Инвентаризация как важнейший приём контроля... (стр. 3 из 15)
2.1. планирование и организация инвентаризаций на предприятиях розничной торговли
План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с директором. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам исходя из сроков и результатов осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально ответственных лиц (сезонность, время отпусков и т. д.), молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объёму товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения.
Один экземпляр плана инвентаризационной работы представляется для утверждения контрольно-ревизионному отделу потребительского общества.
Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нём предусматривается участие в инвентаризациях и контрольных проверках специалистов (не менее 4-7 раз в год).
Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки, в планах могут предусматриваться внезапные сплошные инвентаризации, охватывающие все торговые предприятия.
Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего начальником. В журнале учёта проведения инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени проведения инвентаризаций и составе комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве. Могут также указываться данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных товарах.
Организация инвентаризации ценностей имеет большое и возрастающее значение как в борьбе за сохранность собственности, так и в деле управления хозяйственной деятельности предприятий, так как даёт возможность получить точную и достоверную информацию о состоянии товарных запасов, выявить неполноценные товары, осуществить контроль за деятельностью материально ответственных лиц, определение суммы недостач и излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых предприятий. Что имеет немаловажное значение в условиях создания рыночных структур в стране.
Организационная сторона инвентаризации предусматривает различные нарушения, например, в состав комиссий нередко назначаются малоопытные продавцы, которые ограничиваются составлением описей без личной фактической проверки и подсчёта ценностей. Положение об участии в проведении инвентаризации представителей общественности нередко не выполняются, а если и выполняются, то носит лишь формальный характер. Иногда в качестве представителей общественности включаются сторожа, подсобные рабочие, уборщицы.
Также должна осуществляться совершенная организация деятельности инвентаризационной комиссии, которая недостаточно освещена в экономической литературе и практически не отражена в нормативных документах. Организационная деятельность инвентаризационной комиссии включает получение распоряжение на проведение инвентаризации, инструктаж, изучение и соблюдение своих обязанностей, прав и ответственности и порядок оплаты труда за выполненную работу. Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии должно служить распоряжение, выданное на основании, по разработанной форме (см. Приложение 2).
Выдача такого распоряжения вызвана необходимостью обеспечить право комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа внезапности.
До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы[2].
Например, изложение общих правил и специфических особенностей методики инвентаризации конкретных объектов, определение круга вопросов, на которые необходимо обратить более пристальное внимание, разъяснение порядка принятия решений по результатам проведённых инвентаризаций.
Распоряжение является единым документом, который в комплексе отразит организацию предварительной инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в книге учёта выданных распоряжений.
После регистрации и получения распоряжения о проведении, инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к её выполнению.
Последовательность осуществления этапов, из которых состоит инвентаризация отражается в сетевом графике проведения инвентаризаций в розничной торговле, который показывает, что делается в определённый момент инвентаризации, кем, в каком порядке и как. Сетевой график представляет собой графическую модель, наглядно изображающую технологию проведения инвентаризационной работы. Работы на сетевом графике изображены стрелками, а их результаты кружками, направление стрелки показывает порядок следования событий (см. схема № 1).
Схема 1.
Процесс указания выполняемых процедур приводится в таблице 2.1.
Таблица 2.1.
Содержание работ, выполняемых при проведении инвентаризации[3]
| Номер п/п | Содержание работ | Код работ |
| 1 | Оформление распоряжения о проведении инвентаризации ценностей и его вручению председателю комиссии. Проведение инструктажа членов комиссии. | 1-2 |
| 2 | Вручение распоряжения администрации предприятия, оповещение об инвентаризации материально ответственных лиц. | 2-3 |
| 3 | Опломбирование подсобных помещений и других мест хранения ценностей. | 3-4 |
| 4 | Получение от кассира последнего кассового отчёта с выведенными в нём остатками денег в кассе. | 4-5 |
| 5 | Проверка кассового отчёта и приложенных к нему документов. | 5-6 |
| 6 | Получение последнего товарно-денежного отчёта. | 4-8 |
| 7 | Подписка о включении всех расходных и приходных документов в отчёт. | 8-9 |
| 8 | Проверка предъявленного товарно-денежного отчёта и приложенных к нему документов. | 9-10 |
| 9 | Визирование всех документов приложенных к товарно-денежному отчёту. | 10-11 |
| 10 | Проверка весоизмерительных приборов, используемых комиссией. | 4-12 |
| 11 | Снятие остатка наличия денежных средств в кассе и определение выручки текущего дня. | 6-7 |
| 12 | Запись остатка денежных средств в кассе в инвентаризационную опись. | 7-15 |
| 13 | Подготовка товаров и тары к инвентаризации: группировка и подборка их по артикулу, наименованиям, ценам, выписка излишков на каждый вид товара. | 12-13 |
| Продолжение таблицы 2.1 | ||
| 14 | Пересчёт и перемеривание товаров и тары. | 13-14 |
| 15 | Запись данных об остатках товарно-материальных ценностей в инвентаризационную опись. | 14-15 |
| 16 | Подписка о том, что все ценности поименованные в описи комиссией проверены в натуре. | 15-16 |
| 17 | Определение предварительных результатов инвентаризации. | 16-17 |
| 18 | Представление описей в бухгалтерию. | 17-18 |
| 19 | Проверка в бухгалтерии товарных документов и отчёта материально ответственного лица. | 11-18 |
| 20 | Проверка инвентаризационных материалов в бухгалтерии. | 18-19 |
| 21 | Составление сличительной ведомости по таре. | 19-20 |
| 22 | Составление расчёта естественной убыли и других нормируемых потерь. | 19-21 |
| 23 | Отражение данных в отличительной ведомости результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле. | 20-22 |
| 24 | Отражение данных расчёта нормируемых потерь в сличительной ведомости. | 21-22 |
| 25 | Определение окончательных результатов инвентаризации. | 19-22 |
| 26 | Рассмотрение результатов инвентаризации. | 22-23 |
| 27 | Принятие решений по результатам инвентаризации. | 23-24 |
| 28 | Отражение в учёте результатов инвентаризации. | 24-25 |
Данная сетевая модель помогает рационализировать проведение инвентаризаций, сократить время их проведения, что в свою очередь, скажется на улучшение организации торговли, увеличение товарооборота и как следствие, улучшение финансовых результатов.