Делопроизводство в бухгалтерии (стр. 3 из 6)
По порядку составления документы бывают первичные и сводные.
Первичные - составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию непосредственно в момент ее совершения (табели учета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др.).
Сводные - составляются на основе первичных документов (отчет кассира, отчет склада и др.).
По содержанию хозяйственных операций документы делятся на денежные, материальные, расчетные.
Денежные документы отражают наличие и движение денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, чеки, облигации и др.).
Материальные документы отражают наличие и движение имущества организации (материально-производственных запасов, основных средств и др.).
Расчетные документы отражают расчеты организации с другими юридическими и физическими лицами (расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.).
По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы предназначены для отражения одной или нескольких операций в момент их совершения (накладные, наряды, кассовые ордера и др.).
Накопительные документы составляются в течение определенного периода времени путем накапливания однородных повторяющихся записей (лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.).
По месту составления документы бывают внешние и внутренние.
Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, tobapho-транспортныe накладные, счета-фактуры и др.).
Внутренние документы составляются в самой организации (товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера).
По способу заполнения документы подразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств.
Классификация бухгалтерских документов может быть представлена в виде следующей схемы: схема № 1 «Классификация бухгалтерских документов».
Движение документов во всех случаях отражает сложившуюся в организации организационную структуру аппарата управления и схему распределения обязанностей между структурными подразделениями и отдельными работниками, поэтому совершенствование документооборота неотделимо от рационализации формирования организационных структур управления.
Соблюдение сроков сдачи документов имеет особенно важное значение при автоматизации учетных операций в централизованной бухгалтерии, так как это связано с равномерной загрузкой машин и со сроками выпуска машинограмм. Практика убеждает, что нарушение сроков сдачи документов приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются из-за потери ими оперативного значения и актуальности.
Первичные документы должны не только своевременно составляться, но и содержать достоверные данные. Последнее неотделимо от правильной и рациональной организации первичного учета, качественного составления документации с заполнением всех требующихся реквизитов, в том числе четкое заполнение в первичных документах установленных шифров, имеющих принципиальное значение при механизации учетных операций в централизованных бухгалтериях.
Бухгалтерские документы, связанные с использованием смет расходов по бюджету, специальным и другим средствам, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (или их заместителями).
В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы подписываются руководителем организации (распорядительные надписи), при котором создана централизованная бухгалтерия, или другими уполномоченными лицами и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства организации подписываются руководителями обслуживаемых организаций и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.
Все банковские операции проводятся через бюджетные (текущие) счета тех организаций, при которых созданы централизованные бухгалтерии. В отдельных обслуживаемых организациях с большим объемом операций с разрешения вышестоящей организации могут быть сохранены бюджетные (текущие) счета.
Централизация учета исполнения смет расходов потребовала совершенствования учета. Вместо книг стали использоваться накопительные ведомости. Это позволило отказаться от большого количества мемориальных ордеров на каждую операцию, сократить количество записей в регистрах синтетического и аналитического учета. Отпала необходимость в составлении отдельных оборотных ведомостей.
Централизация бухгалтерского учета предъявляет высокие требования к оформлению первичной документации, исходящей из обслуживаемых организаций. Нельзя забывать, что искажение хотя бы одного показателя при автоматизированной обработке приводит к изменению показателей во многих взаимосвязанных документах, потому что их составление базируется на одной и той же исходной информации или последовательном использовании результатной информации одной задачи в качестве исходной для решения другой.
Практика убеждает, что внедрение автоматизированных систем управления должно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронной вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. К сожалению, в большинстве случаев информация об основной и финансовой деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще.
В числе главных причин можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также неудовлетворительное их состояние, сбор, обработка и хранение. Эти причины порождают противоречие между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющей тенденцию к снижению.
Исходные данные о материальных ценностях, выработке, использовании машин и оборудования в большинстве случаев заносятся в первичные документы вручную.
В оперативном управлении деятельностью организаций процесс обработки информации начинается с совершения хозяйственных операций, их кодирования и фиксации в первичных документах. Несовершенство этих действий неизбежно ведет к нерациональному использованию ЭВМ за счет увеличения объема работ.
4. Бухгалтерские документы и документооборот
Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется предварительно установить порядок движения документов.
Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.
Рациональная организация документационных процессов предполагает максимальное ускорение движения документов за счет оптимальной последовательности движения и обработки документов. Важно добиваться сокращения пунктов, проходимых тем или иным документом, и времени нахождения (задержки) документа в каждом из них. С этой целью во всех структурных подразделениях организаций следует проектировать маршруты прохождения документов, устанавливать конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя, а также осуществлять действенный контроль за прохождением документов по маршруту.
Это возможно, если:
· виды, формы, содержание и структура первичной документации определены с учетом наличия материально-технической базы системы создания, сбора и обработки документации;
· внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесения возможных изменений;
· сроки создания и обработки документов определены, исходя из графика документооборота.
На основе анализа документопотока организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией, выявлены причины возрастания объемов учетной информации, обусловленные двумя основными факторами: объективными - зависящими от
роста масштабов и сложности деятельности организаций и субъективными - зависящими от формы и метода реализации функций в деятельности учреждений.
Вторая группа причин требует углубленного анализа комплексов документов, необходимых и достаточных для документирования хозяйственных процессов на каждом уровне управления, а также технологии работы с документами в централизованной бухгалтерии и в обслуживаемых учреждениях с момента создания (получения) документа до сдачи в архив.
Были выявлены неоправданно большие косвенные потери рабочего времени в результате сложившейся нерациональной практики прохождения документов в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, при которой основная их масса проходит через руководителей организаций неоднократно. Это подтверждается показателем кратности прохождения документов через руководителей организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией.
Вторым следствием является неконкретность резолюций руководителей организаций, обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Большие потери времени при работе с документами наблюдаются на среднем уровне управления организаций (начальники отделов, мастера учебных и опытных мастерских), где выполняются не свойственные должностным лицам арифметические расчеты, вручную выписывается многочисленная документация, выполняются функции курьеров и т.п.