При автоматизации предприятий общественного питания наибольшие хлопоты доставляют: практически ежедневная корректировка калькуляций готовых изделий и заполнения огромного числа калькуляционных карточек, списания себестоимости использованных продуктов ,постоянный выпуск актов реализации готововых изделий с “разброской” по типам реализации. В результате анализа практических потребностей бухгалтерий, ресторанов и Удалось сформулировать следующие рекомендации, которым можно руководствоватся при выборе программ.
Что нужно же нужно знать бухгалтеру для принятия эффективных стратегических и тактических решений в условиях автоматизации ?.
Кроме опыта, знаний, интуиции руководителю желательно получить ответ на вопрос “ Откуда пришли деньги за последний год (полугодье, квартал) и куда они ушли?”.При этом лучше, чтобы виды прихода и статьи расхода денег определил он сам. Это информация, может подсказать руководителю, на чем целесообразнее заробатывать и на чем следует экономить.
Казалось бы, получить необходимую информацию бухгалтер может от заместителей, которые собирают ее у своих помошников до рабочих мест специалистов склада, кассы, отдела сбыта. При чем на каждом этапе информация обрабатывается и поступает к руководителю во все более укрупненном виде.Здесь сразу видны два недостатка: на прохождения обработанной информации через несколько рук требуется время, да и при ручной обработке возможны ошибки. К тому же когда обьем учетно-аналитической работы возростает настолько, что сами условия работы застовляют искать выход из создавшей ситуации. Опыт показывает что при ручном способе учета около 40-45% времени бухгалтер расходует на выполнения своих функциональных обязанностей: работа с первичными документами, предварительный и последующий контроль, за правильностью выполнения хозяйственных операции, анализ текущей дейтельности, разработка предложений для руководителей по совершенствованию дейтельности и 50-60% непроизводственные затраты ( размещения информации в регистрах учета: журналы-ордера, проведения расчетов и других операций ).Последнее операции с успехом делает компьютер. В этом случае-решения о компьютеризации учета застовляет принимать сама жизнь.
Если же информация непосредственно с мест своего возникновения поступает в интегрированную базу данных, то бухгалтер может запросить оперативные сводки в любой момент и получить их в приемлемое время без посредников.
В целом опираясь на опыт надо сказать что даже имея автоматизированные системы в подразделениях, отделах, бухгалтериях руководитель и главный бухгалтер не получают нужной информации. Проблема здесь в том что большинство разработчиков информационных систем начинают автоматизировать сразу рабочее место специалистов (материально ответственных лиц ), так и не доходя до бухгалтерии. При этом система решает главным образом проблемы исполнителей оставляя за “бортом” административный аппарат.
Если же в первую очередь автоматизировать рабочее место руководителя, затем его заместителей и главного бухгалтера и только после этого создавать ( подключать ) автоматизированные подсистемы, то система будет прежде всего решать проблемы руководства. Кроме того, при проектировании “ от главного бухгалтера “ может выяснить, что автоматизация некоторых отделов предприятия вообще нецелесообразна.
В настоящее время многие предприятия внедряют автоматизированные системы бухгалтерского учета ( АСБУ ). Можно считать что всеобщая компьютеризация, в.т.ч и учетной работы, является велением времени.
Внедрение АСБУ позволяет существенно повысить оперативность и достоверность обработки учетной информации. Однако сопряжено и с немалыми затратами, которые во многом зависят от особенностей используемых компьютерных технологий. Последнее в немалой степени влияют и на правильность функционирования системы обработки учетной информации (Бухгалтерский комплекс, Бухгалтерия-офис )-которые предостовляют пользователю, не только широкие возможности в области организации традиционного бухгалтерского учета , но и позволяют обеспечить управление различными проектами предприятий общественного питания.( далее характеристика базы на предмет применения автмат.)
На рынке все больше и больше появляются програмные обеспечения заслуживающие внимания бухгалтеров и управленческого персонала. Встает вопрос.
