика показывает, что для того, чтобы научиться использовать генератор отчетов, требуются определенные усилия. Однако, когда вы освоите этот механизм, то вы получите в свои руки исключительно мощный инструмент. Многие бухгалтеры, работающие с программой «Турбо Бухгалтер», считают возможным добавления своих собственных отчетов одним из основных достоинств программы.

Отчеты можно создавать и при помощи средств программирования, но это требует специальных навыков и отличного знания программы.

Помимо внутренних отчетов, в программу включены:

- кассовый и авансовый отчеты;

- книга покупок и книга продаж;

- баланс (строится полностью автоматически);

- отчетность в ГНИ, внебюджетные фонды, органы статистики – в совокупности почти 90 форм.

Пользователь имеет возможность вносить изменения в методики составления ряда отчетных форм, не прибегая к программированию. Некоторые из отчетных форм представляют собой, как и в остальных программах, просто бланки для ручного заполнения.

В программе «1С:Бухгалтерия» предусмотрено 18 видов внутренних отчетов, в том числе «шахматка», главная книга. Для любого счета могут быть сформированы оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и ведомость к журналу-ордеру, карточка по счету (перечисление всех операций и проводок, в которых счет присутствовал, с указанием оборотов и сальдо). Также имеется кассовая книга, книга покупок и книга продаж. Следует отметить, что при работе с отчетами есть возможность получить расшифровку каждой цифры. Например, в шахматной ведомости, указав курсором на пресечение колонки со счетом 02 и строки со счетом 20, можно увидеть все имевшиеся в журнале проводки вида дебет счета 20 и кредит счета 20 – то есть все проводки, связанные с начислением износа оборудования, используемое в основном производстве.

Для каждой проводки можно узнать, с какой операцией она связана. Более того, отчеты позволяют не только найти конкретный первичный документ или хозяйственную операцию, но и сразу внести исправления (как и в «Инфо-Бухгалтере»). Так, указав на конкретную строку книги продаж, можно вызвать на экран соответствующий счет-фактуру и изменить его содержание.

Рис.2. Меню генерации отчетов в программе «1С:Бухгалтерия».[10]

Помимо внутренних отчетов, в программе имеются «регламентированные» - предназначенные для передачи различным контролирующим органам. Таких отчетов более 40, включая баланс, справки для предоставления в ГНИ, внебюджетные фонды и органы статистики. Некоторые из них представляют собой просто бланки, которые следует заполнять вручную.

Программа предоставляет возможность создавать свои собственные отчеты, воспользовавшись средствами программирования. На практике такие работы обычно проводятся специалистами по настройке (программистами), но не рядовыми пользователями.

4. Организация аналитического учета.

Хотя аналитический учет нужен и для целей налогообложения, но особенно он полезен для получения информации, необходимой руководству предприятия при принятии управленческих решений. Синтетический учет может дать ответ на вопрос, каковы обороты, к примеру, по счету 41 «Товары». Если же нужна более подробная информация, приходится прибегать к учету аналитическому. Объектами аналитического учета могут быть товары, контрагенты, договора и любые другие объекты. Целью аналитического учета является сбор информации о том или ином объекте аналитики, разбросанной по разным синтетическим счетам. Типичные вопросы, на которые должен дать ответ аналитический учет, могут быть: «Каковы обороты по каждой ассортиментной группе товаров и по каждому конкретному товару?», «Каковы обороты по всем товарам, полученным от конкретного поставщика?».

В рассматриваемых программах аналитический учет организован совершенно по-разному. Это как раз то, в чем между этими тремя программами существует принципиальная разница. Однако следует отметить, что все три программы позволяют внести в один журнал операций данные о деятельности нескольких предприятий и получить раздельные и консолидированные отчеты (хотя степень удобства при этом обеспечивается разная).

Аналитический учет в «Инфо-Бухгалтере» целиком и полностью базируется на аналитических субсчетах, которые можно создавать. Например, на счете 41 «Товары» можно создать субсчета для каждого конкретного вида товаров. После этого можно будет определять остатки и обороты по каждому виду товаров. Аналогичным образом можно разбить счет 41 на аналитические субсчета не по товарам, а по поставщикам и получать соответственно остатки и обороты по всем товарам, полученным от конкретного поставщика. Система простая и интуитивно понятная, но имеющая большие недостатки в том случае, если вам нужно получать аналитическую информацию в нескольких разрезах одновременно. Предположим, вы хотите знать обороты по счету 41 с разбивками по группам товаров и по поставщикам. Такой аналитический учет обычно называется авторами бухгалтерских программ «многомерным». Программа «Инфо-Бухгалтер» с этой задачей справиться не может.