В магазинах в качестве первичных документов часто используют инвентаризационные товарные ярлыки. В процессе инвентаризации товарные ярлыки комплектуют по товарным группам в пачке по 30 штук, что соответствует заполнению одной странице инвентаризационной описи на машине.
Иногда на практике результаты, полученные при взвешивании товаров или их измерении, записывают непосредственно в инвентаризационную опись, оставляя операции таксировки и подсчёта итогов для последующей машинной обработки. В этом случае сведения описи служат в качестве исходных данных и имеют те же реквизиты, что и товарный ярлык.
В процессе инвентаризации используют и другие первичные документы (карточки материально ответственных лиц). Особенностью автоматизированной обработки данных инвентаризации является широкое использование результатов решения других задач. Так, массив остатков товаров на дату инвентаризации, служит основой сопоставления учётных и фактических остатков, полученных при учёте товарных потерь, необходимо для выявления окончательного результата инвентаризации в случае недостачи товаров.
На участке кодирования номенклатур, кодированию подлежат те же номенклатуры, что и на других участках, относящихся к подсистема «Бухгалтерский учёт». В то же время кодируют и специальные номенклатуры: естественная убыль товаров. Код норм естественной убыли товаров может быть построен на основе порядкового метода кодирования или с помощью кода повторения. Алгоритмы и технологические особенности обработки данных, данного комплекса задач достаточно разнообразны, но отличаются простотой тих реализации на машинах. С помощью подобных алгоритмов могут быть проверены регистры аналитического и синтетического учёта.
Некоторым своеобразием отличается алгоритм формирования на ЭВМ сличительной ведомости результатов инвентаризации. При получении сличительной ведомости необходимо для каждой позиции товара, содержащейся в массиве фактических остатков, отыскать по некоторым ключевым реквизитам (код товара, артикул, цена) соответствующую позицию в массиве учётных остатков. В случае совпадения значений ключевых реквизитов, а так же количества товара формируется так называемый массив «равно», а при несовпадении только количественной характеристике товара – соответственно массива «недостача» и «излишек». Сличительная ведомость выдаётся на печать по тем позициям товаров, по которым остаток, полученный на основе документального учёта, не совпадает с фактическим его наличием.
Сличительная ведомость результатов инвентаризации может быть составлена на ЭВМ двумя способами: путём ввода на печать всех учётных позиций или только тех, по которым обнаружены расхождения в учётных и фактических остатках.
Более предпочтителен второй способ – печать сличительной ведомости по отклонению. Расхождение граф в сличительной ведомости может быть разное. Одна из форм этой машинограммы включает такие графы: наименование и код товара, цена, количество (по учётным и фактическим данным, отклонение, сумма; по учётным и фактическим остаткам, отклонение). Итоги подсчитываются по товарной группе и по ведомости. При выявлении недостачи товаров до составления акта результатов инвентаризации определяют естественную норму товаров за инвентаризационный период.
В этом случае может быть получена машинограмма расчёта естественной убыли по предприятию, на основании которой недостача в пределах норм убыли списывается в установленном порядке. Акт результатов инвентаризации оформляют вручную. Однако более часто сличительная ведомость выдаётся на печатающее устройство ЭВМ в законченном виде, т. е. с учётом естественной убыли. Итоги ведомости подводятся по странице и в целом по документу. На ЭВМ может быть получен и акт результатов инвентаризации.
С помощью ЭВМ можно совершенствовать инвентаризационную работу следующим образом. При поступлении счёта поставщика при акцепте в платёжном требовании поставить код продукции. Затем необходимо обработать платёжное требование в вычислительном центре и передать на склад, где в это платёжное требование занести фактическое количество поступившего товара. Если имеются отклонения, то составляется соответствующий акт. Заведующий магазином должен дать информацию на ЭВМ о том, в какую ячейку заложен товар, код, место хранения, код товара, количество.
При отпуске товаров должны быть использованы отборочные листы, где материально ответственное лицо на основании товарно-транспортной накладной отмечает и в какой ячейке был выбран товар. Таким образом, можно иметь сведения о ценностях, находящихся на участках. Используя их на день инвентаризации выдаётся опись ценностей на месте хранения. Члены комиссии в этой же описи просчитывают ценности, записывают их в графу «фактическое наличие» и ежедневно по мере просчёта листов подписывают и сдают их на обработку, по графе «примечания» отмечают фиктивные ценности.
После сдачи последнего отборочного листа на вычислительном центре выдаётся сличительная ведомость. Этот метод способствует высвобождению работников, исключает ошибки, пропущенные позиции, экономит бумагу. Позволяет производить автоматический взаимный зачёт по пересортице.
Также передовым методом является АРМ «Баланс» – предназначен для введения системы бухгалтерских счетов (включая интересующий нас счёт 841) предприятия, обработки бухгалтерских проводок, на основе реализации основного алгоритма бухгалтерского учёта – принципа двойной записи.
