Каждому объекту в описании дают полную характеристику со ссылкой на ее инвентарный номер.
Если при поступлении основных средств не было технических паспортов, то заводят паспорта с подробной характеристикой объекта.
В бухгалтерии предприятия следует сохранять техническую и проектную документацию домов. Во время инвентаризации пользуются и оправдательными документами, которые послужили основанием их оприходования.
Если такой документации нет, то следует обратиться в первичные приходные документы. В отдельных случаях знакомятся с предыдущими инвентаризационными описаниями, иногда опрашивают людей для подтверждения, которое определенный предмет используется длиннее время.
К инвентаризации технически сложных инвентарных объектов привлекают специалистов-экспертов для выяснения технического состояния.
При инвентаризации основных средств устанавливается, когда и по чьему распоряжению сооружены неучтенные объекты, выявленные при инвентаризации, за счет каких источников списаны затраты на их сооружение, с отображением этих сведений в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
При инвентаризации незавершенного капитального строительства или ремонта в инвентаризационных описаниях указывается наименования задела, стадия и степень их готовности, количество или объем работ.
Относительно построенных объектов, которые фактически введенные в действие полностью или частично, но принятые, и введение в действие которых не оформлено надлежащими документами, а также завершенных, но по какой-то причине не введенных в действие объектов в отдельных инвентаризационных актах отмечают причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов. Лишние предметы и те, которые не используются, записывают в отдельное описание.
Устанавливают факты чрезмерностей в приобретении дорогой мебели, ковров, телевизоров и других, ненужных для служебных целей предметов или незаконного приобретения мебели для квартир отдельных работников. У лиц, которые незаконно пользуются такими предметами, требуют оплаты их стоимости.
На арендованные основные средства составляют отдельное описание с ссылкой на документы, которые подтверждают принятия соответствующих объектов в аренду, и указывают срок аренды. Один экземпляр описания к складыванию годового отчета присылается арендодателю. В таком же порядке проводится инвентаризация земельных участков, которые находятся в собственности предприятия.
Выявленные, но не обсчитанные объекты, или по которыми указаны неправильные данные, комиссия заносит к описанию с указанием правильных данных и технических показателей на эти объекты.
Однотипные предметы, которые учитываются в типичной инвентаризационной карточке группового учета, в описание вносятся по наименованиям и количеству этих предметов.
На непригодные предметы состоит отдельное описание с указанием в нем времени введения в эксплуатацию и причин, вследствие которых они стали непригодными.
Основные средства, которые на момент инвентаризации находятся за пределами предприятия, инвентаризируются к моменту временного их убытия.
Во всех случаях при инвентаризации основных средств рядом с проверкой их фактического наличия устанавливается степень износа, соответственно корригируются записи на счете необратимых активов.
Во время ревизии необходимо проверить полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств и правильность вывода его результатов и отображения в бухгалтерском учете.
Каждого года, но не раньше 1 октября, перед складыванием годовой отчетности проводится инвентаризация всех статей баланса, в частности имущества, машин, оснащения, транспортных средств, инструментов, рабочего скота, многолетних насаждений и т.п.
Инвентаризацию домов, сооружений и других объектов недвижимости можно проводить один раз на трех года, библиотечных фондов — не меньше однажды на пять лет.
Необходимо обращать внимание на качество оформления инвентаризационных описаний, так как случаются случаи формального проведения инвентаризации, когда данные об объектах, их наличие и техническое состояние переносятся в опись из инвентарных карточек или прошлогодних инвентаризационных описаний.
На объекты, которые подлежат реализации (передачи) или списанию, составляются отдельные инвентаризационные описания.
Полноту инвентаризации определяют сопоставлением данных инвентаризационных описаний с показателями аналитического учета.
На основании изучения всех материалов инвентаризации, в частности результатов инвентаризации основных средств и их отображения на счетах бухгалтерского учета, ревизор делает вывод о качестве инвентаризации и вносит предложения относительно усовершенствования ее методики.
7.3. Документальная ревизия основных средств
Ревизия основных средств начинается с проверки правильности отображения их в учете и реальности балансовых и отчетных данных. Для этого сопоставляют наличие основных средств в балансе с данными синтетического и аналитического учета. Потом проверяют первичные документы для установления законности и целесообразности хозяйственных операций и так выявляют виновных лица, которые допускают нарушения и злоупотребления.
То есть, по данным инвентарного списка основных средств, описаний инвентарных карточек по учету основных средств и самых инвентарных карточек учета основных средств ревизор устанавливает, за кем числятся и где находятся основные средства, время проведения инвентаризации и отображенные ли в учете его результаты.
По первичным документами и карточками учета движения основных средств проверяют своевременность и полноту оприходования поступления основных средств. В частности, ревизор выясняет, учтенные ли в первоначальной стоимости затраты на доставку и монтаж; ли отображенные в учете суммы износа основных средств, которые были в эксплуатации, не ли уменьшенное количество предметов, которые поступили на предприятие. Следует обратить внимание на наличие на предметах инвентарных номеров.
Тщательной проверке подлежат операции относительно безвозмездного поступления и убытие и ликвидации основных средств. Здесь в особенности старательно проверяют правильность составленных актов приема-сдачи объектов, нет ли в них исправлений и подчисток, указанные ли дата, количество и стоимость объектов, их техническое состояние; относительно убытия и ликвидации ревизор проверяет обоснованность безвозмездной передачи основных средств, наличие документов, которые подтверждают принятия их на учет покупателями.
Целесообразность ликвидации основных средств проверяется сплошным способом по актам, в частности, правильность их складывания, наличие актов на дефектность предметов, полноту и своевременность оприходования материалов от ликвидации, отображения убытков от ликвидации не полностью амортизированных средств.