– относится штамп или пишется от руки «Депонирован» против фамилии лиц, которые не получили денег;
– составляется при этом реестр депонированных сумм;
– не допускаются подчистки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и документах, которые их заменяют;
– погашаются документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, штампом или надписью «Оплачен» с указанием даты (числа, месяца, года);
– регистрируются приходные и расходные кассовые ордера или документы, которые их заменяют, к передаче в кассу бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
– не допускаются подчистка и исправления в кассовой книге;
– изолировано помещения кассы;
– сохраняются деньги в сейфах и опечатываются ли кассы после окончания работы;
– сохраняются ключи от сейфа (шкафа) и печать кассира, а также дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, сундучках у руководителей предприятий;
– ознакомляют кассира после издания постановления (приказа) о назначение его на посада с Порядком ведения кассовых операций и укладывается ли договор про полную материальную ответственность;
– не возлагаются обязанности кассира на работников учета;
– проводится не реже как один раз на квартал на предприятии внезапная ревизия кассы с полным перечнем всех денег и проверкой других ценностей, которые находятся в кассе, и т.п..
4.4. Документальная ревизия кассовых операций
Основным нормативным документом, который регулирует осуществление учета денежных средств в кассе, является Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине.
Последовательность ревизии кассовых операций показана в табл. 4.4.1.
Во время ревизии кассовых операций остаток на начало отчетного периода следует сравнить с остатком предыдущего отчета, в журнале-ордере № 1 из счета 30 «Касса», Главной книге и балансе.
Остаток на конец отчетного периода аналогично сравнивается с остатком, выведенным в следующем отчете кассира, журнале-ордере № 1, Главной книге. Против каждой сличенной записи (относительно номера документа, даты, содержания операции, суммы) относится отметка.
В каждом отчете кассира следует проверить соблюдение порядковой нумерации приходных и расходных кассовых документов, их даты, соответствие нумерации тому периоду, за который составлен отчет, выяснить, нет ли подчисток дат (можно изъять из архива квитанцию на сдачу выручки в банк, на почту, документы на оплату работ за нагрузку, разгрузка, ремонт и т.п.).
Изъятию не подлежат документы пожелтевшие, выцветшие, помятые, с проколами от подшивки, обрезанные, с другим почерком, чернилами, с подделанными подписями, справками, цифрами.
В случае невозможности установить фальшивку ревизор на основе письменного распоряжения судейско-следственных органов, которые имеют на то право, снимает копии из сомнительных документов, оригиналы изымает соответственно акту и направляет прокурору для рассмотрения вопроса о возможности провести криминалистическую экспертизу.
При выявлении таких документов не следует сразу ставить в известность кассира, так как они могут быть приложены и к другим отчетам, и лица, которые допустили злоупотребления, могут принять предупредительные меры (уничтожить такие документы или регистры, произвести поджог, согласовать с соучастниками линию поведения во время расследования злоупотреблений, обратиться к утаиванию имущества). В таких случаях необходимо доказать ревизию до конца и лишь после завершения одновременно изъять все документы и потребовать объяснений от должностных лиц. Однако в таких случаях необходимо заранее предупредить органы прокуратуры или внутренних дел. Если во время проверки отчетов кассира и приложенных к ним документов расхождений не выявлен, то против строки, в которой записанный кассовый ордер, ревизор ставит отметку («V»).
И, наоборот, если установлен расхождения, ревизор фиксирует нарушения в журнале ревизии или ведомости нарушений и выясняет причины, устанавливает виновных лица.
Таблица 4.4.1. Схема последовательности контроля и ревизии кассовых операций при журнально-ордерной форме счетоводства
| Документы и регистры бухгалтерского учета | Процедуры контроля |
| Приходные и расходные кассовые ордера Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов Книга учета принятых и выданных кассиром денег. Отчет кассира (кассовая книга). Журнал-ордер № 1 по счету 30 «Касса» Главная книга и баланс к счету 30 «Касса» | Проверка фактического наличия средства, ценных бумаг и других ценностей кассы (инвентаризация) Проверка полноты оприходования и обоснованности расходования денежной наличности по целевому назначению Проверка соответствия данных отчетов кассира и приложенных к ним документов записям журнала-ордера № 1, Главной книги и баланса по счету 30 «Касса» |
Сравнивая данные журнала-ордера № 1 с Главной книгой, ревизор устанавливает реальность сумм остатков кассы путем проверки записей из дебета и кредита счета 30 «Касса», сделанных на основе приходных и расходных кассовых ордеров. Ведь можно механически уменьшить сальдо из счета кассы (во всех регистрах бухгалтерского учета, кассовой книге и балансе) и одновременно уменьшить или сальдо нереальной кредиторской задолженности, или сальдо собственного капитала, или сальдо счета 285 «Торговая наценка».
