Для этого сравнивают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, с отчетами заведующего складами.
Относительно проверки оплаты за погрузочно-разгрузочные работы следует выяснить, не ли завышенные нормы и расценки и удостовериться в правильности оплаты работы и удержаний из нее. В платежной ведомости должны быть указанные такие данные: адреса получателя денег, номер его паспорта, место его выдачи и прописки и т.п..
Тщательно проверяют авансовые отчеты о расходах на командировку. При этом устанавливают наличие отметок в удостоверении о командировке относительно прибытия и убытие и сверяют эти даты с компостерами проездных билетов.
Затем проверяют правильность оплаты суточных, квартирных и проездных. Суточные в границах Украины установлен в размере 18 грн за сутки, квартирные — по квитанциями отеля, проездные — по документам на проезд.
Случаи переплат или недоплат регистрируются в ведомости нарушений, где указывают их характер, дату и номер документа, за которым установлены нарушения, сумму переплаты или недоплаты, лицо, виновную в допущенные нарушения.
Ведомость переплат и недоплат расходов на командировку
по _________________ фирме
за период с 1 марта 2000 г. по 1 февраля 2001 г.
| № | Журнал-ордер | Должность | Фамилия и инициалы | Авансовый отчет | Оплачен | Надо было оплатить | Различие | Характер нарушения | |||
| Дата | № | Дата | № | Переплата | Недоплата | ||||||
| 1 | Март | 10 | Бухгалтер | Осадчий Д.М. | 19 марта | 5 | 31-10 | 25-60 | 5-50 | — | Переплата суточных |
| 2 | Июнь | 10 | Менеджер | Хомів Я.С. | 11 июня | 3 | 42-18 | 39-11 | 3-07 | — | Переплата проездных |
| 3 | Август | 10 | Юрист | Попов И.В. | 29 августа | 12 | 68-50 | 72-15 | 3-65 | За переговоры по квитанции | |
| Вместе | 141-78 | 136-86 | 8-57 | 3-65 | |||||||
Ревизор І кат.
Директор фирмы «Орион»
Главный бухгалтер фирмы «Орион»
Срок командировки определяется руководителем, но не может составлять больше 30 календарных дней в границах Украины, 60 дней — за границу.
Кроме того, при наличии подтверждающих документов возмещаются затраты на бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт одежды, белья, обувь), но не больше 10 % суточных за все дни проживания; на бронирование мест в отелях — до 50 % стоимости места; на служебные телефонные переговоры — по согласованию с руководством.
Затраты на проезд в мягком вагоне, самолетом 1-го класса, в каютах 1 — 4-й группы тарифных ставок на судах морского флота, в каютах 1 и 2-й категорий на судах речного флота возмещаются с разрешения руководителя предприятия в соответствии с представленными проездными документами. В других случаях возмещаются затраты на проезд транспортом общего пользования (кроме такси).
За период временной нетрудоспособности командировочному работнику выплачивается помощь в связи с временной нетрудоспособностью, дни которой не включаются в срок командировка.
Руководителям предприятий предоставлено право в случаях, когда размер затрат на служебные командировки известный заранее, проводить оплату указанных затрат по согласию командировочных работников без представления оправдательных документов. Расчет выданной суммы, подписанный руководителем предприятия, сохраняется в бухгалтерии предприятия. Удостоверения на командировку подается в бухгалтерию без отчета.
Практика показывает, что допускаются случаи выписывания бестоварных и фальшивых документов, которые оформляют оплату разных работ нештатным (несписочным) работникам. Это можно установить способом фактической и встречной проверки и доказать, что эти работы не проводились или были выполнены в значительно меньшем объеме. Поэтому важно выяснить, все ли авансовые отчеты утверждены руководителем, вносит ли бухгалтер необходимые исправления из-за отсутствия оправдательных документов, а также, чем наличие арифметических ошибок, неправильно оформленных документов; выясняют, на ли всех авансовых отчетах есть подпись бухгалтера. Старательной проверке подлежит правильность, корреспонденции счетов, сделанной бухгалтером против каждой суммы затрат в авансовом отчете.
6.3. Ревизия расчетов по претензиям
Задолженность по претензиям и задолженность, списанная на убытки, проверяется сплошным способом. Проверке подлежат расчеты по претензиям:
– к поставщикам и транспортным организациям за выявленные в их счетах несоответствие цен, тарифов, расчетов; за низкое качество и недостаток товаров; за брак продукции; за завышение объема выполненных работ; за недопоставку товарно-материальных ценностей, штрафы, пеню, неустойку и т. п.;
– к учреждениям банков по суммами, по ошибке списанными и перечисленными через счета в банках.
