6. Аудит учета МБП на складе
Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ выделены 2 критерия отнесения предметов к МБП:
1. Временной, в соответствии с которым предметы со сроком полезного использования менее 12 месяцев, независимо от их стоимости, учитываются в составе средств в обороте;
2. Стоимостной. Предметы стоимостью на дату приобретения не более 100-кратного размера ( для бюджетной организации - 50-кратного) установленного законодательством РФ минимального размера месячной оплаты труда (МРОТ) за единицу независимо от срока их полезного использования учитываются в составе МБП.
Руководитель организации имеет право установить меньший лимит стоимости предметов для принятия к бухгалтерскому учету в составе средств в обороте. Кроме того, независимо от вышеуказанных критериев к МБП также относят: специальные инструменты и приспособления, предназначенные для серийного и массового производства определенных изделий или для изготовления индивидуального заказа; специальную одежду и обувь, а также постельные принадлежности, форменную одежду, предназначенную для выдачи работникам организации; орудия лова, лесозаготовительные предметы и т.д.
При проверке организации учета движения МБП на складах прежде всего надо проконтролировать организацию складского хозяйства и контрольно-пропускной системы. Далее проверяют, как организован складской учет МБП и как ведется контроль со стороны бухгалтерии. Предприятия могут применять 3 основных варианта учета движения материалов на складах: оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод, карточно-документационный, бескарточный.
Если применяется сальдовый метод, то аудитор проверяет ведомости по приходу и расходу материалов, сверяет итоговые данные этих ведомостей с сальдовыми ведомостями. Второй метод предусматривает составление в бухгалтерии количественно-суммовых оборотных ведомостей по группам материалов. В этом случае аудитор просматривает эти ведомости и проводит сверку остатков с карточками складского учета. Обычно осуществляется выборочная сверка, так как сплошной контроль- весьма трудоемкая операция.
Третий метод – наиболее эффективный. Он применяется, как правило, при использовании ПК. В этом случае карточки складского учета в обычном варианте не ведутся. Сам процесс складского учета организуется на ПК , а за определенные периоды (месяц, квартал ) составляются оборотные ведомости. Аудитор знакомится с имеющимися документами, выясняет, как ведется сверка данных складского учета с бухгалтерскими данными.
Выданные персоналу спецодежда и спецобувь отражаются в ведомости учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (ф.№ МБ-7).Она заполняется в двух экземплярах кладовщиком структурного подразделения. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй- у кладовщика. Списание одежды оформляется актами на списание МБП (ф.№ МБ-8). Сдачу рабочими спецодежды в случае увольнения, перевода на другую работу оформляют накладными. На предприятии должен быть установлен контроль за сроками нахождения спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений в эксплуатации. Для этого рекомендуют ставить штамп с указанием даты выдачи работникам.
Отпуск спецодежды за наличный расчет рассматривается как реализация и проводится через счет 48 "Реализация прочих активов".
Особенно важен четко налаженный учет инструментов и хозинвентаря, т.к. они могут неоднократно использоваться в производственном процессе и вновь поступать на склад. Приобретенные или поступившие из производства инструменты и приспособления передаются на центральный инструментальный склад, затем в инструментальные раздаточные кладовые цехов, откуда выдаются рабочим. В зависимости от срока и времени использования инструментов на рабочих местах их подразделяют на постоянные (используемые рабочими ежедневно) и оборотные ( используемые непродолжительное время- час, смену).
Для учета различных предметов, выданных работнику из раздаточной кладовой цеха для длительного пользования, открывается карточка учета МБП (ф.№ МБ-2), которая хранится в картотеке кладовой. Записи в карточки выполняют по приходу- на основе лимитных карт или требований-накладных; по расходу- на основании актов на списание МБП.
Списание поломанных, изношенных, утерянных МБП оформляется актами выбытия (ф.№ МБ-4, МБ-8). На основании этих актов в описях отражается списание инвентаря с баланса предприятия. Поскольку описи являются регистрами аналитического, то для сверки с данными синтетического учета составляют оборотную ведомость. В ней для каждой описи отводится одна строка, по которой отражаются остатки хозинвентаря и его движение.
Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию МБП предназначен счет 12 "МБП". Этот счет по отношению к балансу является активным, а по содержанию относится к группе счетов по учету производственных запасов.
Счет 12 "МБП" имеет 3 субсчета:
12-1 "МБП в запасе"
12-2 "МБП в эксплуатации"
12-3 " Временные (нетитульные) сооружения"
Синтетический учет осуществляется в Главной книге в обобщенном виде (без подразделения по субсчетам) и в денежном выражении.
