При длительном проведении инвентаризации на складе с письменного разрешения руководителя товары со склада могут быть отпущены в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оформлены отдельной описью «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходном документе делают соответствующую отметку.
Товары, находящиеся на складе на ответственном хранении (не принадлежащие предприятию или поступившие на предприятие без сопроводительных документов), инвентаризуются вместе с собственными и оформляются отдельной описью, в которой делают ссылку на документ, подтверждающий принятие товара на ответственное хранение.
На товары, находящиеся в пути, составляют отдельный акт, в котором по каждой отправке указывают наименование и количество товара (по документам бухгалтерского учета), дату отправки, перечень и номер отгрузочных документов.
Отдельными описями оформляют наличие неходовых, залежавшихся и неполноценных, пришедших в негодность товаров. Такие товары должны храниться отдельно.
Тара записывается в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и тд). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.
В протоколе рабочей инвентаризационной комиссии отражают результаты инвентаризации, проверки условий хранения и обеспечения сохранности ценностей на складе, отмечают причины порчи товаров и виновных лиц, предоставляют предложения по устранению недостатков, списанию недостач в пределах естественной убыли, зачета пересортиц.
Первый экземпляр описей товаров и тары с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на бой, брак и порчу товаров и другие инвентаризационные материалы передают в бухгалтерию в день окончания инвентаризации. Протокол комиссии с другими документами передают на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.
Определение и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
Результаты инвентаризации в 5 – 10-дневный срок должны быть определены в бухгалтерии предприятия после проверки документов, цен, а также таксировки описей по каждому наименованию товаров и тары в количественно-суммовом выражении. Для этого сопоставляют данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товара и тары по описи. На ценности, по которым выявлены расхождения, составляют сличительную ведомость, в ней указываются наименования товара, номенклатурный номер, количество и стоимость по учетным ценам, недостача или излишек. Такая же сличительная ведомость составляется и по таре.
По недостачам, излишкам, пересортицам товаров (тары) материально ответственные лица дают письменные объяснения, которые вместе со сличительной ведомостью рассматриваются постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией и руководителем предприятия.
Комиссия устанавливает характер недостач (излишков) и способ их устранения.
Приказом МВЭС и торговли РФ от 19.12.97 установлено действие норм с 1997 года, поэтому списание потерь на издержки обращения возможно лишь в том случае, если будут утверждены новые нормы естественной убыли, так как согласно письму ГНС РФ от 24.09.97 № ВП-6-13/675 списание потерь товаров от естественной убыли на издержки обращения в торговых организациях было прекращено.
Нормируемые и ненормируемые потери.
Товарные потери возникают при транспортировке, хранении и отпуске товаров. Они подразделяются на нормируемые и ненормируемые.
К нормируемым относятся потери, образующиеся в результате их усушки, утруске, распыла, раскрошки, разлива, вымораживания, улетучивания и тп (естественная убыль товаров: уменьшение веса или объема товаров происходит вследствие их физико-химических свойств).
К ненормируемым (сверхнормативным) относятся потери от боя, брака и порчи товаров, а также потери по недостачам, растратам и хищениям. Такие потери образуются вследствие уменьшения массы товаров сверх норм естественной убыли, понижения качества по сравнению со стандартами веса и объема товаров, а также их порчи вследствие нарушения нормальных условий хранения, халатности должностных лиц. Их наличие является результатом бесхозяйственности, запущенности в учете, а поэтому соответствующие потери не нормируются. К сверхнормативным относятся также потери вследствие обстоятельств непреодолимой силы (стихийные бедствия): уничтожение и порча производственных запасов и готовой продукции, потери от остановки производственного процесса и др. Кроме того, не нормируются затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий, не компенсируемых убытков в результате пожаров, аварий и тп, убытков от хищений, виновники которых по решению суда не установлены.
В торговых организациях, после проведения инвентаризации, выявленные отклонения в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и Законом «О бухгалтерском учете» должны регулироваться следующим образом:
- убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения;
- потери сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и потери списываются на финансовые результаты. Исключение составляют недостачи и потери от порчи ценностей, выявленные при приемке товаров от поставщиков и транспортных организаций, а также от стихийных бедствий. В первом случае претензии предъявляются к поставщикам и транспортным организациям, во втором – недостачи признаются внереализационными убытками.
Нормируемые потери учитываются при выведении окончательных результатов инвентаризации и только в том случае, если будет выявлена реальная недостача товаров. При натурально-стоимостном учете результаты инвентаризации отражают по каждому наименованию и артикулу товаров отдельно в сличительной ведомости, выявляя тем самым отклонения фактических остатков от учетных.
Информация о наличии сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, выявленных в процессе их заготовления, хранения и реализации (независимо от того, подлежат ли они отнесению на счета учета издержек обращения (производства), финансовые результаты или виновных лиц), первоначально отражается по учетным ценам по дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 41 «Товары». При этом исключение составляют:
- не компенсируемые потери товарно-материальных ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий (уничтожение, порча товарных запасов и пр), не компенсируемые убытки в результате пожаров, аварий, других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями. Такие потери относятся на счет 80 «Прибыли и убытки» и признаются внереализационными убытками, что отражается проводкой: Дт 80 «Прибыли и убытки» - Кт 41 «Товары»;
- недостачи и потери от порчи ценностей, выявленные при приемке товаров и образовавшиеся по вине поставщиков или транспортных организаций. Эти суммы учитываются по дебету счета 63 «Расчеты по претензиям» при приемке товаров проводкой: Дт 63 «Расчеты по претензиям» – Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При отказе органами арбитража во взыскании данных сумм они списываются со счета 63 на счет 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» При вынесении органами арбитража решения о взыскании с поставщика сумм недостач и потерь товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли в бухгалтерском учете поставщика сумма реализации, ранее отраженная по дебету счетов 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет» или 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)», сторнируются на взысканную покупателем сумму недостач и потерь. Одновременно указанная сумма отражается обычной записью по дебету счетов 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет» или 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», При перечислении сумм покупателю счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» дебетуется в корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет». Поставщик должен также сторнировать обороты по дебету счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)» и кредиту счета 40 «Готовая продукция». Восстановленная таким образом на счете 40 «Готовая продукция» сумма списывается затем в дебет счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Итак, на счет 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» относят все потери независимо от характера, причины возникновения и источника возмещения. По дебету этого счета отражают:
- потери в пределах норм естественной убыли при перевозке, хранении и реализации;
- потери от понижения качества плодоовощной продукции при соблюдении нормальных условий хранения;
- потери от недостачи и порчи ценностей сверх норм естественной убыли в случае, когда конкретные виновники не установлены;
- потери товаров, а также денежных средств, подлежащие взысканию с материально ответственных лиц;
- потери от списания долгов по недостачам товарно-материальных ценностей, во взыскании которых полностью или частично отказано судом вследствие необоснованности исков;