Основою визначення штатної чисельності персоналу ППА повинні стати наступні принципи: «не числом, а вмінням» і «збільшення штатної чисельності можливе лише при наявності гострої виробничої необхідності». Проте штат підрозділу, повинен складати не більше 7—9 чоловік, підібраних за принципом спеціалізації.
Типова рекомендована структура ППА й основні функціональні зв'язки даного підрозділу можуть бути наступними.
1. Керівник підрозділу — головний організатор, людина, що має навички керівної роботи, схильність до системного мислення, багатий практичний досвід роботи в банку, широкий кругозір і невгамовну фантазію. Він особисто підтримує робочі контакти з підрозділом стратегічного аналізу.
Керівник підрозділу проблемних активів виконує наступні функції:
— здійснює загальне керівництво діяльністю і забезпечує чітку організацію роботи ППА, організує планування роботи, вирішує оперативні питання;
— проводить систематичний аналіз стану справ з питань, що входять у компетенцію підрозділу, і на її основі готує пропозиції керівництву банку, комітетам і правлінню для прийняття рішень, спрямованих на удосконалення діяльності банку;
— забезпечує розробку інструктивних матеріалів, що безпосередньо стосуються певного роду діяльності, і вживає заходів щодо впровадження їх у практику;
— виконує представницькі функції і приймає участь у засіданнях і нарадах, що проводяться в банку, є членом комітету з проблемних активів і кредитно-інвестиційного комітету з правом вирішального голосу;
— забезпечує взаємодію з різними структурними підрозділами банку і залучає до роботи їх фахівців за погодженням з їх керівниками;
— організує і контролює своєчасне виконання рішень правління, комітетів банку, дотримання правил проведення операцій і забезпечення належного режиму конфіденційності в частині, що стосується роботи довіреного підрозділу.
2. Фахівець економічного профілю здійснює облік проблемних активів, складання звітних документів, розрахунок, формування і зміну резервів, планування і прогнозування результатів роботи ППА. Відповідає за взаємодію з економічною службою банку.
3. Фахівець бухгалтерського профілю повинний у досконалості знати бухгалтерський облік банку і вміти моделювати систему проводок для конкретної схеми роботи з проблемними активами, пропонованої підрозділом. Він основний опонент підрозділу бухгалтерського обліку банку. Істотним достоїнством такого фахівця є знання системи бухгалтерського обліку підприємства, тому що реалізація схем повернення заборгованості передбачає аналіз і врахування можливих їх наслідків для підприємств-боржників.
4. Фахівець кредитного профілю повинен досконало знати практику кредитування, нормативні матеріали банку, специфіку діяльності підприємств промислового сектора економіки і вміти будувати складні схеми фінансування. При необхідності повинен знаходити спільну мову з підрозділами кредитування і проектного фінансування банку.
5. Фахівець податкового профілю має знати не лише банківське, але й корпоративне податкове законодавство. Відповідає за взаємодію зі службою внутрішнього аудиту банку. Має повноваження вступати в робочі контакти з органами ДПА України.
6. Юрист арбітражного профілю — фахівець високої кваліфікації, що дає змогу йому вести від імені банку конкретні спори в арбітражному суді і захистити інтереси своєї сторони. Здійснює взаємодію з юридичною службою банку.
7. Фахівець з проблем безпеки (економічної і фізичної) відповідає за взаємодію зі службою безпеки банку і силовими
органами державної влади.
8. Фахівець по роботі з філіями банку повинен досконало знати економіко-фінансовий стан підпорядкованих установ, особливості їх регіонального функціонування, слабкі і сильні сторони практичної діяльності. При необхідності вникає в найбільш складні проблеми філії і вносить пропозиції щодо їх усунення і запобігання. Організує в інтересах банку взаємодію центрального апарату і філій з відповідних питань.
9. Фахівець технічного профілю — той, для кого повинні бути «коньком» обчислювальна техніка, програмування, засоби зв'язку і будь-яка організаційна техніка. Особа, що бере на себе левову частку технічної роботи, розвантажуючи інших для творчої, продуктивної праці.
Природно, що кожен банк залежно від специфіки своєї діяльності може індивідуально підходити до формування ППА, вносячи в його структуру ті чи інші зміни, що найбільш повно відповідають його потребам.
Характерною рисою співробітників підрозділу повинна бути їхня здатність знаходити шляхи вирішення — «так зробити можна» — на відміну від більшості, що може пояснити, чому «це робити не можна».
Обов'язково слід домовитися про принципи оплати праці співробітників ППА. На практиці представлені дві крайності. У першому випадку оплата їх праці не відрізняється від системи і рівня оплати праці будь-якого співробітника банку, що приводить до плинності кадрів, тому що їх робота вимагає великих витрат розумових і фізичних сил, високої психологічної напруженості, а найчастіше, особливо на першому етапі роботи з боржником, може мати місце і фактор особистої фізичної небезпеки. В другому випадку співробітникам обіцяють винагороду до 50% сум, повернутих банку. Це приємно, але, як правило, нереально, коли справа доход до виплати винагороди. Система винагороди підрозділу повинна базуватися на оцінці ступеня складності повернення боргу з урахуванням факторів особистого фізичного ризику, можливо, інших факторів і складати приблизно 5 % суми повернення для великих активів і близько 10 % —для середніх і дрібних активів. Визначення розміру винагороди співробітників ППА варто віднести до компетенції їхнього керівника, а порядок преміювання останнього повинен бути обговорений і встановлений керівником банку.
Варто застерегти від створення системи заохочення з безліччю поправочних коефіцієнтів, останній з яких іменується «коефіцієнт на розсуд правління банку». У випадку вдалої роботи підрозділу він стрімко зменшується і досягає часом величини, що позбавляє всякого бажання працювати в даному напрямку.
Матеріально-технічне постачання підрозділу відіграє суттєву роль у досягненні ефективної роботи ППА. Співробітники повинні бути забезпечені укомплектованими робочими місцями, персональними комп'ютерами і телефонно-факсовим зв'язком. Зрозуміло, що необхіден доступ до баз даних банку (можливо, у режимі «читання») і до юридичних баз даних. Залежно від фінансових можливостей банку доцільно забезпечити підрозділ хоча б одним мобільним телефоном, що може передаватися співробітниками в черговому режимі, пейджинговим зв'язком і автомобілем. Якщо можливості виділення автомобіля немає, то в керівника повинне бути право замовляти і використовувати черговий автомобіль банку, тому що співробітники підрозділу повинні мати можливість швидкого пересування при виникненні ситуацій, що вимагають термінових дій. Залежно від обставин можуть здобуватися оплачувані банком єдині проїзні квитки або «сезонки» на залізничний транспорт. Можлива оплата використання особистого транспорту в службових цілях. Зазначені форми матеріально-технічного забезпечення вже давно стали нормою в роботі західних банків, у нас же вони тільки освоюються.
Слід сказати декілька слів про методи роботи підрозділу. Як правило, позичальники поділяються на три категорії:
— кримінальної спрямованості, що споконвічне ставлять за мету не повертати борги;
— некримінальної спрямованості, що пасивно відносяться до повернення боргу;
— некримінальної спрямованості, які активно вживають щодо повернення боргу.
Говорячи про першу групу боржників, можна відзначити, що основне навантаження в цьому випадку лягає на юридичну службу і службу безпеки банку, а ППА підключається до роботи на стадії виявлення яких-небудь засобів або майна боржника й отримання рішення суду про право банку на звертання стягнення на них. Слід звернути увагу на те, що дії банку в цьому випадку повинні бути рішучими, послідовними і кваліфікованими, щоб не втратити можливість повернути борги. Говорячи про позичальників другої групи, варто сказати, що вони забезпечують широке поле діяльності для співробітників підрозділу, починаючи від умовлянь боржників або здійснення впливу на них через акціонерів і закінчуючи арбітражним процесом щодо банкрутства підприємства або вживанням спільних заходів щодо відродження фірми. Усе залежить від оцінки того, «чи варта овчинка вичинки», підготовленості співробітників і бажання банку домогтися реального результату щодо повного або часткового повернення боргу або переведення ситуації в менш проблематичну, а в деяких випадках — і в абсолютно нормальну.
З третьою категорією боржників працювати легше всього, і мистецтво співробітників ППА повинне полягати в тому, щоб перевести позичальників другої і навіть першої групи в третю. Яким чином можна цього домогтися?
Але отут виникає ускладнення. Припустимо, що в ході роботи з проблемним активом одержане рішення арбітражного суду про стягнення боргу в повному обсязі (основний борг, винагорода і штрафні санкції) або законослухняний позичальник визнав борги в повному обсязі в добровільному порядку. Припустимо також, що банк обмежується одержанням наявних у боржника коштів і сторони вважають зобов'язання за договором виконаними або банк знаходить можливість застосувати договір сесії й уступити права вимоги заборгованості третій особі за деяку розумну суму, але меншу, ніж зазначено в рішенні суду або визнано позичальником. Така ситуація цілком відповідає сформованій практиці. У результаті виходить, що банк подарував боржнику деяку суму і повинен заплатити з неодержаних коштів належні податки. У даному випадку банк несе додаткові втрати і стоїть перед вибором: взяти на себе податковий тягар і дати можливість підприємству функціонувати далі або домагатися повного повернення боргу і розорити його вщент.