Функции АРМ «Баланса» заключаются в следующем:
· введение системы синтетических счетов (в нашем случае без счётов, которые имеют отношение к счёту 841), а также субсчетов и аналитических счетов;
· обработка проводок;
· разноска сумм проводок в соответствии с заданной пользователем системой синтетических и аналитических счетов;
· выпуск машинограмм, аналогичных по содержанию главной книге, сводной оборотной ведомости, балансу (см. Приложение 9-11);
· выпуск машинограмм по отдельным синтетическим и аналитическим счетам, аналогичных по содержанию главной книге, оборотной ведомости (см. Приложение 12-14);
как мы убедились из рассмотренного пункта значение использования ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов, очень велико. Согласно рассмотренному материалу можно сделать следующий вывод.
Основными задачами машинной обработки на данном участке учёта являются : получение выходных документов в кратчайшие сроки, сокращение трудоёмкости инвентаризационных работ. Большой эффект при обработке инвентаризационных документов даёт применение ЭВМ. С их помощью составляют и инвентаризационную ведомость. На таких машинах можно составлять также сличительную ведомость. Применения ЭВМ создаёт условия для повышения уровня автоматизации рассмотренного участка учётных работ. С внедрением устройств регистрации автоматически считываемых кодов возникает совершенно новые возможности, связанные с резким сокращением сроков инвентаризации и повышением достоверности результатов обработки.
В универсальном торговом комплексе № 5 в связи с отсутствием автоматизации инвентаризационной работы и учёта её результатов, очень большой объём счётной информации, технической работы. На их проведение тратится много времени и трудовых ресурсов. Универсальному торговому комплексу № 5 можно только пожелать успехов в изыскании средств на автоматизацию инвентаризации.
Глава 3. Анализ инвентаризационной работы и пути её совершенствования.
3.1. Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных материалов.
Значительное повышение эффективности инвентаризационной работы может быть достигнуто за счёт совершенствования методики проверки достоверности и качества материалов инвентаризации.
Высокое качество проведения инвентаризации обеспечивается за счёт соблюдения сроков и внезапности проведения; квалификационного подбора состава членов комиссии; точного пересчёта фактического наличия ценностей; правильного оформление инвентаризационных описей; своевременной и правильной подготовки данных бухгалтерского учёта и выведения результатов.
Анализ недостач, выявленных в последние годы, свидетельствует о том, что 46-60 % их возникает по причине некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций.
Низкое качество инвентаризационной работы вызывается:
· несоблюдением принципа внезапности;
· нарушением количественного и качественного подбора состава инвентаризационных комиссий;
· неправильным составлением инвентаризационных описей;
· нарушением сроков выявления результатов инвентаризаций.
Например, выявленные недостатки в универсальном торговом комплексе № 5, были вызваны нарушениями в инвентаризационной работе, приведённые в таблице 3.1.
Приведённые данные показывают тенденцию роста негативных явлений инвентаризационной работы. Значительное количество отклонений вызвано нарушениями сроков инвентаризаций, приписками товаров в инвентаризационных описях и несоблюдением внезапности проведения инвентаризации. Плохо осуществлялся контроль за качеством инвентаризаций, что вызвало рост суммы недостач товарно-материальных ценностей на 151,2 %.
Таблица 3.1
Причины низкого качества инвентаризаций, способствовавшие возникновению недостач в УТК № 5 за 1997 г.
| причины | прошлый год | отчётный год | отчётный год в % к прошлому году | отклонение от прошлого года | ||||
| кол-во случаев, ед. | сумма, тыс. р. | кол-во случаев, ед. | сумма, тыс. р. | В кол-ве случаев, | В сумме. | В кол-ве случаев, | В сумме. | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| Недоброкачественные инвентаризации | 18 | 780 | 26 | 1086 | 144 | 172,3 | +8 | +256 |
| из них: | ||||||||
| нарушение сроков инвентаризаций | 8 | 416 | 10 | 440 | 125 | 105,7 | +2 | +24 |
| нарушение состава комиссий | 3 | 124 | 4 | 213 | 133 | 171,7 | +1 | +89 |
| несоблюдение внезапности | 3 | 102 | 5 | 124 | 166,7 | 118 | +2 | +22 |
| приписки товаров, не имевшихся в наличии | 4 | 138 | 7 | 259 | 175 | 187,6 | +3 | +121 |
| из них в течение: | ||||||||
| до 1 года | – | – | 2 | 67 | – | – | – | – |
| от 1 до 2 лет | 1 | 56 | 1 | 68 | – | 121,4 | – | +12 |
| в том числе не проведение контрольных проверок качества инвентаризаций | 3 | 82 | 4 | 124 | 133 | 151,2 | +1 | +42 |
В связи с этим возникает необходимость решения следующих проблем: