Розділ 4. Комп'ютерні технології бухгалтерського обліку
Облікова система припускає послідовність кроків від фіксації подій до підготування звітів і закриття рахунків. Дана послідовність називається обліковим циклом.
Обліковий цикл можна подати таким чином:
– відбиток операцій у первинних документах;
– запис операцій у журнал;
– перенесення записів у Головну книгу;
– формування фінансових звітів;
– опрацювання рахунків для закриття поточного періоду і підготування до початку нового облікового циклу.
Використання методу подвійного запису дозволяє трансформувати кожний факт господарської діяльності в бухгалтерську проводку, що фіксується на рахунках.
З одного боку, синтетичні рахунки є елементами інформаційної системи, видовими ознаками, по котрим сукупність інформації розділяється на локальні частини, що дозволяють одержувати узагальнені показники для контролю й аналізу господарської діяльності. З іншого боку, синтетичний рахунок виступає в якості інформаційної підсистеми, що складає з аналітичних рахунків і субрахунків, у яких деталізується і групується інформація, що об'єднується на даному синтетичному рахунку.
Рахунки бухгалтерського обліку можна розглядати як локальні самостійні (взаємозалежні) інформаційні елементи, що відбивають прямування визначених об'єктів обліку, пов'язані в єдину інформаційну систему. Розміри цієї системи визначаються Планом рахунків бухгалтерського обліку, що містить обов'язкову для застосування в усім народному господарстві номенклатуру рахунків, яка забезпечує:
– взаємозалежну систематизацію, угруповання й узагальнення інформації про господарську діяльність;
– однакову методологію обліку в народному господарстві;
– узагальнення і контроль показників в. умовах раціональної організації бухгалтерського обліку, заснованої на застосуванні прогресивних форм і методів обліку.
Опрацювання даних є найважливішою і трудомісткою функцією обліку. Ця функція повинна реалізовуватися з урахуванням таких обмежень: оперативність (робота в реальному режимі часу) і витрати на опрацювання. Мова йде про здатності системи бухгалтерського обліку опрацьовувати визначені обсяги інформації, що надходять із визначеною частотою. При цьому, оскільки дані, що надходять, відносяться до визначеного тимчасового періоду, система обліку повинна вирішувати проблему збереження й архівації даних, які стосуються минулих періодів, а також забезпечувати доступ до даних, які можуть бути скориговані або використані для оперативного аналізу.
Узагальнення інформації в обліку і формування фінансової звітності необхідно для виведення обробленої інформації за межі зазначених вище обмежень, щоб забезпечити доступ до неї будь-якого користувача. Додаткова потреба в інформації про господарську діяльність підприємства задовольняється за рахунок економічного аналізу.
У процесі розвитку бухгалтерський облік використовував різноманітні форми, що розроблялися з метою удосконалення системи обліку і полегшення праці бухгалтера. В даний час в Україні застосовуються в основному меморіально-ордерна і журнально-ордерна форми обліку. Поряд із цими ручними формами обліку усе більше поширення одержують спеціальні програми по бухгалтерському обліку, що вирішують завдання його автоматизації.
Програмне забезпечення - це той інструментарій, за допомогою якого бухгалтер може вести весь процес опрацювання даних починаючи з введення в машину інформації і закінчуючи одержанням регістрів бухгалтерського обліку. Використання обчислювальної техніки вирішує ряд проблем, пов'язаних із ручним веденням обліку, забезпечуючи:
– зменшення обсягу рутинних операцій;
– прискорення опрацювання даних первинних документів;
– автоматизацію розрахунків (податки, знос і т.д.);
– автоматизацію формування звітних форм;
– поглиблення аналітичного обліку;
– відмова від користування типографськими бланками первинних документів і звітності і т.д.
Нові інформаційні технології в галузі бухгалтерського обліку відкривають значні можливості для керівників підприємств у процесі прийняття рішень. Програмне забезпечення дозволяє більш оперативно одержувати інформацію по усім питанням, пов'язаним із діяльністю підприємства, і своєчасно приймати управлінські рішення.
Функції бухгалтерського обліку, як автоматизованого, так і ручного, можна умовно розбити на дві основні групи - зведений облік і підготування даних для зведеного обліку.
