Общими усилиями программистов и сотрудников БИЦ разработана программа автоматизации, которая предусматривает поэтапную автоматизацию всех выполняемых библиотечно-библиографических процессов и повышения квалификации сотрудников, обучение их работе в новых условиях.
Разработанная в БИЦ программа автоматизации нашла одобрение и поддержку со стороны ректората и администрации КТУ. В результате были выделены ассигнования на ремонт читальных залов, на приобретение техники и литературы на традиционных и электронных носителях. Фирма – спонсор «Кока-кола» подарила библиотеке компьютер новой модификации. Теперь в БИЦ расширена сфера обслуживания наряду с учебным читальным залом восстановлен и функционирует красиво оформленный читальный зал гуманитарных и экономических наук; создан компьютерный читальный зал с пятью компьютерами, оснащенными CD-ROMами, лазерным принтером и ксероксом CONEN. Планируется подключение к интернет и интранет с тем, чтобы наши читатели могли получить более полную и оперативную информацию для успешного приобретения профессиональных знаний. Подключение БИЦ к локальной сети позволит каждому преподавателю, студенту, сотруднику вуза, не заходя в библиотеку, получить сведения о необходимых изданиях, находясь на своем рабочем месте, в аудитории и т. д., интернет даст возможность выхода к морю уникальной информации мирового пространства.
Коллектив БИЦ, в основном, состоит из высококвалифицированных профессионалов, не одно десятилетие проработавших в вузе, которые досконально знают специфику учебного процесса, прекрасно ориентируются в океане учебной литературы, постоянно изучают запросы читателей. Кому, как не им, точно определить, какие процессы библиотечной деятельности необходимо усовершенствовать с тем, чтобы максимально удовлетворить все требования студентов, профессорско-преподавательского состава и сотрудников вуза. Вот почему в библиотеке приступили в первую очередь к созданию электронного каталога.
В БИЦ апробировалось несколько программ, но по разным причинам они не подходили к условиям КТУ. В настоящее время программистом В. И. Шестопаловым при активном участии заведующей и главного библиотекаря отдела комплектования и научной обработки разработана и внедрена программа «Библио», которая максимально приближена к условиям КТУ. Согласно программе будут введены следующие базы данных:
- Сведения о книгах, CD дисках и дискетах и их корректировка;
- Карточки алфавитного каталога;
- Инвентарная книга;
- Печать формуляров;
- Бюллетень новых поступлений;
- Картотека книгообеспеченности.
При освоении программы сразу же возникли проблемы, которые приходилось решать в рабочем порядке. Так, в связи с тем, что в БИЦ систематизация ведется по трем классификациям, а программа соответствует только одной – УДК, принято решение на первом этапе создания электронного каталога вводить ограниченный круг литературы, изданной после 1990-го года.
Приступая к работе на копьютерах, мы были уверены в том, что каждый сотрудник, прошедший обучение на курсах по изучению новых библиотечных технологиях сможет быть оператором. Однако и эту проблему пришлось решать по ходу действия. Теперь в этом деле участвуют только пять самых квалифицированных работников БИЦ.
Программа “Библио” постоянно корректируется, разрабатываются новые блоки. Теперь очередь за программным обеспечением ввода библиографических картотек: “Рыночная экономика”, “Труды КТУ”, “Высшая школа” и т. д., которые остро необходимы в учебном процессе, особенно в настоящее время при всеобщем дефиците учебной и научной литературы.
Эти начальные, можно сказать, пробные эксперименты по применению в работе программного обеспечения отдельных библиотечных процессов на деле показали нам на сколько эффективнее, оперативнее и качественнее мы можем выдавать читателям необходимую информацию. Ведь теперь мы намного быстрее подготавливаем “Бюллетень новых поступлений”, тиражируем его в достаточном количестве экземпляров и доставляем на кафедры. С помощью интернет библиографы получают интересующие читателей тематические подборки информации. Кроме того, с помощью ксерокса мы можем откопировать нужные страницы из книг, что очень важно при нынешнем дефиците изданий и, наконец, мы можем использовать в работе, сделанные на кафедрах электронные варианты необходимых в учебном процессе изданий, приобретенных из-за большой стоимости в единственном экземпляре или утраченных читателями учебников старых лет изданий.