Источниками ревизии по счету 374 «Расчеты по претензиями» являются: журнал регистрации претенциозных, судебных и арбитражных дел, договоры на поставку продукции (товаров), разовые соглашения, коммерческие акты, акты на прием груза, решения судебных органов (арбитража), письменное соглашение поставщика (подрядчика) на предъявленные претензии, выписки учреждений банка, платежные поручения, претензии, иски против арбитражного суда и т.п.
По дебету счета 374 «Расчеты по претензиями» отображаются суммы надлежащих предприятию платежей, по кредиту — поступления, использования и возвращения сумм. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности.
По каждой суммой задолженности ревизору следует проверить:
– правильно ли отнесены суммы на счет дебиторов по претензиями и подтверждены ли претензии соответствующими суммами: по претензиям к транспортным организациям — наличием коммерческих актов на недостаток товаров или соответствующих пометок на транспортных накладных, к поставщикам — наличием правильно оформленных актов;
– реальность получения сумм, отнесенных на счет дебиторов по претензиям;
– правильность и своевременность оформления претензий и предъявления исков. Ответственность за оформление претензий положен на руководителя и главного бухгалтера предприятия;
– как осуществляется контроль за своевременностью предъявления рекламаций и исков, по срокам прохождения исков в судах и арбитражах, а также взыскания долгов по исполнительным документам;
– какие решения приняты по претенциозным делам в органах суда и арбитража. В случае отказа или неполного удовлетворения исков следует выучить причины и обнаружить виновных в задаче предприятию материального вреда;
– есть ли имеющиеся по каждой списанной суммой необходимые подтверждения. Дебиторская задолженность может быть списана на убытки только по приказу по предприятию (решением общего собрания коллектива) и при наличии выводов или других документов, которые подтверждают безнадежность получения долга.
По всем безнадежным долгам (которые числятся на балансе или списаны на убытки) следует установить, почему такая задолженность постоянная возможной, кто в этом виновный, и принять меры относительно наказания по закону и возмещения причиненного вреда.
Все суммы, незаконно и необоснованно отнесенные на убытки, должны быть восстановлены по принадлежности и взысканы.
При решении вопросов относительно сроков исковой давности следует руководствоваться ст. 71 Гражданского кодекса Украины. Общий срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено (исковая давность), устанавливается в три года.
Сокращенные сроки исковой давности продолжительностью шесть месяцев предусмотрен ст. 72 Гражданского кодекса (ЦК) Украины:
1) о взыскание неустойки (штрафа, пени);
2) о недостатках проданных вещей (ст. 237 ЦК);
3) что вытекают из поставки продукции ненадлежащего качества (ст. 249 ЦК);
4) об имеющихся недостатках в работе, выполненной по договору подряда (ст. 343 ЦК);
5) о недостатках в работе, выполненной по договору бытового заказа (ст. 350 ЦК).
Претензии и иски субъектов предпринимательской деятельности к железной дороге, которые вытекают из перевозки грузов, определенные Уставом железной дороги Украины.
Ход срока исковой давности по суммам кредиторской задолженности определяется по времени зачисления суммы на счет предприятия или принятия на учет товарно-материальных ценностей.
Во время ревизии следует проверить обоснованность каждой претензии, своевременность и правильность оформления документации и представления ее по назначению.
Таким образом, реальность задолженности по счету 374 «Расчеты по претензиям» должна быть подтверждена по каждому дебитору документами, обоснованными претензиями, рекламациями, предъявленными для взыскания. Тщательно проверяются случаи отказа суда или арбитража в удовлетворении иска и выясняются причины отказа. Ревизор может провести сверку расчетов по претензиям и оформить ее соответствующим актом. Расчеты по претензиям ревизор проверяет вместе с юрисконсультом. Они пересматривают каждое претенциозное дело, ее движение и состояние на день ревизии.
В случае задержки выполнения решений суда или арбитража по искам следует выяснить причины такой задержки и мероприятия, которые употребляются истцом по этому поводу.
В бухгалтерии предприятия открывают претенциозное дело на каждую претензию в отдельности. Это дело регистрируют в специальном журнале с пометками о сроке прохождения исков в арбитраже и дальнейшее взыскание по исполнительным документами или о мотивах отказа и решения руководителя о списание безнадежного долга.