- потери от списания задолженности по претензиям к поставщикам транспортным организациям за выявленную при приемке недостачу или порчу товаров в случае отказа арбитража в удовлетворении предъявленных исков.
По дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» приводятся:
- по недостающим (похищенным) или полностью испорченным товарно-материальным ценностям – их фактическая себестоимость;
- по недостающим (похищенным) или полностью испорченным основным средствам – их остаточная стоимость;
- по частично испорченным материальным ценностям – сумма определившихся потерь.
По недостачам (хищениям) и порче материальных ценностей записи производятся по дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов учета названных ценностей.
В соответствии с Инструкцией Госналогслужбы РФ от 11.10.95 № 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» в действующей редакции организации оптовой торговли в тех случаях, когда недостача, порча или хищение материальных ценностей отражаются в учете до списания суммы НДС, уплаченной при приобретении, они фиксируются по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в установленном для списания недостач порядке без возмещения (зачета) соответствующего НДС из бюджета, что можно отразить проводкой: Дт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – Кт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
Порядок списания определен п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и п. 2.13 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых результатах на предприятиях торговли и общественного питания. По кредиту счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» списываются:
- недостачи и потери от порчи ценностей в пределах норм естественной убыли (при наличии норм) – на счета учета материальных ценностей (когда они выявлены при заготовлении) или издержки обращения (когда они выявлены при хранении или реализации);
- недостачи ценностей сверх норм убыли (при наличии норм) и потери от порчи и похищенных ценностей – в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
- недостачи ценностей сверх норм убыли при отсутствии конкретных виновников, а также недостачи и хищения товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков – на финансовый результат, что отражается проводкой: Дт 80 «прибыли и убытки» – Кт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
- Также в соответствии с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 01.07.95 № 661 в Положении о составе затрат (п.15, абзац 12), суммы убытков от хищений, виновники которых по решениям суда не установлены, включаются в состав внереализационных расходов, что должно фиксироваться бухгалтерской записью: Дт 80 «прибыли и убытки» – Кт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
По кредиту счета 84 Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета. При этом на счета учета издержек обращения списываются недостающие ценности по их фактической себестоимости.
Недостачи сверх норм убыли и потери от порчи ценностей, а также похищенных ценностей за счет материально ответственных лиц учитываются по дебету субсчета 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба», при этом на сумму недостачи по учетным ценам делается проводка: Дт 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - Кт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
По решению руководителя организации с виновного лица может быть взыскана стоимость недостающих ценностей по рыночным ценам. При этом на сумму разницы между стоимостью недостающих ценностей, отнесенных на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 84, делается запись: Дт 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – Кт 83/3 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».
По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 83 «Доходы будущих периодов».
Недостачи ценностей, выявленные в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 83 «Доходы будущих периодов». Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73 «расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») и кредитуется счет 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По мере погашения задолженности кредитуется счет 80 «Прибыли и убытки» и дебетуется счет 83 «Доходы будущих периодов».
При погашении недостачи материально ответственным лицом на сумму внесенных платежей делают проводки: Дт 50 «Касса» (51 «Расчетный счет») – Кт 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Недостачи, так же, могут быть удержаны из заработной платы. Это отражается записью на соответствующую сумму: Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – Кт 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
При этом следует помнить, что сумма удержания не должна превышать половины начисленной заработной платы.
Взаимозачет недостач одних товаров излишками других
Зачет недостач одних товаров излишками других возможен только с разрешения руководителя организации. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного проверяемого материально ответственного лица, одного и того же наименования товарно-материальных ценностей и в тождественных количествах. Разрешено допускать такой зачет в отношении одной и той же группы товаров, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду и упакованы в одинаковую тару. В случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по перерсортице. Если после проведенного в установленном порядке зачета все же имеет место недостача, то нормы естественной убыли должны примениться только к тому наименованию ценностей, по которому она установлена. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
О допущенной пересортице, как и при обнаружении недостачи, материально ответственное лицо должно дать письменное объяснение. При этом размер недостач определяется исходя из действующих цен на товары на день причинения ущерба. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли. При недостаче от прерсортицы, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причине, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Учет потерь в следствие естественной убыли.
Особое значение при списании недостач имеет правильное исчисление естественной убыли товаров, то есть нормируемых потерь. Нормы естественной убыли были утверждены приказом Минторга России от 21.05.87 «О нормах естественной убыли продовольственных товаров в торговле», и установлены в процентах к стоимости каждого товара. Нормы были разработаны для:
- продовольственных товаров в розничной сети государственной и кооперативной торговли;
- продовольственных товаров при хранении на складах и базах розничных торговых организаций общественного питания;
- продовольственных товаров при хранении и отпуске на мелкооптовых базах, хранении и отпуске в кладовых предприятий общественного питания;
- сыров при хранении на распределительных холодильниках торговли;
- продовольственных товаров при транспортировке автомобильным и гужевым транспортом.
Кроме того, выше указанным приказом определены норы потерь от боя стеклянной посуды с пищевыми товарами при транспортировке автомобильным и гужевым транспортом, хранении на складах, базах, в розничных торговых организациях, организациях общественного питания; нормы потерь от боя и ущербления стеклянной порожней тары при приемке, хранении и отпуске на тарных складах оптовых и розничных торговых организаций, предприятий общественного питания, при погрузке в железнодорожные вагоны (баржи), транспортировании автомобильным и гужевым транспортом.
Нормы естественной убыли являются предельными, они применяются, когда при проверке фактического наличия товаров выявляется недостача. Естественная убыль списывается в фактически обнаруженных пределах, но не выше установленных норм.
В нормы естественной убыли не включаются: нормируемые отходы, образующиеся при подготовке к продаже колбас, мясокопченостей, рыбы после предварительной разделки; зачистки сливочного масла, крошка карамели, сахара-рафинада, так как они сдаются на переработку и списываются по накладным на их сдачу; потери, образовавшиеся вследствие порчи товаров, повреждения тары, а также разницы между фактическим весом тары и весом тары по трафарету (завес тары).
Не применяются нормы естественной убыли в организациях оптовой торговли:
- по товарам, принятым и отпущенным без взвешивания;
- по транзитным операциям.
При перевозке товаров нормы убыли были установлены в зависимости от расстояния и времени года; при этом недостачи списывались по тем ценам, по которым приходовались товары.