-“ Какую лучше выбрать программу ? “
Специалисты отмечают количественный рост программ, специфика которых расчитана на конкретную отрасль. Такой пограммой является специализированная программа меню “ Анжелики “. Достоинства данной программы является: быстрота обработки данных, автоматизация полного замкнутого цикла задач учета на единой информационной базе. Наряду с достоинствами программа имеет хотя и незначительный, но важный недостаток. Нет специальных знаний у бухгалтеров. В остальном программа имеет все реквизиты котарые нужны бухгалтеру для оперативного учета затрат. Функционирование специализированной программы меню “ Анжелика “ подразумевает: формирование калькуляционных карточек а также их пересчет в случае изменения цен, оформление официантами счетов для клиентов и контроль за их оплатой, формирование отчетности ро результатам дейтельности. В целом можно сказать что программа является специально приспособленно к производственной дейтельности предприятий общественного питания.
Автоматизация бухгалтерского учета проделала уже значительный путь и имеет неоспоримые достижения. Неприменным атрибутом практически любой бухгалтерии стали компьютеры, а не калькуляторы и счеты учетного работника заменены на автоматизированные рабочие места бухгалтера ( АРМБ ), что позволило более чем на половину избавить бухгалтеров от выполнения учетно-вычислительных операций, хотя возрос обьем работ по подготовке и вводу данных в память компьютера.
Безусловно, что компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволяет сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметическую ошибку в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положения предприятия и его перспективу. Кроме того, автоматизированная система бухгалтерского учета способна помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм ( платежные поручения, счет-фактура, приходные и расходные ордера и другие документы ), с уже сформированным реквизитом предпреятия.
К сожалению, машиночитаемых документов использованых в бухгалтерском учете и передоваемых по каналам связи сообщений у нас реально нет, а процесс передачи их по этим каналам носит в лучшем случае эксперементальный характер и на дейтельности практических работников бухгалтерии не сказывается. Понятно, что здесь много трудностей прежде всего технического плана, обусловленых ненадежностью каналов. Поэтому АРМБ представляет собой локальные компьютеры с установленными на них пакетами прикладных программ по автоматизации конкретного участка бухгалтерского учета.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
В настоящее время учет издержек обращения занимает одно из главных мест в общей системе бухгалтерского учета. В тяжелых
условиях которые сложились на территории Республики Беларусь, а именно рыночная экономика, они ( издержки обращения ) играют особую роль и обращают на себя пристальное внимание так как, этот участок учета выделяют к управленческому учету, а состав затрат определен в соответствии с официальными стандартами бухгалтерского учета и финансовой отчетности действующий в государстве.
Показатель издержек обращения, является одним из главных при формировании прибыли, от хозяйственной дейтельности предприятия. Проанализировав показатель издержек производства и обращения можно узнать насколько рентабильно и насколько эффективна дейтельность предприятия т.е его финансовую устойчивость..
Учет издержек обращения-это внутреняя система подведения итогов, которая должна правильно отражать итог производственной дейтельности, с тем чтобы оказывать воздействие на систему внешней отчетности ( низкая прибыль, низкие налоги ).В месте с тем надо отметить такой фактор что оптимизация издержек обращения может повлиять на прирост прибыли, и снижения общего количества затрат, но надо и не забывать что издержки неразрывно связаны с производством и уменьшения ( экономия ) издержек может отрицательно повлиять на дальнейшую дейтельность предприятия. По мнению многих экономистов надо ввести грамотную и просчитанную оптимизацию издержек обращения в противном случае получится эффект “собаки которая бегает за своим хвостом “. Предприятия просто не будут находить компромиса с органами государственных служб, которые в свою очередь будут бесприкословно выполнять свои основные функции. По мнению автора компромис существует, это движение, т.е согласованные действия, при том взаимное со стороны государства и предприятий всех форм собственности в отношении отражении издержек обращения.
Нельзя не отметить роль государсва в этом спорном вопросе, так как предприятия основываются в своей дейтельности на нормативные документы выпуск которых по издержкам не обновляется, помимо новых Методических рекомндации по бухгалтерскому учету затрат, включающие в издержки обращения производства на предприятиях общественного питания и торговли. Утвержденный Министерством торговли Республики Беларусь от 17.07.98 № 12-01-01/210.
Для многих предприятия издержки обращения являются не только показатель при котором уменьшается денежные средства, но и стимул к дальнейшей работе.