Работа по программному обеспечению продолжается. Очень отрадно отметить, что те сотрудники, которые относятся с любовью к книге, к делу обязательно находятся в постоянном поиске, добиваются претворения в жизнь своих задумок и планов. Это под силу только тем, кто самозабвенно, бескорыстно и преданно любит свою профессию и библиотеку. Принципом таких сотрудников является максимум оперативности, максимум удобств, максимум объема и достоверности информации.
Переход БИЦ на компьютерные информационные технологии – веление времени. Мы понимаем, что создание информационной инфраструктуры – дело очень сложное, требующее значительных инвестиций, современного технического оборудования. Необходимо создать среду, в которой пользователь будет готов, т. е. обучен восприятию и использованию информации и предлагаемых ему информационных продуктов и услуг. Для обучения студентов компьютерной грамотности в будущем будут расширены учебные программы библиографов, проводящих занятия по основам библиотековедения и библиографии, где студенты ознакомятся с теми компьютерными услугами, которые будут подготовлены библиотекой.
В заключение необходимо отметить, что в БИЦ созданы условия для поэтапной информатизации библиотечных процессов. В настоящее время наряду с традиционными методами внедряются новые информационные технологии, которые дают пользователям и библиотекарям ряд преимуществ:
- Читатель будет иметь возможность наиболее полного и оперативного доступа к информации об имеющейся литературе.
- Повышается оперативность и полнота выполнения библиографических справок, оперативность отражения новых поступлений в каталоге.
- Повышается информационная культура читателя.
- Автоматизируются многие рутинные библиотечные процессы: приема – выдачи литературы, учета показателей работы библиотеки, учета задолжников и распечатки им писем, облегчаются процессы текущего комплектования и докомплектования. Таким образом высвобождается время для творческого общения с читателями.
2. Информационно контрольно-советующий аудит
Развитие рыночных отношений в экономике государства объективно ведет к полярности интересов между производителями, потребителями и государством. Например, создание акционерных обществ привело к столкновению интересов акционеров и управляющих (менеджеров). В связи с этим возникла потребность в независимом контроле за деятельностью хозяйствующих субъектов, призванном обеспечить подтверждение достоверности их финансовых отчетов. Этот вид деятельности получил название аудит.
Согласно стандартам под аудитом следует понимать независимую экспертизу и выражение мнения о финансовой отчетности предприятия на основе проверки соблюдения порядка ведения бухгалтерского учета, соответствия хозяйственных и финансовых операций действующему законодательству, полноты и точности отражения в финансовой отчетности деятельности предприятия.
Почти столетняя практика аудита подтверждает существование двух взаимосвязанных аудиторских функций — контрольно-оценочной и консультативно-советующей.
Контрольно-оценочная функция осуществляется в двух направлениях:
• оценка правильности применяемой на предприятии системы учета;
• оценка правильности действий учетного персонала в процессе фиксации хозяйственных и финансовых операций в бухгалтерской документации. Такая оценка включает:
1) проверку учета операций с денежными средствами;
2) проверку расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;
3) проверку операций с производственными запасами, материальными ценностями и товарами;
4) проверку соблюдения трудового законодательства и расчетов по оплате труда;
5) проверку учета затрат и калькулирования себестоимости продукции;
6) проверку учета готовой продукции и ее реализации и т. д.
Консультативно-советующая функция предполагает консультативную деятельность, выполняемую в форме услуг. К ним относятся:
• консультации по правильному составлению отчетности;
• анализ эффективности используемой формы учета, в частности, компьютерного;
• анализ и оценка действий администрации за отчетный период;
• поиск путей повышения уровня эффективности хозяйствования в последующем периоде.
Аудит существует в двух формах: внешний и внутренний. Под внешним аудитом понимают независимую экспертизу финансовой отчетности хозяйствующего субъекта, а под внутренним - внутрихозяйственный контроль за источниками затрат и резервами, осуществляемый силами предприятия и подотчетный его руководству. Поэтому и цели внешнего и внутреннего аудита разные.