Если в ходе проверки зафиксирован факт нарушения контрагентом предприятия установленного предела сумм расчетов наличными денежными средствами, это необходимо отразить в разделе VII справки.
Если в ходе проверки установлены факты нарушения предприятием порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, Справка составляется в 4-х экземплярах, при отсутствии нарушений – в 3-х.
Справка подписывается проверяющим, руководителем и главным бухгалтером предприятия. При отказе руководства предприятия подписать справку аудитор делает в справке запись об этом. После подписания результаты проверки передаются Управляющему филиалом для принятия решения заполнения раздела VIII справки и подписания в трехдневный срок.
В налоговые органы в обязательном порядке направляются справки при наличии нарушений по разделам I, IV и V, за которые Указом Президента РФ от 23.05.94 №1006 предусмотрены меры финансовой ответственности в виде штрафа.
Первый экземпляр справки (если было принято такое решение) передается секретарю для отправки в налоговые органы по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности, предусмотренных законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации. Второй экземпляр направляется исполнителю, ответственному за предоставление Информации о произведенных проверках. Третий экземпляр Справки передается менеджеру счета для передачи клиенту. Четвертый экземпляр остается в документах филиала.
В случае выявления в ходе проверки необоснованно завышенного лимита остатка наличных денежных средств в кассе или несоблюдения порядка расходования денежной выручки из кассы на цели, предусмотренные законодательством РФ и согласованные с Банком, Банк вправе в одностороннем порядке пересмотреть ранее утвержденный лимит остатка наличных денежных средств в кассе предприятия, пересмотреть решение о расходовании денежной выручки из кассы или аннулировать ранее выданное разрешение на право расходования выручки.
Документы об установлении нового лимита остатка наличных денежных средств в кассе предприятия, изменении или аннулировании разрешения на право расходования денежной выручки оформляются отделом учета и отчетности филиала и передаются менеджеру счета клиента для вручения предприятию в письменном виде под роспись в получении.
Новые лимиты остатка наличных денежных средств в кассе и разрешение на расходование денежной выручки из кассы устанавливаются не ранее даты вручения клиенту соответствующих документов.
Особенности проведения проверок предприятий, не имеющих кассы и не совершающих кассовые операции
Предприятие может не совершать кассовых операций с кредитными организациями, не производить расчетов наличными деньгами и таким образом не иметь кассы. Проверка такой организации проводится с целью подтверждения факта отсутствия счета «Касса» в Главной книге и оборотно-сальдовой ведомости в течение года.
Предприятие, имеющее переходящий остаток наличных денежных средств по кассе, образовавшийся от операций за предшествующий период деятельности или совершающее кассовые операции по счету, открытому в другой кредитной организации, подлежит проверке.
Результаты проверки таких предприятий оформляются справкой по форме 0408026, в которой заполняются только разделы VII и VIII.
Представление отчетности и информационных данных
Информация о произведенных проверках соблюдения предприятиями порядка работы с денежной наличностью является банковской отчетностью, которая представляется в территориальное управление ЦБ РФ по форме №212 (Приложение 5) ежеквартально до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Также данная информация представляется по LOTUS NOTES (внутрифилиальная сеть) в Отдел расчетно-кассового обслуживания Управления по руководству филиалами до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Помимо формы №212 проверяющий пишет отчет Управляющему о проведенных за квартал проверках. В соответствии с регламентом предприятие считается проверенным, если ему было направлено уведомление (Приложение 1,2), поэтому в форме №212 по строке 5 указывается то количество предприятий, которое запланировано. Фактически проверкой охватываются далеко не все из запланированных предприятий, причины чего и указываются в отчете Управляющему филиалом.
Так в I квартале 2002 года было запланировано проверить 40 Предприятий, что составляло 12,2% от общего количества обслуживаемых предприятий. Всем предприятиям были разосланы письма на имя руководителя. За истекший период фактически было произведено 22 проверки. План не выполнен полностью по следующим причинам:
· большинство наших клиентов имеют расчетные счета в других банках и уже были проверены другими кредитными организациями, о чем нас уведомили официально. Таких предприятий – 3.
· Не смотря на то, что договором на расчетно-кассовое обслуживание предусмотрена обязанность клиента предоставлять банку кассовые документы для проведения проверок, руководители данных предприятий не выполняют данный пункт договора. Таких предприятий – 4.
· В количество контролируемых предприятий входят и те клиенты, которые открыли расчетные счета в банке сравнительно недавно и обслуживаются в банке менее 3 месяцев, проверять данные предприятия не имеет смысла. На текущий момент в нашем филиале таких предприятий 4.
· 3 предприятия попросили предоставить отсрочку в связи с проведением аудиторской проверки и перенести проверку на II квартал 2002 года, о чем уведомили официально.
· 2 предприятия не имели движений по счету в течение года, следовательно проверке не подлежали.
В ходе проведенных проверок выявлено, что основные нарушения предприятиями допускаются в части оформления кассовой книги и кассовых документов:
- в кассовой книге часто допускаются исправления незаверенные подписью главного бухгалтера;
- кассовая книга не всегда опечатана и пронумерована;
- в расходных кассовых ордерах, как правило, не стоят подписи получателей денежных средств, не указаны их паспортные данные;
- не всегда удается установить цели расходования выручки, т.к. по некоторым расходам нет авансовых отчетов;
Данные нарушения обычно устраняются на месте проверки по просьбе клиента.
Так же встречаются случаи не целевого использования выручки предприятием. Данное нарушение исправить нельзя, поэтому пишется замечание.
В первом квартале предприятие «А» неоднократно превышало лимит остатка кассы. О данном нарушении банк должен уведомить налоговые органы, но т.к. предприятие является крупным клиентом дополнительного офиса № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.», данное нарушение было исправлено путем пересмотра лимита остатка кассы (его увеличение).
Проанализировав результаты проверок за последние три года было установлено, что количество нарушений значительно уменьшилось (Таблица 1).
Таблица 1.
Результаты проверок кассовой дисциплины за 2000-2002 гг.
| Нарушения (в % отношении к количеству проверенных предприятий | 2000 г. | 2001г. | 2002г. |
| Превышение лимита остатка кассы | 15 | 3 | 0 |
| Несоблюдение предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами | 12 | 7 | 0 |
| Неполное оприходование денег, полученных в банке | 5 | 0 | 0 |
| Не целевое использование выручки | 4 | 2 | 1 |
| Ненадлежащее оформление кассовых документов | 8 | 10 | 0,6 |
Это объясняется тем, что многие клиенты даже не знали о существовании банковских проверок. В настоящее время при получении уведомления о предстоящей проверке многие клиенты консультируются по вопросам оформления кассовых документов, о возможности исправлений. Поэтому в ходе проверки замечаний к клиентам практически не бывает.