До начала инвентаризации рекомендуется проверить:
а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием (учреждением) в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.
При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов в натуре и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности предприятий (учреждений).
Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности предприятий (учреждений).
При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов,
по которым в регистрах бухгалтерского учета отсуствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям -— указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам — протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам — местонахождение, род материалов и основные параметры; по дорогам — тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, вид покрытия, ширину полотна и т.п.
Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.
Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений предприятий (учреждений), учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения предприятий (учреждений), инвентаризируются до момента временного их выбытия.
На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).
Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.
По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.
Инвентарным объектом по группе зданий является каждое отдельно стоящее здание. Если здания примыкают друг другу и имеют общую сторону, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.
Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здание, составляют вместе с ним единое целое. Если же они обслуживают несколько зданий, то это отдельные инвентарные объекты.
Наружные пристройки к зданию, имеющие отдельное хозяйственное значение, отдельно стоящие котельные, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.п.) являются самостоятельными инвентарными объектами.
В состав здания входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации, как-то: вся система отопления внутри здания, включая и котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании), вся внутренняя сеть водо-газопровода и канализации со всеми устройствами, вся внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой, внутренние телефонные и сигнализационные сети и вентиляционные устройства обще санитарного назначения, подъемники (лифты).
Водо-, газо- и теплопроводные устройства, а также устройства канализации включаются в состав зданий, начиная от вентиля или тройника у зданий или от ближайшего смотрового колодца в зависимости от места присоединения подводящего трубопровода.
Проводка электрического освещения и внутренние телефонные и сигнализационные сети включаются в состав инвентарного объекта здания, начиная от вводного ящика, или кабельных концевых муфт (включая ящик и муфты), или проходных втулок (включая втулки).
Фундаменты под всякого рода объектами (не являющимися строениями) - котлами, генераторами, станками, машинами, аппаратами и т. п., хотя бы эти объекты были расположены внутри здания, — не входят в состав здания. Фундаменты этих объектов входят в состав тех инвентарных объектов, которым они служат. Фундаменты под крупногабаритное оборудование, сооруженные одновременно со строительством здания, входят в состав здания.
К сооружениям относятся инженерно-строительные объекты, назначением которых является создание условий, необходимых для осуществления процесса производства путем выполнения тех или иных технических функций, не связанных с изменением предмета труда.
К сооружениям также относятся отдельные инженерно-строительные объекты (сооружения городского благоустройства и др.), предназначенные для целей непроизводственного обслуживания.
Инвентарным объектом считается каждое отдельное сооружение со всеми устройствами, составляющими с ним одно целое.
К передаточным устройствам относятся такие устройства, при помощи которых производится передача электрической, тепловой или механической энергии от машин-двигателей к рабочим машинам, а также передача жидких и газообразных веществ от одного инвентарного объекта к другому.
К группе передаточных устройств относятся: линии электропередачи, трансмиссии и трубопроводы со всеми промежуточными устройствами, необходимыми для трансформации (преобразования) и передачи энергии и для перемещения по трубопроводам жидких и газообразных веществ до потребителя.
Инвентарным объектом по электрическим линиям считается линия от распределительного устройства электростанции (подстанции) или от клемм генераторов до распределительных устройств приемных подстанций и от подстанций до фидерных и трансформаторных помещений и т. п.
Границами между распределительными устройствами и электрическими линиями служат наконечные кабельные воронки (для кабельных линий), выводные втулки (для воздушных линий) и подвесные гирлянды между распределительными устройствами подстанций и воздушными линиями.
Опоры воздушных линий входят в состав инвентарного объекта - линии электропередачи.
Инвентарным объектом трансмиссии является ведущая линия трансмиссии в данном помещении или этаже с включением в ее состав, кроме валов, также муфт, шкивов, подвесок, кронштейнов и т. п.
К трубопроводам, являющимся передаточными устройствами, относятся трубопроводы для передачи от объекта к объекту жидких и газообразных веществ: воды, пара, газа, масла, нефти, воздуха, кислоты и т. п.
Самостоятельными инвентарными объектами считаются трубопроводы, не являющиеся частью какой-либо машины, здания или сооружения, но имеющие самостоятельное значение.
К силовым машинам и оборудованию относятся машины-генераторы, производящие тепловую и электрическую энергию, и машины-двигатели, превращающие разного рода энергию (энергию воды, ветра, тепловую, электрическую энергию и т. д.) в механическую, т. е. в энергию движения.
Инвентарным объектом по силовым машинам и оборудованию является каждая отдельная машина (если она не является частью другого инвентарного объекта), включая входящие в ее состав приспособления, принадлежности, приборы, а также индивидуальное ограждение и фундамент (если инвентарный объект смонтирован на отдельном фундаменте).
Инвентарным объектом по группе "Рабочие машины и оборудование" являются каждая отдельная машина, аппарат, агрегат, установка, прибор и т.д., включая входящие в их состав приспособления, принадлежности, приборы, инструменты, электрооборудование, а также индивидуальное ограждение и фундамент (если инвентарный объект смонтирован на отдельном фундаменте).