С целью упорядочения документации и, следовательно, повышения эффективности оперативного управления следует шире использовать составление документов по принципу учета отклонений фактических данных от нормативных или договорных.
Используя методы сопоставления и учета отклонений, ЭВМ могут выдавать точные сведения о невыполненных полностью или частично поставках с нужной степенью детализации. При включении в условия договора необходимых данных ЭВМ могут определять размеры потерь и санкций в пользу бюджета или потребителей. Сигналы о срыве поставок многократно повторяются впредь до их выполнения или отмены.
Память ЭВМ допускает внесение всякого рода коррективов и уточнений в формы, а также может вести регистрацию подобных изменений, например, немотивированные смены поставщиков или нарушения длительных договорных связей.
Учитывая влияние перечисленных проблем на совершенствование документационных процессов, в крупных централизованных бухгалтериях для упорядочения документопотоков, повышения оперативности в получении необходимых сведений целесообразно создавать централизованные информационные службы и организовать кольцевую систему сбора и разноски документации между обслуживаемыми учреждениями.
Механизация и автоматизация документационных процессов в комплексе с упорядочением первичной документации являются основой высокоэффективной организации бухгалтерского учета.
Исследования показывают, что в ряде случаев около 75% документов поступает к непосредственным исполнителям, пройдя максимум инстанций. Время прохождения документов часто превышает время, необходимое для исполнения.
Вследствие этого общие сроки исполнения документов неоправданно велики. Соблюдение сроков сдачи правильно оформленных документов для дальнейшей обработки в бухгалтерию или на вычислительную установку и сроков выпуска машинограмм имеет важное значение для оперативности и качества учета.
Наблюдения показывают, что нарушение одной из сторон (бухгалтерией или обслуживаемой ею организацией) обоюдно согласованных графиков приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются за ненадобностью. Это значит, что в основе организации автоматизированного бухгалтерского учета должна быть заложена качественная подготовка и своевременная сдача документов.
Исследования, проведенные в организациях, показали, что информация об основной и предпринимательской деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще. В числе главных причин этого можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также способов их составления, сбора, обработки и хранения. Эти причины порождают противоречия между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющих тенденцию к снижению. Наличие информации не всегда гарантирует возможность принятия правильного решения. Ее нужно обработать, систематизировать, проанализировать и выводы в качестве новой или вторичной информации будут способствовать принятию оптимального решения.
К сожалению, приходится констатировать, что бухгалтерские архивы ведутся в большинстве случаев из ряда вон плохо. В тех учреждениях, где они есть, и в централизованных бухгалтериях архивы представляют собой груду необработанной, почти совсем не систематизированной информации. В большинстве бухгалтерий не предусмотрена должность архивариуса-специалиста по учету, занимающегося воспроизводством запасов информации, способного по первому требованию предоставить документы, необходимые для контроля или экономического анализа финансовой и хозяйственной деятельности.
Выпиской документов занято огромное количество учетчиков, кладовщиков, инженерно-технических и медицинских работников, Т.к. исходные данные о материальных ценностях, произведенной и отпущенной продукции, использовании машин и оборудования заносятся в первичные документы вручную.
Время, затрачиваемое на рукописное составление документа, примерно в 80 раз больше скорости мышления и в 20-25 раз больше нормальной скорости речи.
Такое несовершенство в составлении и обработке документов является причиной наличия ошибок в экономических сведениях, поступающих от структурных подразделений в централизованную бухгалтерию.
Отсутствие четкой организации в движении первичной документации неизбежно приводит к необоснованной загрузке вычислительной техники, увеличивает объем подготовительных работ (особенно ручных) и снижает оперативность действия автоматизированных систем управления. Иерархическое построение АСУ требует строгой увязки информации между различными уровнями. Это вызывает дополнительные требования более глубокой проработки вопросов совершенствования документационных процессов. Обобщение практики позволяет сделать вывод, что основными недостатками существующих документационных процессов в бухгалтериях являются:
· отсутствие единой научно обоснованной классификации документов одного и того же вида в организациях (по формату, оформлению, терминологии, написанию);
· неоправданное дублирование как отдельных документов, так и содержащихся в них реквизитов;
· несовершенство способов составления и размножения документов;
· нерациональность традиционно сложившихся в организациях маршрутов документов.
В учреждениях работа по совершенствованию документационных процессов неотделима от анализа сложившегося документооборота. На основе проведенных исследований доказывается, что на практике часто отождествляют понятие "совершенствование документооборота" и "сокращение количества документов".
Дело не только в количестве документов и в объеме отчетности. Важно, нужны ли данные документы и насколько эффективно они используются для целей контроля и оперативного управления деятельностью организации, а также составлением и последующей обработки. Часто бывает более целесообразным идти по пути унификации документации, систематизации и. машинной обработки отчетности.
Исследования показали, что совершенствование документации и документооборота в организациях предполагает проведение комплекса организационных мероприятий:
· методическое обеспечение - разработка положений о документообороте как в организациях, так и в подразделениях (должностных инструкций для работников, связанных с созданием и обработкой документов, программ проектирования);
· материально-техническое обеспечение - изготовление новых бланков документов, установка соответствующего оборудования;
· обучение сотрудников работе с документами, организации семинаров, инструктажей.
Эффективность организации работы с документами в бухгалтерии определяется рядом факторов:
· унификация и стандартизация;
· применение единых методов и способов документирования;
· внедрение единых норм, правил, регламентирующих организацию документных работ.
Использование документов невозможно без их классификации, позволяющей правильно формировать номенклатуру дел и последующее их использование в оперативных, контрольных и аналитических целях.
Удобство доступа к информации во многом определяется особенностями ее структурирования, т.е. к какому блоку отнести те или иные документы.
В настоящих условиях расширяется число пользователей учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает, бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую отчетность организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организаций для оценки его финансового и имущественного положения. Это требует установления действенного контроля за качеством учетной информации, от степени достоверности которой будет зависеть эффективность принимаемых управленческих решений.
5. Хранение бухгалтерских документов
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Министерством финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Минфина РФ от 24.0З.2000г. № 31H), на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.
Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии).
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки
хранения бухгалтерских документов установлены "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года.
Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости:
· срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
· 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты органи~аций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;