Зведений облік являє собою фіксацію первинних документів, опрацювання даних, що містяться в цих документах, і узагальнення отриманої інформації в звітах. Тут вся інформація за допомогою методу подвійного запису відбивається по синтетичних рахунках у вартісній формі, і після цього не складає труднощів витягти її з банку даних для розрахунків і заповнення звітів.
Підготовка даних для зведеного обліку більш трудомісткий процес, тому що він включає ведення обліку по його окремих ділянках, а також розрахунок різноманітних економічних показників. Ділянки обліку можуть дробитися до нескінченності. Це залежить від розмірів підприємства, його організаційної структури, обсягів і видів діяльності й інших чинників. Але на більшій частині підприємств облік ведеться по таких напрямках:
– облік основних засобів;
– облік матеріальних цінностей (складський облік);
– облік витрат і прибутку;
– облік касових операцій;
– облік операцій по розрахунковому (валютному, поточному тощо) рахунку;
– облік розрахунків
– облік заробітної плати.
У зв'язку з цим програмне забезпечення можна підрозділити на такі класи:
1. Проводки - Головна книга - баланс (міні-бухгалтерія).
2. Інтегрована бухгалтерія.
3. Комплексна бухгалтерія.
4. Мережна версія бухгалтерського обліку.
Роздивимося особливості і характерні ознаки кожного класу спеціалізованих бухгалтерських програм.
1. ПРОВОДКИ - ГОЛОВНА КНИГА - БАЛАНС. Бухгалтерські програми цього класу реалізують в основному зведену функцію обліку. Програми даної групи достатньо прості й універсальні. При цьому достатньо широкий діапазон їхньої потужності - від винятково синтетичного обліку до багаторівневої аналітика і зведеного обліку. Тому в даному класі можна виділити такі підгрупи:
– програми, що реалізують функції синтетичного обліку - ведення журналу операцій на рівні проводок, формування журналів-ордерів, Головної книги, оборотного-сальдового балансу і форм фінансової звітності;
– програми, що на додаток до функцій першої групи дозволяють вести однорівневий, а іноді дворівневий аналітичний облік. Це робить їх придатними для малих підприємств і підприємств, що ведуть облік по спрощеній формі
– програми ведення зведеного обліку. Їхня характерна риса - можливість прив'язки до синтетичних рахунків розгорнутої багаторівневої системи аналітичних рахунків;
– головні модулі функціональних комплексів. Їхнім головним завданням є прийом проводок від програм, спеціалізованих для ведення різноманітних ділянок обліку, із метою здійснення зведеного обліку. Відмітною рисою цих програм є потужний інтерфейсний блок, необхідний для імпорту проводок з інших програм комплексу.
2. ІНТЕГРОВАНА БУХГАЛТЕРІЯ. Особливостями програм даного класу є:
– наявність кількісного і сумового обліку;
– реалізація усіх функцій програм попереднього класу;
– автоматизація окремих ділянок обліку (облік матеріалів, основних засобів, заробітної плати й ін.);
– єдине поле проводок;
– орієнтація програми для використання на одному робочому місці.
3. КОМПЛЕКСНА БУХГАЛТЕРІЯ. Характерна риса даного класу - автоматизований комплекс бухгалтерського обліку - складається з окремих функціонально закінчених АРМ (автоматизованих робочих місць); є інтерфейс передачі інформації для зведення балансу і розгорнутого аналітичного обліку.
4. МЕРЕЖНА ВЕРСІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ. Особливості даного класу програм полягають у наступному:
– можливість мережного обміну усередині кожного робочого місця одного АРМ і між різноманітними АРМ;
– здійснення обміну інформацією тільки по мережі;
– можливість одночасної роботи різних АРМ із доступом до будь-якої дозволеної інформації. Це означає, що якщо в комплексній бухгалтерії зведення даних відбувається епізодично, те в мережній версії усі введені дані одночасно можуть бути доступні всім користувачам.
Висновок.
На основі зробленої роботи, можна сказати, що бухгалтерський облік визначений як процес ідентифікації й оцінки інформації економічного характеру і доведення її до користувачів, щоб на її основі могли бути зроблені якісь висновки і прийняті рішення.