а) амортизация;
б) расходы на топливо и энергию;
в) расходы на профилактический и текущий ремонт;
г) страхование и налоги на транспортные средства.
4. Убытки от хранения запасов:
а) охрана складов и старение материалов;
б) коррозия и другие потери;
в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета от-
пуска и приемки);
г) кражи;
д) потери вследствие понижения цен;
е) страхование запасов.
К основным статьям издержек по содержанию складов западные экономисты относят также потери процентов на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги с банковских счетов на финансирование строительства складских помещений и оснащение их соответствующим оборудованием. Перечисленные статьи издержек могут достигать значительных сумм. Поэтому система материально-технического снабжения постоянно оптимизируется, т. е. ведется поиск механизмов функционирования, которые снижали бы потребность в складах до необходимого минимума, упрощали процедуру заказа и получения предметов снабжения, ускоряли быстродействие системы.
Система договоров с материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ перед традиционной. Прежде всего, это сокращение делопроизводства, а, следовательно, административных издержек. Однако главный выигрыш для потребителей — возможность отказаться от собственной, часто распыленной системы складов. Система договоров позволяет высвободить капитал, замороженный в запасах.
Особенно важным моментом в материально-техническом снабжении по договорам является возможность организации срочных поставок. Требуемый материал может быть доставлен заказчику в течение 24 часов через торговую организацию, располагающую широким ассортиментом образцов на складе.
Договорная документация включает в себя: собственно договор, каталоги материалов, соглашения по организации процесса подачи заявок и выполнения поставок, а также инструкции по ведению контроля и учета выполнения договорных условий. Вся документация формируется таким образом, чтобы было возможно применение ЭВМ на трех стадиях процесса материально-технического снабжения. Значительное влияние на закупочную логистику оказывает сама организация процесса производства в условиях быстрого изменения ситуации на рынке сбыта и закупок.
Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия. Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:
• анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;
• определение метода закупок;
• согласованность цены и заключение договора;
• установление контроля за количеством, качеством и сроками поставок;
• организация размещения товаров на складе.
Эффективное планирование и информационное логистическое обслуживание позволяют также снять противоречие между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизацией складских запасов.
В процессе планирования закупок необходимо определить:
1) какие материалы требуются;
2) количество материалов, которые понадобятся, для производства продукта;
3) время, когда они понадобятся;
4) возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
5) требуемые площади складских помещений предприятия;
6) издержки на закупки;
7) возможности организации самостоятельного производства некоторых деталей на предприятии.
Преимущество применения методики планирования потребности и материалах заключается в том, что закупки и производство планируются исходя из потребностей в конечном продукте.
Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт.
Прогнозные значения в отдельные периоды корректируются с помощью так называемого фактора α, значение которого находится в пределах, от 0 до I. Чем больше значение а, тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.
Определение потребности в материале достаточно трудоемкий процесс, включающий в себя четыре этапа:
На первом этапе происходит определение потребности в материале, исходя из Планирования Потребности в Материале. Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал. На данном этапе возможно использование системы MRP (Material Requirements Planning), – это планирование потребности в материалах или система планирования производственных ресурсов. Использование данной системы заключается в автоматизированном управлении заказами, поставками, контроле и учете всего торгового процесса.
Второй этап включает в себя подготовку заявки на материал.
Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:
- Обычная консигнация;
- Заявка на производство;
- Заявка на поставку третьему лицу; - Заявка на перемещение запасов.
В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки.
При оформлении заявки на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.
Третий этап - согласование заявки на материал. На данном этапе исполнитель, подготавливающий и оформляющий заявку на материал, согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться с помощью проставления реквизита "визы" в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.
Выбор поставщика можно определить как процесс поиска или отбора потенциальных поставщиков предприятия, их оценку по различным критериям а также окончательный отбор для размещения заказа. Решение о выборе поставщика должно не только обеспечивать удовлетворение наилучшим образом конкретной потребности предприятия, но и соответствовать выбранной логистической концепции, а также реализовывать общую стратегию предприятия. Выделим основные стадии выбора поставщика:
1) Подготовка списка возможных поставщиков.
2) Подготовка и отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.
3) Получение и оценка предложений.
4) Выбор поставщика.
1. Подготовка списка возможных поставщиков.
На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.
2. Подготовка и отправка запроса.
В соответствии с данной заявкой на материал, отделом закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем отдела закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки.
Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал состоит из следующих этапов:
1) Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.
На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:
- Традиционная почта;
- Средства факсимильной связи;
- Электронная почта;
- Личная доставка представителем исполнителя (Заказчика).
2) Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материал.
3) Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.
На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.
3. Получение и оценка предложений.
Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются: 1) конкурсные торги; 2) письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму, или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика. На рис. 2.1 представлены этапы проведения тендера.