• ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).
Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) применяется для оформления оприходования материалов, пригодных для использования при производстве других работ.
Акт о весе тары составляется не позднее 10 дней после освобождения тары, а о весе тары из-под влажной продукции — немедленно по освобождении тары из-под продукции. В данном акте указывается также вес нетто продукции, полученный путем вычитания из веса брутто веса тары.
Реквизиты Акта о недостаче продукции:
а) наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
б) дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока, — причины несвоевременной приемки, время их возникновения и устранения;
в) фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в приемке
продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;
г) наименования и адреса отправителя (изготовителя) и постав-
щика;
д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове пред-
ставителя отправителя (изготовителя);
е) дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной' (коно-
самента);
ж) дата отправки продукции со станции (пристани, порта) от-
правления или со склада отправителя;
з) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытия транспортного средства (вагона, контейнера, автомобильного фургона) и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
и) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного перевозчиком), если такой акт был составлен при получении продукции от перевозчика;
к) условия хранения продукции на складе получателя до ее при-
емки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими измерительными приборами, поверенными в установленном порядке;
л) состояние тары и упаковки на момент осмотра продукции; со-
держание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция — отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;
м) при выборочной проверке продукции — порядок отбора
продукции для проверки с указанием основании выборочной проверки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, договор);
н) реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транспорте правилами; общий вес продукции — фактический и по документам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, фактический и по трафарету на таре (упаковке);
о) транспортная и отправительская маркировка мест (по доку-
ментам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;
п) способ определения количества недостающей продукции
(взвешивание, счет мест, обмер);
р) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в при-
емке, должны быть указаны в акте для подтверждения недостачи;
с) точное количество и стоимость недостающей продукции.;
т) заключение о причинах и месте образования недостачи.
Реквизиты акта о ненадлежащем качестве продукции:
• условия хранения на складе получателя;
• состояние упаковки в момент осмотра;
• наличие упаковочных листов и пломб;
• количество и полное наименование продукции;
• подробное описание обнаруженных недостатков и их характеристика;
• перечисление оснований, по которым продукция забракована или переведена на более низкий сорт;
• заключение о характере выявленных недостатков, причине их возникновения и утраты качества продукции.
Товарный отчет составляется на основе первичных приходных и расходных документов.
Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее количество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку — директивный документ для отдела логистики на начало отгрузки продукции заказчику.
Упаковочный (инвентарный) лист составляется после окончания упаковки. В лист вписываются данные по каждому отдельно упакованному предмету или коробке. В упаковочном листе указываются:
• порядковый номер коробки согласно данным, содержащимся в маркировке;
• содержимое коробки;
место и дата производства упаковки;
• указания по следованию продукции (груза);
• контактный телефон получателя;
• адрес и данные физического (юридического) лица, являющегося получателем продукции (груза).
Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:
• заборный лист;
• расходная накладная и др.
Потребителю могут быть предоставлены следующие отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе:
• ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции;
• отчет по срокам годности продукции;
• ежедневный отчет о приеме продукции на склад;
• ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада;
• особые отчеты (о недостачах, повреждениях продукции при ее приеме на склад), сопровождаемые фотографиями;
• отчет о заблокированной продукции (заблокирована в соответствии с указанием клиента, например, по причине истекшего срока годности);
• отчет о переупакованной бракованной продукции;
• отчет об уничтожении бракованной продукции;
• отчет по бракованной продукции (при получении продукции на склад, уничтожении, переупаковке); • отчет по наличию пустых поддонов.
Рассмотрим некоторые из них.
Ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции включает в себя следующую информацию:
• баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня;
• все поступления продукции на склад за рабочий день;
• все отгрузки продукции за рабочий день;
• новый баланс остатка продукции, включающий в себя продукцию с различным статусом (например, продукция, подлежащая отгрузке, но еще не отгруженная);
• остаток продукции, имеющейся в наличии на складе.
Отчет по срокам годности продукции включает в себя следующую информацию:
• предупреждение об окончании срока годности продукции за 6 месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции;
• сроки годности по каждому наименованию продукции;
список продукции по типу срока годности (с истекшим сроком
годности, за 7 дней до окончания срока годности, за 14 дней).
Ежедневный отчет о приеме продукции на склад содержит следующую информацию:
• все поступления продукции за день;
• сведения и документы по поступлению транспортных средств (информационный лист, акт о приемке продукции на склад, подписанный представителем склада и водителем);
• сведения и копии документов, сопровождающих продукцию.
Ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада включает в себя следующую информацию:
• все отгрузки продукции, осуществленные за рабочий день;
• все заказы, находящиеся в процессе комплектации;
• сведения об отгруженной продукции с указанием данных об автомобильных транспортных средствах;
• копии счетов с пометкой менеджера склада об отгрузке.
Обобщенный перечень документов, сопровождающих груз:
• Товарно–транспортная накладная;
• Счет-фактура;
• Акт загрузки автотранспортного средства;
• Сертификат качества, если грузы имеют промышленное происхождение;
• Карантинный сертификат, если грузы имеют растительное происхождение;
• Сертификат о происхождении;
• Доверенность на перевозку;
• Накладные;
• Сводные ведомости (перечень мест, поштучный перечень продукции с заводскими номерами).
Товарно-транспортная накладная — документ, подтверждающий заключение договора перевозки, характеризующий перевозимый груз, место его погрузки и разгрузки, протяженность маршрута перевозки и содержащий отметки грузоотправителя и грузополучателя.
Будучи основным документом, на перевозку груза, товарнотранспортная накладная также служит основанием:
для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя;
• для оприходования этих товарно-материальных ценностей у грузополучателя;
• для учета транспортной работы и других услуг, предоставляемых транспортным предприятием для грузоотправителей и грузополучателей;
• для проведения расчетов между транспортным предприятием и его клиентурой за предоставленные услуги.
Товарно-транспортная накладная содержит следующие данные:
• дата и место составления накладной;
• наименование и адрес отправителя груза;
• наименование и адрес перевозчика;
• дата и место принятия груза;
• место, предназначенное для доставки (место назначения);
• наименование и адрес получателя груза;
• общепринятое обозначение характера груза и род его упаковки, а в случае перевозки опасных грузов — их обычно принятое обозначение;
• вес груза брутто или выраженное в других единицах измерений количество груза;