Во-вторых, составом субъектов осуществления. Инвентаризации в целях внутрибухгалтерского контроля проводят на предприятиях инвентаризационные комиссии. Инвентаризацию в процессе ревизий и проверок осуществляют ревизионные комиссии или специальные инвентаризационные комиссии под руководством ревизора.
В-третьих, составом нормативных документов, регулирующих право и необходимость проведения инвентаризации.
В-четвёртых, охватом объектов. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта осуществляется, в основном, в сложном порядке, всего имущества и в обязательном и плановом порядке, в установленные сроки. Инвентаризации, проводимые в ходе ревизии, относят к частным, выборочным, а сроки проведения зависят от плана проведения ревизий, проверок и других обстоятельств.
В-пятых, широтой охвата решаемых вопросов. Инвентаризации, проводимые в целях бухгалтерского контроля, носят характер инструктирования, оказания квалифицированной помощи материально ответственным лицам в налаживании учётной работы, выявляют естественную убыль имущества и реальность годовых производственно-финансовых показателей. В период же ревизии инвентаризации выполняют в основном узкую функцию контроля за наличием и сохранностью собственности, характеризуют качество проводимой ранее инвентаризационной работы.
Важное место занимает инвентаризация в процессе осуществления экономического анализа.
Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия.
Поэтому она выступает одним из методов контроля трудящихся за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей.
Но, кроме того, на сохранность собственности влияют и некоторые особенности торговли, которые обусловлены следующими причинами. Прежде всего, .то высокая степень децентрализации торговой сети. Торговля призвана прежде всего обслуживать население, поэтому организована разветвлённая розничная торговая сеть.
Кроме того, на предприятиях розничной торговли отсутствует натуральный учёт, из-за чего возникают затруднения в своевременности выявления нарушений. Эти объективные условия накладывают отпечаток на формирование способов хищений в торговле, в зависимости от которых осуществляются инвентаризации, направленные контролировать сохранность средств.
Значительная часть должностных хищений в торговле совершается упрощёнными способами, то есть путём присвоения выручки или товара. Данные хищения продолжаются сравнительно недолго, сопровождаются примитивными маскировочными действиями и выявляются при своевременном проведении инвентаризации. Наряду с этим в торговле возникает небольшое количество квалифицированных должностных хищений, наносящих ей большой ущерб. Эти хищения совершаются при соучастии других работников предприятия и посторонних лиц. Характерной особенностью хищений этой группы являются создание неучтённых излишков ценностей, с последующей реализацией их без отражения в учёте или крупные растраты, скрываемые путём подлогов в первичных документах и учётных регистрах. Выявление таких хищений затруднено и требует от ревизоров и инвентаризаторов глубокое знание бухгалтерского учёта, методов ревизий и организации торговли.
Растраты и злоупотребления всё же возникают в первую очередь, из-за некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций.
1.2. Организация контрольно-инвентаризационной службы на предприятиях торговли и её значение.
Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. В состав постоянно действующей комиссии входят: руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии); главные бухгалтера; на предприятиях, где выделены учётно-контрольные группы, – руководитель этой группы; начальники структурных подразделений (служб); представители общественности.
Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции:
· заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, секций по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;
· организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
· производят контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а так же выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период; проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачётов по пересортице ценностей в местах хранения, где ведётся количественный учёт;
· в необходимых случаях (при установлении серьёзных нарушений правил проведения инвентаризаций и др.) проводят по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации;
· рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей[1].
Однако наличие постоянно действующих комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера организации или предприятия, а в организациях, имеющих инвентаризационные бухгалтерии, – начальников контрольно-инвентаризационных отделов данных бухгалтерий. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несут руководители организаций (предприятий). Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителем подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризаций. Контрольно-инвентаризационные отделы разрабатывают графики инвентаризаций на предприятиях, участвуют в рассмотрении результатов инвентаризаций, под руководством постоянно действующих комиссий контролируют качество проводимых инвентаризаций и выполняют другие поручения.
Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях, имеющих отделы (секции), а так же кладовые (подсобные помещения), создаются отдельные инвентаризационные комиссии по каждому отделу, секции, кладовой. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя предприятия.
В состав рабочих комиссий входят: представитель руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии), специалиста (товаровед, технолог, экономист, работник бухгалтерской службы). В случаях, когда инвентаризация проводится без бригадира, а также после краж и ограблений в состав комиссий включают представителя управления (отдела) торговли местных исполнительных и распорядительных органов.
Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции: осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения; участвуют в проведении результатов инвентаризаций и разрабатывают предложения по зачёту недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли, вносят предложения по упорядочению приёма, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшению учёта и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей.
Контрольно-инвентаризационная служба выполняет важную задачу по обеспечению сохранности средств и поэтому несёт ответственность за своевременность проведения инвентаризаций.
1.3. Краткая экономическая характеристика универсального торгового комплекса № 5.
В состав оптово-розничного предприятия «Облторгсоюз» входит розничное предприятие Универсальный торговый комплекс № 5. Универсальный торговый комплекс № 5 образован 1 ноября 1995 г., работает на хозяйственном расчёте, несёт ответственность за результаты своей деятельности в соответствии с законодательством РБ, имеет счета в банке, печать, не является юридическим лицом. В своей деятельности руководствуется законами РБ, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров, решениями областного Совета, депутатов, решениями областного исполнительного комитета, приказами и распоряжениями ОРП «Облторгсоюз».
Основные задачи:
Более полное обеспечение населения города и области товарами, получение прибыли.
Обеспечение нормального функционирования зданий и сооружений, холодильного и торгового оборудования.
Обеспечение сохранности имущества, эффективное использование трудовых, материальных и финансовых ресурсов структурного подразделения.
Розничный товарооборот универсального торгового комплекса № 5 составил на 46860000,02 тысяч рублей больше, чем в 1996 году.
Удельный вес издержек обращения в 1997 году по отношению к товарообороту составил 5,1 %.
Внереализационные доходы составили 0,6 млн. руб.
Внереализационные расходы – 0,1 млн. руб.
Балансовая прибыль в 1997 г. по отношению к товарообороту составила 4,94 %.
План розничного товарооборота в I квартале 1998 г. выполнен на 57,3 %. К плану недополучено 76,87 млн. рублей.
Валовые доходы в I квартале 1998 г. составили 18,5 % по отношению к товарообороту.
Издержки обращения в рознице составили 2,1 % к товарообороту. Уровень рентабельности составил 4,4 %.
Всего за 1997 год было выявлено 63 случая недостач на сумму 7280 тыс. рублей. Недостачи были признаны мелкими и своевременно возмещены. Эти показатели характеризуют, что на предприятии проводится работа по улучшению сохранности собственности торговли.
В УТК № 5 разработан план проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей на 1998 год. Ведётся книга регистрации приказов проведения инвентаризаций. Создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия.