Основные средства – это средства труда, имеющие стоимость не менее установленного государством лимита (100 ММОТ) и срок службы не менее одного года. Их используют в различных сферах приложения общественного труда: материального производства, товарного обращения и непроизводственной сфере. Они служат длительное время, не меняют своего внешнего вида, изнашиваются постепенно, переносят свою стоимость на себестоимость изготавливаемой продукции путём ежемесячного начисления амортизации (износа) по установленным нормам. Также «основные средства (фонды) представляют собой совокупность материально-вещественных объектов и ценностей, действующих в неизменной натуральной форме в течение длительного периода. Это средства, создающие материально-техническую основу и условия производственно-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта (организации, предприятия)».[2]
Бухгалтерский учёт призван обеспечить получение документально обоснованной информации о наличии и движении основных средств по местам их нахождения (эксплуатации), а в необходимых случаях и в разрезе лиц, ответственных за их сохранность, правильное начисление амортизации (износа), выявление результатов от реализации и другого выбытия объектов из эксплуатации. Важной задачей бухгалтерии является выявление излишних, неиспользуемых и неэффективно используемых объектов основных фондов и производственных площадей.
Единицей учёта основных средств является инвентарный объект, т.е. законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми принадлежностями и приспособлениями. Инвентарные объекты делятся на простые (единичные) и сложные, состоящие из нескольких предметов. Признаком обособления одного вида инвентарных объектов от другого служит выполнение ими самостоятельных функций. Для организации учёта основных средств, отвечающего поставленным выше задачам, важное значение имеет научно обоснованная их классификация. Типовая классификация основных средств установлена Госстандартом России в «Общероссийском классификаторе основных фондов», утвержденном 26 декабря 1994 г. № 359. Из-за разнообразия объектов основных средств они группируются по:
1. отраслям народного хозяйства (промышленность, сельское хозяйство, транспорт, связь, строительство и т.д.);
2. видам. Видовая классификация основных средств положена в основу их аналитического учёта. Она включает 10 групп:
1) Здания (корпуса цехов, мастерских, заводоуправления, жилые здания и другие архитектурно-строительные объекты производственного, административно-хозяйственного и социально-бытового назначения).
2) Сооружения (нефтяные и газовые скважины, стволы шахт, автомобильные дороги, мосты, водохранилища).
3) Передаточные устройства (линии электропередачи, трансмиссии, трубопроводы, теплосети, газовые сети и др.).
4) Машины и оборудование (силовые машины и оборудование (турбины, электродвигатели, генераторы и пр.), рабочие машины и оборудование (металлорежущие станки, литейное и электротехническое оборудование и др.), измерительные и регулирующие приборы и лабораторное оборудование, вычислительная техника).
5) Транспортные средства (автомобили, автобусы, электрокары, автодрезины и т.п.).
6) Инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь (электродрели, отбойные молотки, верстаки, инвентарная тара, предметы конторского и хозяйственного обзаведения, в том числе и мебель).
7) Рабочий скот.
8) Продуктивный скот.
9) Многолетние насаждения (озеленительные и декоративные насаждения, живые изгороди т.п.).
10) Другие, не перечисленные выше виды основных средств (библиотечные фонды, капитальные затраты в арендованные основные средства).
3. назначению: производственные и непроизводственные. Производственные участвуют в производстве продукции или обслуживают его; непроизводственные используются для создания непроизводственной продукции или обслуживания личных нужд работников предприятия (жилые дома, общежития, поликлиники, столовые);
4. использованию: находящиеся в эксплуатации, в реконструкции и техническом перевооружении, в запасе, на консервации;
5. принадлежности: собственные и арендованные.
В бухгалтерском учёте основные средства подразделяются также по местам эксплуатации (цехам, отделам) и материально ответственным лицам.
Первоначальное формирование основных средств на предприятии происходит в зависимости от формы его собственности. Акционерные общества формируют основные средства за счёт взносов (акций) учредителей (акционеров). Государственные и муниципальные унитарные предприятия получают основные средства от собственника и учитывают их как часть уставного капитала. Приватизируемые предприятия приобретают основные средства после их выкупа у государства или акционирования.
Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляют типовыми формами первичной документации.
Учёт поступления основных средств ведется в разрезе перечисленных классификационных групп и инвентарных объектов. При поступлении объекта в эксплуатацию комиссией, назначаемой руководителем организации, оформляется акт приёма-передачи (ф. № ОС-1) на каждый объект в отдельности.[3] Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты под ответственность одного и того же лица. В нем указывается характеристика объекта, его местонахождение, источник финансирования приобретения, год выпуска или постройки, дата ввода в эксплуатацию, результаты испытания объекта, его соответствие техническим требованиям и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств. После оформления акт приема-передачи основных средств передают в бухгалтерию. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и др.). Акт утверждает руководитель организации, При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах – для сдающей и принимающей основные средства организации.
Выбытие основных средств оформляется актом приема-передачи основных средств формы № ОС-1, актом на списание основных средств формы № ОС-4, актом на списание автотранспортных средств формы № ОС-4а. В особом разделе акта приводится расчет результатов ликвидации. При этом сопоставляют балансовую стоимость объектов и затраты по ликвидации – с одной стороны, сумму их износа и стоимость материальных ценностей, полученных от ликвидации, - с другой.
Пример. Балансовая стоимость ликвидируемого объекта основных средств – 2682 руб., износ – 2664 руб. Расходы по ликвидации – 224 руб., стоимость оприходованных после ликвидации материальных ценностей – 296 руб. Убытки от ликвидации составили 54 руб.(2682-2664+224-296).
Каждому объекту основных средств, принятому на учет, присваивается инвентарный номер, Он сохраняется на все время эксплуатации и обозначается на нем путем прикрепления металлического жетона, нанесения краски, насечки и т.п. Объекты основных средств обычно нумеруются по порядково-серийной системе, и номер указывается во всех первичных документах и регистрах бухгалтерского учета. Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки учета основных средств (ф. № ОС-6).[4] На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (рождения, закладки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, полную стоимость, нормы износа, сумму износа на дату приемки или переоценки объекта. Оборотная сторона инвентарной карточки предназначена для краткой индивидуальной характеристики объекта (например, если предметом учета является здание, то указывают фундамент, основание, стены, общую полезную и жилую площадь). Для обеспечения сохранности инвентарные карточки каждого объекта регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-10) с указанием в них номера карточки, инвентарного номера объекта, его названия и хранятся в картотеке бухгалтерии сгруппированными по отраслевым классификационным группам, а внутри этих групп – по местам эксплуатации и видам объектов. При выбытии основных средств инвентарная карточка изымается.
Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию на правах собственности, осуществляется на следующих счетах:
«Основные средства» – основной, для учета состава имущества, активный, по дебету наличие и поступление, по кредиту – выбытие основных средств в оценке по полной (первоначальной или восстановительной) стоимости.
«Износ основных средств» – регулирующий, контрактивный, для учета состава имущества, пассивный, по кредиту учитывается начисленный износ, а по дебету – уменьшение суммы износа основных средств. К этому счету могут быть открыты два субсчета:
«Износ собственных основных средств»
«Износ имущества, сданного в лизинг»;
«Реализация и прочее выбытие основных средств» – основной, для учета процесса сбыта, активно-пассивный, по дебету отражают первоначальную стоимость основных средств, а также расходы, связанные с выбытием основных средств, налог на добавленную стоимость основных средств, а по кредиту – сумму износа по выбывшим основным средствам, выручку от ликвидации и стоимость материалов по ценам возможного использования, поступивших в результате ликвидации основных средств.