За каждым ревизором закрепляются объекты ревизии на следующий год с таким расчетом, чтобы не меньше 2/3 рабочего времени отводилось на ревизии, отчет и подготовку к следующей ревизии. Вместе с тем следует зарезервировать время для выполнения внеплановых ревизий (например, по требованию судейско-следственных органов).
При планировании комплексных ревизий следует решить ряд организационных вопросов. В связи с этим планированию ревизий должно предшествовать глубокое изучение подведомственных предприятий, которое даст возможность правильно установить последовательность и порядок проведения ревизий.
После утверждения планов ревизий начинается подготовка к проведению ревизии. Кроме того, проведению ревизии передует изучения имеющихся в организации, которая назначила ревизию, финансовых, банковских и других органах отчетных и статистических данных, материалов предыдущей ревизии и тематических проверок и другой текущей информации, которая характеризует хозяйственную деятельность и финансовое состояние предприятия, которое подлежит ревизии. Используются также данные анализа по материалам финансовой отчетности, акты предыдущих ревизий и т.п.
Ревизоры ознакомляются с Законами Украины по вопросам налогообложения, расчетно-платежной и финансовой дисциплины, работы и заработной платы, с другими нормативными актами, выясняют, как выполнен предложения по результатам предыдущей ревизии. Такое предыдущее изучение дает возможность ревизору заранее определить наиболее неблагополучные участки в работе этого предприятия, и таким образом, очертить основное направление работы во время ревизии.
Перед выездом на объект руководитель вышестоящей организации, от лица которой проводится ревизия, выдает ревизору (руководителю бригады) распоряжения на право проведения ревизии, в котором указываются название предприятия, которое подлежит ревизии, дата начала и окончания ревизии. Распоряжения регистрируется в журнале учета ревизий, который содержит почти все те же реквизиты, что и распоряжение.
На основании изучения данных про минувшую финансово-хозяйственную деятельность предприятия и с учетом поставленных в распоряжении задач, руководитель ревизионной группы (ревизор) составляет программу ревизии. Программа включает перечень конкретных вопросов, которые подлежат проверке, период, за который может быть проведенная ревизия, а также описание процедуры его осуществления.
Программа ревизии утверждается руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, которая назначила ревизию. Один экземпляр программы вручают руководителю ревизионной группы (ревизору), а второй остается в делах организации и служит для контроля выполнения.
Руководитель ревизионной бригады должен ознакомить всех членов бригады с содержанием программы и распределить задачи между ними. Затем члены бригады (ревизор) составляют рабочие планы проведения ревизии, которые утверждаются руководителем ревизионной группы (бригадиром).
Рабочий план включает перечень работ, которые подлежат выполнению во время ревизии, сроки их выполнения и способ проверки (сплошной, выборочный), срок окончания ревизии. Прибыв на объект, ревизор (руководитель ревизионной группы) вместе с руководством предприятия организовывают проведения внезапных инвентаризаций кассы, материальных ценностей. Руководитель ревизионной группы (ревизор) устанавливает связь с местными органами (государственной налоговой администрацией, банком, Пенсионным фондом, антимонопольным комитетом, инспекцией по делам защиты прав потребителей, прокуратурой и т.п.).
После окончания организационной работы на предприятии ревизор начинает документальную и фактическую проверки (см. раздел 1, п. 2). На протяжении ревизии на отдельных листах бумаги (или в рабочей тетради или журнале) ревизор систематизирует материалы ревизии, регистрирует факты нарушений, злоупотреблений, группируя их за однородными признаками и соответственно структуре основного акта ревизии, то есть по его разделам.
Рабочий план проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности шахты «Великомостівська» за период с 1 марта 200_ г. по 1 февраля 200_ г. ревизором І палач. Мельничук В.П.
| № | Название работы | Способ проведения ревизии (сплошной, выборочный) | Срок выполнения | |
| по плану | фактически | |||
| 1 | Ревизия кассовых операций | Сплошной | 5–10 марта 200_ г. | 5–11 марта 200_ г. |
| 2 | Ревизия операций за счетами в банках | Сплошной | 11–15 марта 200_ г. | 11–15 марта 200_ г. |
| 3 | Ревизия расчетов с подотчетными лицами | Сплошной | 16–18 марта 200_ г. | 16–17 марта 200_ г. |
| 4 | Ревизия основных средств | Выборочный | 18–23 марта 200_ г. | 18–25 марта 200_ г. |
Следствия ревизии оформляются актом. Акты ревизии делятся на основные и промежуточные.
Основной акт ревизии — это документ, где в обобщенном виде фиксируются выявленные нарушения и недостатки в деятельности предприятия, которое ревизуется. Основанием для включения фактов выявленных нарушений или недостатков в основной акт ревизии являются сведения нарушений, справки, промежуточные акты и т.п.
Промежуточные акты — это разовые документы, которые отображают результаты проверки отдельных участков или объектов проверки. За выявленными фактами нарушений от должностных лиц необходимо взять письменные объяснения.
Результаты ревизии обсуждаются на общих сборах коллектива предприятия, на которые принимаются соответствующие решения. Основная форма реализации результатов ревизии — это приказ по ее результатам. Он выдается как в том предприятии, где проводилась ревизия, так и в той организации, которая назначила ревизию.
Последний этап ревизии — контроль за выполнением решений, принятых по материалам ревизии. Выполнения принятых решений по результатам ревизии контролируется путем получения информации от проверенного предприятия об устранение выявленных недостатков и нарушений во время проведения следующей плановой ревизии.
2.5. Организация и порядок проведения инвентаризаций
Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16 июля 1999 г. № 996-ХІ определяет правовые основы регулирования, организации, ведения бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности. Однако для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия обязанные проводить инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Статья 10 вышеуказанного Закона «Инвентаризация активов и обязательств» удостоверяет, что объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведения являются обязательным в соответствии с законодательством. Довольно справедливо аргументирует необходимость проведения инвентаризации профессор В.В. Сопко. Он отмечает, что основным средством бухгалтерского наблюдения за состоянием и изменениями хозяйственных фактов является документация, однако являются такие хозяйственные факты, которые документация не может охватить в момент их возникновения (естественные потери, пересортица, потеря документов, арифметические ошибки и т.п.). Поэтому возникает потребность выявления фактического состояния ценностей и расчетов. Таким способом фактического контроля является инвентаризация (от лат. inventarium — описание имущества).
Основными задачами инвентаризации есть:
– выявления фактического наличия основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, средства, ценных бумаг, а также объемов незавершенного строительства в натуре;
– установления излишка или недостатка ценностей и средства путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
– выявления товарно-материальных ценностей, которые частично утратили первоначальное качество, а также материальных ценностей и нематериальных активов, которые не используются;
– проверка соблюдения условий и порядка хранения материальных и денежных ценностей, а также правил содержания и эксплуатации основных фондов;
– проверка реальной стоимости зачисленных на баланс основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, ценных бумаг и финансовых вложений, денег в кассах, на счетах в банках, денег в пути, дебиторской и кредиторской задолженности и т.п.
Последовательность осуществления инвентаризаций регламентируется Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 № 69, с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Министерства финансов Украины от 05.12.97 № 268. Ответственность за организацию инвентаризаций несет руководитель предприятия.