В отдельных случаях, наоборот, увеличивают сальдо у дебиторов, затрат и на других счетах.
Иногда сальдо кассы уменьшают за счет механического увеличения итога кредиторской стороны счета 30 «Касса» в журнале-ордере № 1 в дебет счетов затрат, расчетов, собственного капитала и т.п.
Особое внимание ревизор уделяет проверке своевременности оприходования полученных по чекам денег из банка, на сумму которых в день получения выписывается приходный кассовый ордер. Одновременно ревизор находит корешок чека, на основании которого полученные деньги, и отмечает на нем: «Оприходован».
Есть несколько случаев, когда механически увеличивают общий итог расчетно-платежной ведомости при начислении заработной платы (счет 66 «Расчеты из оплаты работы»).
В момент выписки расходных кассовых ордеров иногда строки «прописью» не заполняются, а после выдачи денег дописываются нужные цифры.
Во время проверки правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочно установить, все ли записанные в ведомость лица фактически работали на предприятии, не ли было среди них подставных, на которые выписывается заработная плата с целью ее присвоения.
Такие факты можно установить путем сопоставления данных ведомости на заработную плату с записями в личных делах работников и табелях, с приказами о зачисление на работу и увольнения, с данными документов (справок) о начисление заработной платы. Вспомогательной проверке подлежат достоверность подписей получателей денег, случаи дописывания сумм, подчистки, непредупрежденные исправления и т.п.
Возможные факты краж денежной наличности из кассы. В таких случаях ревизор в обязательном порядке применяет прием встречной проверки операций. Счет 30 «Касса» сравнивается с счетом 31 «Счета в банках», 33 «Другие средства», 37 «Расчеты с разными дебиторами» и т.п. (табл. 4.4.2).
Кроме того, на основании корешков чеков можно установить, сколько и с какой целью получен денег (на оплату работы, на хозяйственные потребности, на командировку). Такая необходимость возникает в связи со случаями неоприходования денег кассы, полученных из банка путем подделки шифра в выписке банка, когда сумму, полученную на основе чека, лишь бы не было расхождений между оборотом кредита счета 31 «Счета в банках» и таким же оборотом дебета выписок из счетов в банках, относят на дебет тех счетов, где есть нереальная кредиторская задолженность, на затраты. Деньги, полученные в банка по чеками, должны быть использованы по их целевым назначением. Для этого необходимо сопоставить суммы выписок банка по расходной частью и соответствующим счетом по коду операции «03» с записями в отчете кассира и приходными кассовыми ордерами на определенную дату и корешками чековых книжек на получение денежной наличности. Кроме того, использования денег по целевому назначению проверяется путем сопоставления фактически израсходованных сумм денежной наличности, отображенных в отчете кассира на основе расходных кассовых ордеров, с суммами, указанными на корешках чековых книжек и на приходном кассовом ордере и с установленным банком лимитом средств на соответствующие цели.
Таблица 4.4.2. Встречная проверка
Счет 30 «Касса» корреспондирует
| По дебету счета 30 «Касса» из кредита: | По кредиту счета 30 «Касса» из дебета: |
| 14 «Долгосрочные финансовые инвестиции» 15 «Капитальные инвестиции» 16 «Долгосрочная дебиторская задолженность» 31 «Счета в банках» 34 «Краткосрочные векселя получены» 37 «Расчеты с разными дебиторами» 41 «Паевой капитал» 42 «Дополнительный капитал» 50 «Долгосрочные займы» 70 «Доходы от реализации» 76 «Страховые платежи» 97 «Другие затраты» | 15 «Капитальные инвестиции» 31 «Счета в банках» 33 «Другие средства» 36 «Расчеты с покупателями и заказчиками» 37 «Расчеты с разными дебиторами» 41 «Паевой капитал» 50 «Долгосрочные займы» 66 «Расчеты по оплате труда» 67 «Расчеты с участниками» 76 «Расходы на сбыт» 95 «Финансовые расходы» |