По субсчету 1 учитывают поступившие или изготовленные на предприятии МБП, находящиеся на складе. Покупные МБП приходуют на основании счетов-фактур поставщиков, собственного производства - на основании нарядов, актов, накладных. Покупные ценности (без НДС), предметы собственного производства- по учетным ценам с корректированием впоследствии до фактической с/с.
Проверяя записи в карточках складского или в ведомостях по счету 12 следует установить, нет ли среди них предметов, относящихся к ОС. Если руководитель предприятия установил меньший предел стоимости, установленной для включения в состав МБП, то выясняют, как часто выносились такие решения и не связано ли это с регулированием прибыли отчетного года за счет изменений цен на МБП или амортизационных отчислений. Надо иметь в виду, что такие изменения руководитель может вносить только на весь отчетный год.
В складском учете обращают внимание на те классификационные группы и подгруппы инвентаря, по которым длительное время не было движения и имеются сверхнормативные запасы. По данным карточек, журналов (ведомостей) и требований на выдачу МБП с учетом даты выдачи и сроков использования устанавливают, нет ли числящихся за работниками предметов, которые могли быть утеряны или пришли в негодность. Изучая выдачу спецодежды и спецобуви в бесплатное пользование, проверяющие руководствуются действующими в организации нормами выдачи, сроками использования и перечнем лиц, которым они могут быть выданы, устанавливают случаи преждевременной замены и их причины, а также материальный ущерб, причиненный организации в результате использования предметов не по назначению или подмены новых предметов бывшими в эксплуатации.
Поступившие на предприятие МБП приходуют бухгалтерской записью:
Д-т субсчета 12-1 "МБП в запасе"
К-т счетов 60 "Расчетов с поставщиками и подрядчиками",
71 "Расчеты с подотчетными лицами",
23 " Вспомогательные производства" и др.
НДС по поступившим МБП отражается в соответствии с инструкцией " О порядке исчисления и уплаты НДС" по дебету счета 19 "НДС" с кредита счетов 60 ;76 и др. Аудитору необходимо проверить, как было образовано сольдо по счету 19 и как производилось его отнесение на счет 68.
НДС по материальным ресурсам списывается полностью на счет 68 в момент оплаты счетов.
МБП отпускают со склада на производственные нужды на основании лимитно-заборных карт, требований-накладных, накладных на отпуск материалов на сторону.
Учет МБП на складах обычно ведут аналогично учету материалов в карточках учета материалов.
На субсчете 2 учитывают МБП, отпущенные со склада и находящиеся в эксплуатации. Отпуск МБП в эксплуатацию отражается бухгалтерской записью:
Д-т субсчета 12-2 "МБП в эксплуатации"
К-т субсчета 12-1 "МБП на складе".
Ежемесячно НДС по приобретенным и переданным в эксплуатацию МБП в сумме, относящейся к стоимости оплаченных МБП, независимо от способа начисления по ним износа списывается бухгалтерской записью:
Д-т счета 68 "Расчеты с бюджетом"
К-т счета 19 "НДС по приобретенным ценностям".
7. Аудит учета МБП в бухгалтерии
В соответствии с ПБУ 5/98 материально-производственные запасы, в том числе и МБП, принимаются к учету по фактической с/с. Возможно несколько способов поступления МБП на предприятие: приобретение за плату, внесение одним предприятием в счет вклада в уставный (складочный) капитал другого предприятия, изготовление МБП собственными силами организации и т.д.
Отличительная черта закупочных операций состоит в том, что, во-первых, они характеризуют первую фазу кругооборота оборотных активов организации (процесс "деньги- товар"), во-вторых, результатом их проведения становится создание производственных запасов.
Организация учета операций по покупке МБП зависит от ряда факторов и, прежде всего, от выбранного варианта их оценки, условий и форм расчетов с поставщиками, порядка возмещения НДС по приобретенным ценностям.
Приходные ордера и приемные акты на оприходование материальных ценностей составляется в день их поступления. Приходные ордера выписываются на фактически принятое количество ценностей. При установлении несоответствия поступивших материалов их ассортименту, качеству и количеству, указанным в документах поставщика, составляется акт о приемке материалов (форма N М-7) в двух экземплярах. Второй экземпляр акта направляют поставщику. При наличии приемного акта приходный ордер не оформляется, т.к. акт является одновременно приходным документом и основанием для уточнения расчетов с поставщиком.